Recuerda las antiguas historias de los caballeros de la mesa redonda?, aquellos que le reportaban al Rey Arturo. Pues bien, probablemente no estamos ni en la época ni en el lugar, sin embargo la metodología de mesa redonda nos puede servir para resolver problemas en este momento.

Bastante platicado y visto está ya el problema del desarrollo de las empresas. Las asociaciones, las colusiones y los “acuerdos” los vemos como la única salvación al problema de los micro-márgenes.

Definitivamente, el método que le voy a exponer a continuación no resuelve el problema de raíz, pero por lo menos ayudará a mejorar la condición de negocio de las personas que integren su mesa redonda.

La mesa redonda de la que hablamos no es más que un acuerdo de caballeros.

Los viejos caballeros de la mesa redonda, se tenían plena confianza entre ellos. Jamás alguno vendería quemando sus costos para “tronar” al otro caballero de junto. Tenían un código de ética y de valores, también poseían un castigo para los que infringieran dichos acuerdos.

Analicemos las características de la mesa redonda: pocos participantes, un objetivo común, valores compartidos y trabajo en equipo. ¿De que nos puede servir a nosotros como distribuidores los anteriores tópicos? Para poder soportar el planteamiento siguiente le pediría que se IMAGINARA que usted es uno de esos caballeros de la mesa redonda. También imagine que alguno de los empresarios que conoce usted participa en ella.

La justificación para que haya pocos participantes es por la facilidad de consenso. Es más fácil discutir algún tema entre diez que entre 50. Entonces, lo primero que deberá hacer es formar un grupo de empresarios que estén dispuestos a participar en este modelo.

Una vez que tenga un grupo (de preferencia de máximo cinco, al menos el primer grupo) deberá proponer y consolidar un objetivo común. El primer objetivo podría ser: mejorar nuestros márgenes de comercialización en el mercado que participemos (dependiendo del grupo, puede ser: tecnología de información, alimentos, enseres domésticos, etcétera). Antes de continuar con su “mesa redonda”, deberán estar de acuerdo con el objetivo, todos los empresarios, si alguno de ustedes no está de acuerdo, será un lastre para los demás. Al plantear el objetivo común, no sólo deben de estar de acuerdo con él, sino que deben de vivirlo, sentirlo, ¡debe apasionarles! Si cumplen con los anteriores puntos, pueden estar seguros que podrán trabajar a gusto para dicho objetivo.

Ahora ya tienen sus caballeros y tienen su objetivo, sigue definir sus valores. “El fin justifica los medios”, decía Maquiavelo, pero ¿está usted de acuerdo con dicha frase?

Probablemente no, probablemente sí, sin embargo, es más fácil reaccionar cuando tiene pautas de comportamiento que cuando no las tiene. Los valores son principios rectores que nos apoyan a tomar las decisiones cuando estamos en duda. Honestidad, atención, servicio y calidad podrían ser ejemplos de valores. Al igual que en el objetivo, todos debemos estar de acuerdo con los valores, ya que ellos determinarán nuestro comportamiento ante situaciones no previstas.

Ya sabemos a dónde vamos, y con qué valores, ahora ¡a trabajar! El siguiente punto será trabajo en equipo, éste posee una serie de características determinantes. Un equipo consiste en una agrupación de personas (usualmente pocas), con un objetivo común, con habilidades complementarias y métodos de trabajo. Analicemos para qué sirve el trabajo en equipo, después cómo se lleva a cabo dicho trabajo en equipo y finalmente, comentemos algunos ejemplos de las aplicaciones prácticas para el canal de dicho trabajo en equipo.

El trabajo en equipo tiene como finalidad poder conseguir un objetivo común a varias personas, de manera más eficiente. Si usted trabaja en equipo debe generarse sinergia. Sinergia es el efecto que el resultado total del equipo, es mayor que la suma de los esfuerzos individuales. Ésta se da gracias a la diversidad de componentes de un equipo. Si usted desea hacer un equipo para reparar computadoras: alguien deberá saber cómo repararlas, otro cómo vender las reparaciones, otro cómo llevar todo en orden (adminstrarlo), uno más cómo probarlas.

Piense, si todos reparan, ¿quién vende?, o si todos venden ¿quién repara?

Los pasos para concretar un equipo son: afiliación, poder, realización y madurez.

