La complejidad en la vida profesional no presenta visos de disminuir, sino todo lo contrario, por tanto, es de prever que en adelante seguiremos reuniéndonos cada vez con más frecuencia. El individuo pierde su importancia y se impone el trabajo en equipo.

El hecho de que cada vez sea más frecuente el trabajar en equipo, hace más necesarias las reuniones. Pero esto no impide que surjan las quejas y la sensación de que la mayoría de las reuniones de trabajo son un despilfarro de tiempo. Cada vez que esto sucede, es un indicador de que algo va mal y tenemos que plantearnos ¿por qué se celebran las reuniones?

Se podría definir una reunión de trabajo como un grupo de personas que piensan juntas para conseguir un fin.

Por tanto, una reunión es algo complejo, ya que en ella participamos individuos pero a su vez, nos comportamos como miembros de un grupo. Por lo que, nuestra conducta puede verse alterada por las relaciones con los demás.

Si en la definición de reunión hemos indicado que el objetivo de una reunión es conseguir un fin, entonces: ¿por qué nos reunimos? Desde un punto de vista general, se podría afirmar que son 4 los principales motivos: discutir, decidir, informar o destruir (e incluso manipular).

Para mejorar la calidad de las reuniones en las que participamos, habría que acudir con una noción más exacta de las razones por las que ésta se celebra, como por ejemplo:

• Para intercambiar informaciones y evaluarlas: porque un grupo evalúa la información con mayor eficacia que una única persona.
• Para solventar problemas: para ello hay que definir claramente el problema a solucionar y elegir las herramientas adecuadas para su resolución.
• Para resolver conflictos: en una reunión se puede descubrir el origen de un conflicto y explorar los modos de solucionarlo. Como podría suceder en el caso de las negociaciones.
• Para inspirar: los seres humanos somos gregarios y comentar los problemas con otros, a veces, facilita la resolución de un problema. Y siempre, sentir el apoyo de un grupo, transmite energía y aumenta la motivación.

Pero entonces, si las reuniones son eventos más o menos naturales, que responden a una necesidad de contacto social y de sentimiento de pertenencia a un grupo. ¿Por qué el daño que causa una reunión deficiente o mal dirigida, es mucho mayor del que cabría imaginar en un principio? Es preferible una reunión cancelada, explicando previamente los motivos que obligan a esta cancelación, que una reunión mal dirigida.

Son prácticamente innumerables los factores que nos llevan a considerar que una reunión ha sido un fracaso o una pérdida de tiempo. A continuación listamos algunos de los más importantes, pero os invitamos a que aportéis vuestros comentarios con experiencias propias:

•  Era innecesaria.
•  Se celebró por un motivo inapropiado.
•  No estaba claro el objetivo
•  Las personas no eran las adecuadas.
•  No se ejerció un control inadecuado.
•  Existía un mal ambiente durante la reunión.
•  Momento inoportuno para su celebración.

Fuente: http://pensandoenkaizen.blogspot.com/2008/05/por-qu-sentimos-que-perdemos-el-tiempo.html

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