por Sergio Suarez Rosa
Muchas veces, más de las que nos gustaría, tenemos la sensación de que se nos va el tiempo sin poder evitarlo y desearíamos que el día tuviera 30 horas, o más. Se nos echa el tiempo encima y cuando queremos darnos cuenta ya ha pasado la mitad de la jornada y hemos cumplido con una décima parte de las tareas que nos habíamos programado.
Se me ocurren varias posibles causas a este “encogimiento del tiempo”: puede ser que hayamos procastinado (bonita palabra) o que no hayamos planificado adecuadamente.
Debemos ser conscientes de que cuando planificamos estamos haciendo mucho más que organizar las tareas que debemos realizar. Una buena planificación implica un proceso mental de análisis y proyección. Implica pensar en los resultados que deseo obtener, en las tareas que debo ejecutar, en su orden en el día/semana y en la preparación para poder realizarlas con el mejor resultado.
La fase de preparación es la que se suele menospreciar a pesar de ser, quizás, la más importante en la planificación.
Veamos un ejemplo:
Planificamos una reunión el martes a las 9:00 con el cliente X para presentarle un proyecto y lo que hacemos, normalmente, es:
– convocar la reunión,
– preparar el proyecto a presentar (¿cómo no?) y
– anotar la cita en nuestra agenda.
Esto parece lo “normal”, pero es como lanzarnos a la piscina sabiendo poco más que el lugar, día y hora en que nos lanzaremos.
Una buena planificación, siguiendo con este ejemplo, requeriría información precisa sobre el cliente, cómo es, cómo piensa, qué le gusta o disgusta, para poder definir nuestra estrategia. Habría que saber quiénes le acompañarán a la reunión, quiénes son, qué cargo ocupan y qué nivel de responsabilidad o poder de decisión tienen en su empresa. Deberíamos investigar sobre el lugar de la reunión, tamaño, disposición, luminosidad, si hay cobertura de móvil o Wifi, etc. También debemos conocer la zona en la ciudad donde nos reuniremos, si hay acceso rápido por carretera, si suele haber congestión de tráfico en la hora prevista, si hay facilidad para el aparcamiento o si es aconsejable el transporte público…
En definitiva, tener el máximo control sobre la situación.
La práctica y la experiencia nos hará aprender y mejorar cada vez más. No podemos olvidar que aunque haya diferentes técnicas o métodos de planificación, es un proceso que debe estar acorde con cada persona para que sea realmente efectivo. Aún así, siempre vienen bien algunos trucos que a otros (como a mí) les ha ido bien.
A continuación recopilo algunos (hay muchísimos más) trucos o acciones que me parecen interesantes y efectivas para mejorar nuestra planificación:
¿Conoces otros trucos? Escribe tu comentario.