La planificación es necesaria para la supervivencia y el éxito, una de las actividades críticas del equipo  directivo. El sistema QMS trata sobre la calidad del sistema de gestión y  no sobre la gestión del sistema de calidad. La calidad es una estrategia para hacer crecer el negocio. El objetivo del modelo de gestión a través de la calidad es disponer de un enfoque sistemático que dirija a los empleados en la priorización de las  mejoras en procesos, productos y servicios.  

Dirección estratégica / Foco en el cliente  – Identificar segmentos y objetivos a medio plazo

Planificación – A corto y largo plazo: 10 steps, objetivos de ruptura anuales (Hoshin) y día a día (Business Fundamentals)

Gestión de Procesos  – Identificación y control de procesos clave para alcanzar objetivos. Identificación y priorización de áreas de mejora

Procesos de mejora – Key issues (problemáticas más importantes), Hoshin (objetivos de ruptura) y Business

Fundamentals. Metodologías probadas, como PDCA. 

Liderazgo y Participación  – Involucrar y motivar la participación de los emplea dos, fijación de objetivos, estimular y canalizar sugerencias del personal, formación, desarrollo y empowerment

Visión del Sistema  – Ayuda a las organizaciones a adaptarse a los cambios del entorno y a alcanzar sus objetivos de negocio  de manera consistente en el tiempo. La planificación da forma a las ideas y coordina los recursos y capacidades de los miembros de la organización, fijando el Foco Estratégico. A través de las tablas de Business Fundamentals se definen procesos clave y se  identifican métricas. El factor motivador más importante de las personas es el logro (achievement), por lo que es importante fijar objetivos a nivel individual.

SUMARIO – El propósito de la planificación de la gestión de la empresa es: 

– Apoyar la tarea de liderazgo en desarrollar y comunicar las metas 
– Apoyar la tarea de Dirección de especificar asignación de recursos y funciones 
– Ayudar a manejar el riesgo y a ser eficaz. 

EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y SUS ELEMENTOS CLAVES 

EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN .

Planificación que abarca todas las áreas, clientes y proveedores. Elementos principales: generación y revisión de un plan a largo plazo y del plan anual. Utiliza métricas (medidas de rendimiento.) de la eficacia y eficiencia del proceso y un calendario anual detallado con las fechas y los participantes para cada actividad.

SUMARIO  – La planificación busca coordinar todas las actividades de planificación y gestionarlas de forma integrada, resolver los problemas críticos y establecer factores claves de éxito.

INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN A MEDIO/LARGO PLAZO Y SUS METODOLOGÍAS .

La planificación a 3/5 años:  – proyecta una situación en un futuro intermedio 

– permite establecer objetivos de negocio para  el horizonte seleccionado 
– permite desarrollar estrategias y planes generales. para alcanzar los objetivos fijados

Se incluye un análisis de la situación actual y objetivos (medibles y alcanzables con los recursos disponibles) en el método 10 pasos: 

1– Declaración del propósito (conjunto de razones por las que la organización existe) 
2 – Objetivos a largo plazo (3 años) (definición de los Factores Clave de Éxito) 
3 – Descripción de clientes y canales de distribución (análisis riguroso de necesidades y tendencia) 
4 – Descripción de la competencia 
5 – Descripción de los productos y servicios necesarios 
6 – Plan para generación de nuevos productos y servicios 
7 – Análisis financiero de costes y ganancias 
8 – Análisis de problemas potenciales (y desarrollo de un plan de contingencia) 
9 – Relaciones y dependencias
10 – Planes del año siguiente

INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN ANUAL Y SUS METODOLOGÍAS .

Toda organización debería tener un plan anual. La metodología Hoshin Kanri (Objetivos de Ruptura) propone una política de despliegue y la Nichijo Ka nri (Business Fundamentaks) un management del día a día.

