Leer más..." />
Un espacio para aprender que no es necesario ser una empresa grande para ser una Gran Empresa
Home » Management » Qué es dirigir una reunión?

El director de una sesión de trabajo es el alma de la misma: sin su presencia y su buen hacer, apenas se sacará algo de positivo de las intervenciones de los miembros del grupo.

Dirigir una sesión, es lograr que un grupo de adultos “entiendan” sobre que punto van a trabajar, marchen juntos (sin desviarse), por el camino que han trazado, y lleguen, por la colaboración correcta, a la meta que al comienzo de la sesión se han propuesto. Se exige del coordinador neutralidad respecto al tema, y dominio de las técnicas para hacer trabajar correctamente al grupo.

 ¿QUE ES MANIPULAR UNA REUNIÓN?

Como se ve, las técnicas de dirección de reuniones se colocan en el polo opuesto de las técnicas de manipulación de reuniones.

El coordinador de una sesión de trabajo, no tiene nada que ver con aquella persona que lleva sus objetivos previamente trazados, y sus propias conclusiones en el bolsillo, y manipula hábilmente a los participantes para hacerles que crean que deciden con libertad lo que en la sesión se les está vendiendo.

También se distingue del jefe funcional jerárquico del grupo, aunque a veces el que convoca y lleva la reunión sea el mismo mando del grupo.

El mando, en el momento de la discusión, no debe usar poderes de línea, pues confundirá el poder de convocar para “consultar” o para “deliberar”, con el poder de “imponer” lo que él tiene pensado.
¿CÓMO INICIAR LAS REUNIONES?

Antes de pronunciar la primera palabra, como el buen director de orquesta, deje que se oiga, al comienzo, durante unos segundos el silencio.

Tras estos instantes, redefina los objetivos: “¡Nos hemos reunido para…!”. Decimos redefina, porque suponemos que en la convocatoria los definió de modo claro. Sea como fuere, los haya definido por anticipado o no, nunca omita este requisito al comienzo de la sesión.

Una cualidad indispensable a todo Conductor de Sesiones, es esta: ser buen enunciador de un tema, y del “estado de la cuestión”. Si para ello tiene que hacer una breve historia, o un repaso del trabajo realizado hasta estos momentos, ¡hágalo! Pero de modo nítido, yendo al núcleo, y sin demorarse mucho en prolegómenos.

Ayudará, que tras haber expuesto el objetivo, se levante y escriba en LETRAS MAYÚSCULAS en la pizarra o rotafolios, de qué y sobre qué, va a tratar la Sesión.

Lectura relacionada  El síndrome de la rana hervida

 Pase acto seguido a elegir el método de trabajo: lo puede proponer él, o lo puede discutir, o negociar, con el grupo. Conviene que sea el más apropiado para el tema específico que va a ocupar al grupo. No es raro que atraídos por lo urgente de la tarea, o por la escasez de tiempo, los participantes se impliquen en la discusión, o intenten hacerlo antes de haber elegido el método de trabajo.
Conviene que, sea cual fuere el método, queden claros los papeles del Coordinador y los del grupo.
Al coordinador le corresponde servir al grupo y a cada uno de los miembros. Sobre el grupo recae la obligación de trabajar para aportar ideas y contenidos que hagan avanzar en la prosecución del objetivo.

Como en el concurso de traineras, el patrón traza la dirección y el ritmo, y los remeros curvan las espaldas y hacen avanzar la embarcación. El éxito o el fracaso es de todos, pero los papeles y las responsabilidad se han repartido de modo diferente entre todos.

Emplee todo el tiempo que sea necesario en buscar un método acertado de trabajo. De lo contrario se arrepentirán pronto, pues a los 10 ó 15 minutos andarán perdidos, y alguno preguntará sobre “el orden” y método que se está siguiendo en el fragor de la batalla.

Una vez que ha definido los objetivos y ha quedado clara la parte de la tarea que corresponde al coordinador y la que compete a los miembros del grupo, deje de hablar, y permita, con su silencio que los participantes empiecen a hablar sobre la materia que les ocupa.

Con la serenidad que le da “el ver los toros desde la barrera” y desde fuera del grupo (aunque en el centro del mismo), vaya recogiendo todos los datos y aportaciones de los que van interviniendo.

Es muy útil ayudarse de un rotafolios, en el que debería hacer tres apartados:

Los objetivos en letras mayúsculas.

Las ideas que va aportando el grupo.

Las conclusiones definitivas que ha sacado el grupo.

Como se ve, la figura del Director de Sesiones que trazamos está muy lejos de las imágenes a que nos tienen acostumbrados en el cine y la televisión. Los coordinadores se nos presentan como personas de cierta “prepotencia”, que sentados en un cómodo sillón, diferente y mejor que los que usan el resto de miembros del grupo, se limitan a conceder por orden el turno de intervención.

Lectura relacionada  Cultura y rentabilidad de la empresa: hacia formas de trabajo más racionales

Si se nos permite usar una expresión familiar, y referirnos a una Sesión o Reunión de Empresa en términos deportivos, diríamos que el coordinador de reuniones que propugnamos es un autentico trabajador: sale al campo a sudar la camiseta junto a sus muchachos. Debe:

Anotar cualquier intervención.

Aclarar términos que se han formulado de modo ambivalente u oscuro.

Reformular ideas y emparejarlas por grupos afines para hacer síntesis posteriores.

Mantener el orden de la discusión, sin permitir saltar de un punto a otro, dejando todos inacabados.

Activar a cada uno de los participantes.

Realizar otras tareas similares.

RITMO DE TRABAJO

No se demore mucho en los comienzos. Hay directores de reunión que nunca acaban de entrar en el asunto.

Guarde un orden lógico y dinámico. Evite saltos “líricos” en el orden del día, a no ser por excepción.

No permita al grupo correr por cada uno de los puntos como gato por brasas, ni tomar y retomar, para volver a dejar un asunto. Procure agotar cada uno de los puntos antes de pasar al inmediato posterior.

Sea “constante”. Lleve al grupo sin prisas pero sin pausas como hacen los buenos corredores de fondo.

Lo anterior no indica que a cada punto se le den los mismos minutos. Se le deben dar los que merezcan por su importancia y por lo difícil del asunto.

Cuando se empiezan a repetir las reflexiones sobre un punto del orden del día, parece que ha sonado la campana para “resumir lo dicho” y pasar a otro punto que coja al grupo de refresco.

Haga que en este ritmo entren en danza todos los miembros. No permita que se hipertrofie el grupo por las excesivas intervenciones de uno, o que se le atrofie por la zona de los tímidos y de los distraídos.

Autor: V&B.  http://www.rr-hh.com/inicio.asp?maga=/biblioteca/fondo/udm19b.htm

Si quieres ver más posts de la misma categoría, haz click aqui:


Suscríbete a Nuestro Boletín

Suscríbete a nuestro boletín y únete a nuestros suscriptores.
Si te gustó el artículo y la temática del Blog por favor sería muy interesante para todos que nos dejes tu comentario. Además puedes recibir todos los artículos completos en tu buzón de e-mail

Suscribiendote a nuestro boletín

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.