La afiliación corresponde a la etapa inicial en la cual los integrantes se conocen, fijan los objetivos, conocen las preferencias y características de los demás miembros del grupo. En esta etapa, el objetivo es conocerse, es la base para el trabajo en equipo.

Dentro de esta fase, deberá asegurarse que todos los miembros se conozcan, exterioricen sus inquietudes, comenten sus objetivos, compartan sus experiencias y aclaren sus habilidades y conocimientos. Esta es la etapa donde pueden salir o entrar miembros al equipo, posteriormente causaría un desequilibrio.

La fase de poder se da al integrarse el equipo: hay un espíritu de equipo. Los integrantes empiezan a tener confianza y cada uno realiza aportaciones tendientes a conseguir el objetivo.

En esta etapa se empieza a gestar la inercia, que más adelante será la base para lograr la sinergia. Normalmente, en esta etapa surge un líder, cuya función es moderar las reuniones, apoyar las ideas, estimular la comunicación entre los integrantes, facilitar el diálogo y retroalimentar a los integrantes respecto a sus conductas.

La realización del equipo se da al haberse integrado: ya se conocieron (afiliación) y ya hay quien dirija y modere las reuniones (poder). La realización es la fase productiva del trabajo en equipo. Ahora se da el trabajo en equipo y se responde a los problemas de manera eficiente. El líder ahora sólo facilita el proceso de toma de decisiones y ayuda al equipo a formar un plan de acción. Es muy importante puntualizar que el líder no es el “jefe”, no va a mandar, ni a ordenar, ni a exigir. El líder sólo servirá para facilitar el proceso de trabajo en equipo, pero no lo va a dirigir.

Finalmente en la etapa de madurez, el equipo ya trabaja solo. Cada uno de los miembros sabe qué hacer y cuándo. El líder en esta etapa sólo interviene para solucionar algún conflicto que se llegará a dar. El objetivo de formar un equipo es llegar a esta etapa y trabajar en ella.

¿Para que nos puede servir tener un equipo de trabajo como empresarios?

Entre otros beneficios, podemos decir: compartir proveedores, consumir servicios entre los integrantes, hacer un grupo de compras, compartir inventarios, ingresar a cuentas mayores, abatir costos, etc. Podría comentarle que las aplicaciones son ilimitadas.

LOS CABALLEROS DE LA MESA REDONDA A LA PRIMER BATALLA

Lo primero que tendrá que hacer es formar su grupo, no menos de cinco, no más de quince. De preferencia busque empresarios que sean del mismo giro o industria.

Busque que sean fuertes en diferentes disciplinas: unos ingenieros, otros licenciados; unos teóricos, otros prácticos; unos vendedores, otros financieros.

Haga un equipo verdaderamente multidisciplinario.

La razón de ser de la unión que están empezando, deberá aportar beneficios a todos, ser de largo plazo e incrementar las utilidades de los accionistas (seguramente ustedes mismos).

¿Cómo podríamos beneficiarnos de esta unión? Permítame comentarle algunas sugerencia para diferentes objetivos que persigan. Suponga que los objetivos son: compartir proveedores, consumir servicios entre los integrantes, hacer un grupo de compras, compartir inventarios, ingresar a cuentas mayores y abatir costos.

Empecemos con los pasos más sencillos para conformar el equipo, y posteriormente pasar a la solución de problemas. ¡Vamos conociéndonos! La primer interacción. El ejercicio consistiría en hacer un directorio de los integrantes de la mesa redonda. Este directorio, incluiría: nombre, dirección, teléfonos, fax, e-mail; años de experiencia, área de especialización, ejemplos de competencia; nombre de clientes, facturación; cualquier otro dato importante de su empresa. Una vez que tenga dicha tabla, deberá iniciar reuniones periódicas para integrar al grupo, alguno de ustedes deberá tomar la batuta de la integración: el que avisa de las juntas, propone lugares, reúne la información y la circula.

En la primer junta, dentro del orden del día, deberán definir políticas, acordar cuánto cobran por algunos servicios, tratar de estandarizar los precios, hacer una lista con todos los problemas que pueden resolver como grupo, etc. Este también es un buen momento para fijar las comisiones por intercambio de clientes, ver que pasa si dos personas atienden al mismo cliente. Definir que pasará si algún cliente se queja de que alguno de la mesa redonda no lo atendió bien. En fin, nunca terminaría si anotara en este breve espacio todas las necesidades a definir. Es importante que aprenda y entienda cual es la motivación de esta primer reunión: poner en orden al EQUIPO.