Hoshin  – Temas estratégicos, Objetivos de Ruptura (Metas agresivas), estrategias de “how to”, despliegue en cascada, cambios importantes que requieren compromiso y atención permanente de la Dirección Business Fundamentals  – Centrada en los procesos necesarios para la gestión del negocio, medio para  controlar el rendimiento de los procesos a través de métricas, metas de mejora donde el “how to” está definido y cuya mejora se espera que sea incremental 

Las revisiones trimestrales son parte de la metodología: los dos primeros trimestres se pone el énfasis en la excelencia en la implementación y en los dos últimos se usa la información para planificar el siguiente año.

Sumario – HOSHIN  – Busca identificar en la  organización problemáticas donde se requiera un cambio significativo y el enfoque de “Business as Usual” es insuficiente para alcanzar el cambio requerido

– BUSINESS FUNDAMENTALS  – Proporciona un conjunto de medidas para evaluar los procesos claves funcionales y cross -funcionales de la organización así como el grado de consecución de las metas fijadas para este proceso 

BENEFICIOS DE LA PLANIFICACIÓN ANUAL  – Énfasis en la planificación (muestra prioridades e incluye al cliente en los planes anuales) 

– Asegurar la “excelencia en la ejecución” (clarifica responsables y objetivos, alcanza consensos, involucra a directivos).

LA METODOLOGÍA HOSHIN KANRI PARA DIRIGIR OBJETIVOS DE RUPTURA 

EL CONTEXTO DEL HOSHIN  – CALENDARIO Y PROCESO .

Trabaja en etapas, con revisiones trimestrales:  – Elección de la problemática más importante 

– Construcción del plan en un formato específico 
– Desarrollo de un plan detallado de implementación 
– Revisión trimestral del plan

ELEGIR EL ISSUE (PROBLEMÁTICA) A DIRECCIONAR. SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN .

Es una de las etapas mas importantes. Se usan fuentes de información internas y externas, se clasifican y compara los issues (problemáticas) y se priorizan con criterios de inefectividad, urgencia e importancia.

Cubre las áreas de:
–  construcción del plan
–  despliegue del Hoshin
–  revisión del plan
–  plan de implementación
–  despliegue de planes de implementación 
–  revisión trimestral

CONSTRUIR EL HOSHIN. SITUACIÓN, OBJETIVO, SELECCIÓN, ESTRATEGIAS, MÉTRICAS .

DESPLIEGUE DEL HOSHIN EN LOS SIGUIENTES NIVELES. 
REVISIÓN DEL PLAN. FEEDBACK Y ACTUALIZACIÓN. 
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN. TÁCTICAS, RESPONSABLES Y CALENDARIO. 
DESPLIEGUE DE LOS PLANES. COMUNICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN. 
REVISIONES TRIMESTRALES. PREPARACIÓN, REALIZACIÓN Y ACTUALIZACIÓN. 
CONCLUSIONES. LECIONES Y VENTAJAS APRENDIDAS DEL HOSHIN. 

VENTAJAS DEL PROCESO HOSHIN  – Funciona: se resuelven los objetivos de ruptura 

– Los logros se siguen mediante métricas 
– Relaciones y comunicaciones claras, vertical y horizontalmente 
– Clarifica la función de gestión
– Responsabilidades claras
– Esfuerzos a todos los niveles, alineados en la misma dirección 
– Fortalece la relación de grupo 
– Enfatiza revisiones basadas en datos

LECCIONES DEL HOSHIN  – Desarrollo y despliegue requieren grandes cantidades de esfuerzo y tiempo (empezar a planificar mucho antes) 

– Esencial el trabajo en equipo
– No se puede hacer todo a la vez 
– No olvidar el trabajo día a día. 

METODOLOGÍA NICHIJO KANRI (BUSINESS FUNDAMENTALS) PARA LA GESTIÓN DÍA A DÍA 

INTRODUCCIÓN. LOS BUSINESS FUNDAMENTALS COMO PANEL DE CONTROL .

Algunos indicadores son de resultado (volumen de pedidos, facturación, gastos…), otros de estado, de salida de procesos (preventivos/procesos).

PROCESO DE LOS BUSINESS FUNDAMENTALS .

Consta de 4 grandes etapas:  – Selección de Indicadores 

– Desarrollo del Plan Anual 
– Despliegue
– Seguimiento Mensual / Revisión Trimestral.   

