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Cómo repartimos los costes fijos. ¿Son de todos o de nadie? |

por  David Díaz Robisco

Nada es tuyo, nada es mío,

¿cómo repartimos los amigos?”

¿Os acordáis de esta música?

Es parte de la letra de la canción de Ella baila Sola.

Y en particular, esa parte de la letra me recuerda mucho a la situación que se da en las empresas cuando hay que repartir los costes fijos. Hay una creencia generalizada que quien los tiene que asumir es la empresa. Que lo asuma quien quiera, pero a mí que no me imputen ninguno. No tengo control sobre ellos y además cualquier reparto me parece carísimo.

Además, la forma de adaptarse al mercado está cambiando. Se nos pide que seamos más flexibles, más centrados en el cliente. Los límites de los departamentos se van diluyendo y cada vez son más las tareas compartidas. Si quieres saber más de esta nueva tendencia haz click aquí y echa un vistazo a “Be water my friend”.

No conocer el origen de los costes fijos tiene consecuencias todavía más profundas: ¿Estamos bien o mal dimensionados?. La traducción en términos de día a día es la siguiente: ¿Por qué tenemos que contratar a una persona más o hacer una inversión? ¿Es mejor fabricar o subcontratar?

Lleva mucho menos trabajo y se potencia más la figura del “gurú en la empresa” cuando las decisiones se toman por intuición empresarial. Quiero decir, chuparse el dedo, elevarlo y comprobar por dónde nos da el aire. Además, tiene la ventaja que el resto del equipo no asume ninguna responsabilidad. Y tanto si acierta como si se equivoca, todos los méritos y responsabilidades son del jefe. Lo que nunca sabremos es por qué acertó o se equivocó. Tendremos que seguir confiando en la infalibilidad de su dedo.

Personalmente soy un fanático de medirlo todo. Tanto si salen bien o mal las medidas planeadas, se puede hacer seguimiento y corregir. Y por eso animo a alimentar ese sentido común e intuición con información válida para la toma de decisiones.

La intuición alimentada con información ayuda a tomar buenas decisiones.

Estamos cada vez más interconectados y se generan más datos instantáneos sobre: clientes, ventas, personas, vehículos, maquinaria, operaciones, acciones de la competencia. El reto es convertir todos esos datos en información válida para la toma de decisiones. ¿Por qué no conectamos todos esos números en información relevante de nuestra cuenta de resultados? La capacidad tecnológica existe. Sólo nos falta cambiar nuestra mentalidad: pensar a nivel de empresa global y no de departamento. Si quieres saber más sobre este tema haz click aquí para leer Cómo mola tener un objetivo.

Lo más normal en las empresas es distribuir los costes fijos por criterios que nada tienen que ver con criterios operativos, pero sí con la facilidad en el reparto de un Excel.

Imaginemos una situación comercial donde se plantea repartir los costes de almacén y logística entre los clientes que tenemos y además nos tienen que servir para hacer el presupuesto.

Nada más fácil que dividir el número de unidades totales entre su coste para tener un coste total de 5,20 euros / unidad: 1,40 euros por la labor de almacén y 3,80 euros por la logística. Si el presupuesto sólo vale para tener un número, entonces asunto solucionado.

Pero si las previsiones sirven para tener objetivos empresariales comunes entonces debemos trabajar con números más finos que nos ayudarán a dar paso al sentido común y a ir mucho más allá del simple número:

  • El coste de cargar un camión es mucho menor que el de picking. Lo sabemos. Pero, ¿qué pasa si suben las ventas? ¿o sube el picking? ¿Hay personas suficientes para dar un buen servicio?
  • Los números del transporte tanto si es por agencia como si es camión completo suelen estar bien presupuestado. Pero fallamos en el seguimiento. ¿Qué pasa si hacemos un acuerdo especial para llevar siempre camiones completos a clientes? ¿Cómo controlamos el ahorro que estamos generando? ¿Qué pasa con coste del transporte de agencias si el mix de ventas por zona geográfica cambia?

Para poder hacer una distribución de costes de acuerdo a criterios objetivos (haz click aquí para conocer Las 7 limitaciones de presupuestar en Excel), se planteó lo siguiente:

  • Coste de almacén: hacemos una primera aproximación calculando cuántas personas se dedican a picking y cuántas a cargar camiones. Así además podemos hacer una estimación del tiempo que se dedica a cada una de las actividades. Y también sabremos en todo momento y de forma mensual si la actividad de almacén ha estado bien o mal dimensionada.
  • Coste de transporte: repartimos los costes de agencia por picking, y los de camión completo y llevamos su coste a las unidades correspondientes. Así tendremos un números a lo largo del año sobre el que poder hacer seguimiento.

Estos fueron los resultados:

Del café para todos a 5,20 €/ud, hemos pasado a que la actividad de picking sale a 12€/unidad, y la de clientes grandes a 3,50 €/ud. La diferencia es importante.

La asignación de costes en función de criterios objetivos saca a la luz realidades que a veces cuesta asumir.

Es posible que existan rentabilidades con algunos clientes que sean negativas. Y lo más importante es conocerlo. No para dejar a esos los clientes, sino para redefinir la política comercial o productiva y que sea rentable para todos.

A estas argumentaciones, añado las mías propias. Estas reflexiones son válidas para otros departamentos de la empresa como administración y operaciones. Cuesta el mismo tiempo (por no decir menos) contabilizar una factura grande, que una pequeña. Y cuestan mucho menos fabricar tiradas largas que cortas. ¿Por qué no llevamos de una forma correcta las rentabilidades por clientes y productos?

Conocer la realidad nos ayuda a mejorar, a tener la intuición alimentada con información. Es ahí donde empieza nuestro trabajo: ¿hacemos en casa o subcontratamos? ¿qué condiciones le pido al cliente que sean beneficiosas para las dos partes? Todo esto no quiere decir que todos los costes haya que repartirlos en la empresa (todo depende de su importancia relativa). Pero los que más importe suman, desde luego es muy recomendable dedicar un tiempo para repartirlos y hacerles seguimiento.

¿Y tú? ¿Cómo repartes los costes fijos? ¿Cuáles crees que son los retos a los que se enfrenta tu empresa a la hora de presupuestar? Me encantará conocer tu experiencia u opinión. El objetivo es compartir este espacio hacer el día a día más fácil a otros profesionales.

Fuentes https://www.linkedin.com/pulse/c%C3%B3mo-repartimos-los-costes-fijos-son-de-todos-o-nadie-d%C3%ADaz-robisco?trk=v-feed&trk=v-feed&trk=hp-feed-article-title-share

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