Caballeros de la mesa redonda a la primer batalla. El primer trabajo en conjunto no tardará en llegar. Una vez que lo atiendan: ¿quién va a cotizar? ¿Una sola cotización o varias? ¿Quién cobra?, ¿ Quién se hace cargo si hay problemas? ¿Quién coordina los trabajos? Parece un infierno ¿no es así?

Contradictoriamente a lo que piense, el definir todo este tipo de asuntos antes de iniciar, le puede ahorrar los dolores de cabeza más fuertes de su vida. Por supuesto que las primeras interacciones no necesariamente serán un trabajo en conjunto. Probablemente serán una recomendación de un integrante para: venderle un servicio, instalarle un producto, venderle un consumible o planear un proyecto, dependiendo de su grupo.

Después de algunas interacciones, el equipo podrá estar funcionando virtualmente sólo. Debe haber un documento en el cual se expresen la periodicidad y los puntos de control que deberán estar revisando. También debe haber un mecanismo para resolver disputas entre los integrantes, ya que es mejor que esté escrito desde antes cómo se va a resolver algún problema que tratar de ponerse de acuerdo en el momento del problema.

Regresemos a la aplicación práctica, y antes de continuar permítame puntualizar la parte formal, correspondiente a la formación del grupo. La formación del grupo, cumplan o no su objetivo es una meta en sí. Los equipos son un requisito para poder acceder a los beneficios que comenté al principio, sin embargo el tenerlo, no implica que se tenga éxito en la operación. También, de manera contraria, si el equipo falla no podrá alcanzar meta alguna. En resumen: el equipo es un requisito para poder conseguir su meta, tanto la formación como la operación.

Retomando los objetivos, analicemos uno de ellos: compartir proveedores. Cada uno de los integrantes del equipo enumerará a los proveedores a los que les compra, anotando cuales son las ventajas de cada uno de ellos, como crédito, descuento, calidad en el servicio, rapidez, entrega a domicilio, etc. Pueden evaluar cada uno de los rubros que requieran como consumibles, equipo de cómputo, impresoras, servicios, etc. ¿Cuál es la ventaja? ¿Compartir mis proveedores?, Perdería mis utilidades ¿no?

Probablemente si, siempre y cuando usted sea líder del mercado y su más cercano competidor tenga una diferencia negativa en participación de mercado de al menos un 20%. La condición anterior es virtualmente nula en el mercado de cómputo en México (y en el mundo).

Analice cómo es en el mercado en el que usted participa. ¿Cuál es la ventaja de consumir servicios entre los integrantes del equipo? Por supuesto que si están haciendo un equipo, los ingresos y utilidades es mejor que se queden dentro del mismo, ¡no importa con quién! Pueden pactar créditos, descuentos, condiciones especiales y ofertas en conjunto. Por ejemplo, si uno de ustedes vende equipo de cómputo y otro vende cursos, pueden incluir en el precio de la computadora un curso “gratis”. Éste podrá ser pagado por el vendedor de computadoras a un costo reducido.

Dicho curso será cargado al precio de la computadora, y al tener un valor agregado mayor, el cliente lo apreciará más.

Un grupo de compras funciona uniendo consumos. Por ejemplo, en lugar de comprar cintas aquí y allá, compran en conjunto y podrán acceder a un mejor descuento, a un mejor crédito o a algún tipo de beneficio.

Finalmente, ingresar a cuentas mayores, sería manejar una “organización virtual”. Ésta se define como: “la unión de dos o más empresas de forma eventual por un periodo de tiempo o proyecto determinado para un fin común”.

Las empresas conservan su independencia, pero comparten recursos durante el proyecto. Un ejemplo típico de esta relación es un vendedor de hardware, que vende una red. El distribuidor vende las tarjetas, repetidores, software, etc.; otro distribuidor, especialista en redes hace la instalación, planeación y puesta a punta del sistema; otro más, realiza el cableado estructurado de la red. Tres empresas, unidas por un proyecto, compartiendo utilidades, dando una solución integral, asegurando ser competitivas con un cliente al que cada una por su cuenta hubiera sido difícil que atendieran.
  

Ing, Ricardo Bolaños Barrera

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