SELECCIÓN DE INDICADORES .

Etapa básica que permite identificar los indicadores o medidas de rendimiento adecuados que están alineados con la monitorización de los procesos claves que dan soporte a la Dirección Estratégica de la organización. Se elabora un árbol de procesos claves, con sus subprocesos, y un flujograma de las actividades que lo componen. Las medidas de rendimiento de procesos (ppm’s), algunas de resultado y otras de proceso, se organizan en 4 dimensiones: Calidad, Coste, Entregas y Educación. 

MÉTODOS Y CRITERIOS PARA SELECCIONAR LOS INDICADORES. 

Más calidad permitirá producir en menos tiempo y con menos coste. Los atributos de las 4 dimensiones del management: 

CALIDAD – Problemáticas relacionadas con satisfacción del cliente y la calidad de producto/proceso 

COSTE – Costes ( gastos de administración, coste fabricación) y temas de productividad 
ENTREGAS – Introduccción de nuevos productos y entregas a clientes
EDUCACIÓN – Entrenamiento, desarrollo de recursos humanos.   

ANÁLISIS DEL TIPO DE MÉTRICAS QUE SE TIENEN SELECCIONADAS. 

Métrica interna, externa, de resultado y de proceso. Una organización orientada al cliente necesita imprescindiblemente métricas externas. Si quiere además que actúe de forma no reactiva, necesitará métricas de proceso.

LA CONEXIÓN CON LOS PROCESOS .

El enfoque se basa en las grandes actividades: 

– Foco en el cliente
– Planificación del Negocio
– Generación de nuevos productos y Servicios 
– Generación de Pedidos
– Administración y Entregas
– Gestión y desarrollo del Personal. 

DESARROLLO DEL PLAN.

Se establece, con ayuda de una tabla de planificación de Business Fundamentals, un objetivo anual para cada medida de rendimiento y la fuente de donde se obtendrá la información, más el período de revisión y el  propietario. Se identificarán las métricas de cada proceso en las dimensiones de Calidad, Coste, Entregas y Educación.

DESPLIEGUE DE LOS BUSINESS FUNDAMENTALS EN LOS DIFERENTES NIVELES DE LA

ORGANIZACIÓN.
La tabla de BF se construye en un primer nivel para la Dirección General y posteriormente se generan tablas en los niveles funcionales o divisionales. Hay métricas que existen en la Dirección General que deben tener un reflejo en niveles inferiores de forma que, al sumarse, permitan globalizar la información requerida en la Dirección General y métrica s de proceso, típicas del puesto de trabajo, que permitan prever o ser la base para alcanzar la métrica del resultado.

SEGUIMIENTO MENSUAL Y REVISIONES TRIMESTRALES .
Se refleja el resultado mensual de cada medida de rendimiento. (ppm) en un Diagrama d e Líneas de cada métrica, para ver la evolución respecto al objetivo y los límites fijados para éste. El formato para las revisiones trimestrales permite evaluar el impacto benéfico o no de acciones tomadas en revisiones anteriores.

CONEXIÓN DE LA PLANIFICACIÓN CON LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS 

El proceso de planificación a medio plazo Diez Pasos y precisamente los pasos 1. 2 y 3 ayuda a: 

–  identificar los procesos claves de la organización 

– elaborar el Job Profile (tareas y responsabilidades a desempeñar), medidas a utilizar y habilidades y conocimientos necesarios para realizar dichos trabajos, El hecho de señalar objetivos medibles facilita una evaluación de rendimiento objetiva

–  la tabla de BF facilitará la identificación de áreas de mejora y los resulta dos tangibles

–  identificar el nivel requerido para cada puesto de trabajo y compararlo con el nivel actual de los profesionales que componen la organización 

La planificación, pues, facilita la movilización y gestión más profesional de los recursos humanos,  de cara a conseguir los objetivos fijados por la organización. Las métricas externas además, potencian a través de la  planificación una organización orientada al cliente.

María de los Ángeles Hierro (Universidad Complutense de Madrid)

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