Nunca haga algo que alguien más puede hacerlo para Usted, tan bien o mejor que Ud. mismo.
 
La delegación comienza por determinar que actividades deben ser ejecutadas para alcanzar los objetivos de la organización, y luego seleccionar el individuo o los individuos que mejor califican para manejar cada tarea y darles la facultad de hacerlo. Finalmente revisar regularmente los resultados para estar seguro que los objetivos que uno ha definido han sido alcanzados o superados.
 
Porqué la gente no delega
 
Existen algunas excusas que los gerentes normalmente dan para no delegar, asi:
 
1.         Mis empleados carecen de experiencia
2.         Me toma más tiempo explicar que hacerlo por mi mismo.
3.         Un error de un empleado puede ser muy costoso
4.         Mi posición me permite tomar acciones más rápidas
5.         Hay algunas cosas que no puedo delegar a ninguna persona.
6.         Mis empleados son especialistas, y ellos carecen del conocimiento total que alguna decisiones requieren.
7.         Mi gente ya está demasiado ocupada
8.         Mis empleados no están listos para aceptar mayores responsabilidades.
9.         Estoy conciente de mi falta de control sobre el rendimiento de mis empleados cuando delego.
10.       Me gusta mantenerme ocupado y hacer mis propias decisiones.
11.       Delegar es muy difícil para mi.
 
La causa más común para las fallas en delegación es una produnda inseguridad, de reconocer y aceptar el rendimiento de aquellos que están trabajando para uno. El no querer compartir autoridad y responsabilidad quizás lo proteja y mantenga su posición actual, pero en contrapartida será muy difícil que Ud. obtenga un ascenso. La manera más rápida de avanzar en una empresa es tener un sólido conocimiento de aquellas personas que podrán seguir nuestros pasos cuando el momento llegue.
 
Procedimiento para delegar
 
Un procedimiento en cuatro etapas define una delegación efectiva:
 
1.         Defina el propósito y la importancia del proyecto, conjuntamente con su fecha tope de realización y el campo de responsabilidades a delegar. La responsabilidad de aclarar el proyecto recae en Usted. No espere que sus empleados le hagan suficientes preguntas para clarificar el tema. Si es factible permita que sus empleados definan sus fechas de ejecución, ellos se comprometen más firmemente. Trate de delegar el trabajo completo, no por partes, posteriormente es probable que se desperdicie mucho tiempo tratando de poner las partes como un todo. También las personas tienen un mayor sentido de responsabilidad cuando manejan el trabajo completo.
 
2.         Provea la necesaria autoridad, recursos y apoyo. Este seguro de que su subordinado tiene la autoridad necesaria para finalizar las tareas. Muchas veces los requerimientos de ayuda o información son ignorados porque no vienen directamente del superior. Es importante clarificar a los miembros del grupo y colaboradores el grado de autoridad y autonomía.
 
3.         Delegue para resultados. La clave está en definir estándares de rendimiento y estar seguro de que los subordinados conocen que son responsables de alcanzar estos estándares. Por ejemplo, no reescriba el trabajo deficiente, regréselo con comentarios y demande un mejor trabajo. Sea cuidadoso, no confunda tácticas con objetivos, defina los resultados esperados, pero no sobrecontrole la manera en cómo se hace el trabajo. Cuando un problema se presenta, no tome decisiones quitando responsabilidades, use esta oportunidad para demostrar como manejar esta situación.
 
4.         Revise el progreso y dé seguimiento. Defina fechas tope, y refuerce la necesidad de ceñirse a los calendarios y programas establecidos, asegúrese que las decisiones sean  hechas a tiempo y manejadas diligentemente. Use mecanismos de control que contengan fechas, naturaleza de las asignaciones, quienes deben cumplir tareas, duración de las mismas. Estas herramientas son muy útiles para evaluar el rendimiento y asegurar que los colaboradores reciban credito por su trabajo.
 
 
Ing. César Díaz Guevara

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