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Un espacio para aprender que no es necesario ser una empresa grande para ser una Gran Empresa
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Especialmente en países de la región de América Latina nos damos cuenta que la mayoría de los gobiernos son pasivos; o hasta cierto punto —apáticos a apoyar el sector de los Micro Pequeños y Medianos Empresarios— aunado a esta realidad los empresarios de este sector tienden a no prepararse académicamente y por dicha razón manejan sus empresas de forma empírica.

Lamentablemente, nuestros líderes gobernantes en la región no crean climas favorables que estimulen el entrenamiento formal  en el sector para ser competitivos como empresarios; para que cada empresario esté en la capacidad de establecer sistemas operacionales que le permitan manejar y controlar la empresa con profesionalismo.

El empresario del sector PYME tiende a subestimar su capacidad creyendo no necesario establecer sistemas de operaciones que le permitan administrar su empresa con efectividad; y la raíz de dicho problema está en la falta de aplicación de principios que hacen un buen liderazgo gerencial.

 Me siento muy afortunado en poder decir que en el año 2009 impartí cerca de 100 presentaciones que fueron desde ventas, recursos humanos, planificación, incubación; y en este escrito deseo compartir con usted 5 debilidades comunes de un total de 25 debilidades que observé en 200 empresarios del sector PYME entre México, Guatemala, Argentina, y Colombia con los que tuve la oportunidad de sentarme y conversar acerca de los problemas que los empresarios enfrentan en sus empresas.  

Falta de seriedad al organigrama empresarial:

Es común al entrar a las oficinas de una empresa transnacional encontrarse con un pergamino en el cual está plasmada la visión, la misión y los objetivos de la empresa, así mismo quien es el presidente, vice-presidente, etc.

Pero cuando entramos a la oficina de un PYME regularmente no vemos nada, no cuadros, no fotos, no orden, y suele suceder que nos encontramos con una secretaria que disfruta del desorden, y la falta de programación.

Podríamos enumerar una lista de debilidades en el manejo de una empresa por no tener un organigrama establecido, pero solamente me centraré en la mala comunicación organizacional que se vive en una empresa por la falta del organigrama.

Muchos son los empresarios del sector PYME que le restan importancia al  establecimiento de un organigrama aduciendo que no es necesario porque solamente trabajan 10, 15, 25 o 50 empleados, y suelen justificarse bajo el lema que todos son amigos, y se conocen de una forma muy cercana.

Empecemos por comprender que la función del organigrama no es exactamente para saber quien es quien dentro de la empresa, sino más bien la función de este sirve de mapa a quien ocupa el puesto para que conozca sus responsabilidades, obligaciones y derechos. Es común dentro de las empresas del sector escuchar quejas de los empleados y jefes, sobre la forma en que se maneja la organización; y cada día los dueños están buscando maneras para hacer rendir a su personal, y encontrar la motivación para los trabajadores que los haga más responsables y eficientes; y muchos son los que se encierran en la burbuja de la queja aduciendo que el personal es totalmente inepto y deficiente.  Pero esta acción toma vida dentro de la empresa cuando el personal no tiene clara la visión y la misión de porque ellos se hacen presentes a trabajar.  

Es interesante comprender el principio de la responsabilidad juntamente con el compromiso, y este se enfoca hacia el hecho de que cada persona que labora en la empresa se pregunte: ¿Quién soy yo en este lugar? ¿Y cuales son mis obligaciones, responsabilidades, y derechos aquí?

Indiscutiblemente; el hecho de que una empresa tenga clara identidad por medio del organigrama, también les da identidad a sus colaboradores.

Estuve trabajando con una empresa que contaba con 25 años de existencia; vendiendo un poco más de 3 millones de dólares anuales; pero el dueño de la empresa tenia que resolver el 95% de los problemas porque nadie tenia clara su identidad dentro de la empresa; hasta que el dueño sufrió una enfermedad —fruto de su desorganización—, contrató nuestros servicios para determinar la condición de su empresa. La sugerencia fue crear el organigrama y entrenar a los empleados en la comprensión del mismo, el resultado después de 6 meses de aplicar las delegaciones a cada puesto de trabajo fue más calma, orden, buena comunicación entre los empleados y directivos, y su productividad se elevó un 28% sin emplear más personal.    
 Establecer un organigrama organizacional es sin duda la medicina efectiva a la cura de muchos males dentro de la empresa; especialmente aquellos que tienen que ver con la mala comunicación, falta de productividad, iniciativa, y creatividad de parte de los empleados.
 

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La no existencia de perfiles y políticas en cada puesto de trabajo:

Me decía  un empresario: “yo empleo la gente de acuerdo a como los percibo”

Otro empresario me comentó: “Empleo gente por recomendación” y así sucesivamente la gran mayoría de comentarios van en la misma idea; lo cierto es que todos estos empleados después de unas cuantas semanas se estaban quejando de la gente que ellos mismos habían contratado.

Establecer con cuantos puestos de trabajo va a contar la empresa, el costo de manutención de cada puesto de trabajo, la productividad del puesto, y la rentabilidad del mismo; son de suma y vital importancia determinar para conocer la productividad y rentabilidad de la empresa. Así mismo, las políticas que regirán el comportamiento del individuo, dentro del puesto de trabajo son de mayor importancia para establecer el perfil que deberá tener el candidato para que logre desempeñar su puesto de trabajo con eficacia.

Por ejemplo; si dentro del organigrama necesitaremos un gerente de ventas; tendrá este individuo que ser obligatoriamente; creativo, con mucha iniciativa, muy carismático, con grandes dotes de liderazgo, dinámico, capaz de trabajar bajo presión, inclinado a trabajar bajo metas establecidas, y por supuesto conocedor del producto o servicio que vendemos.

Pero pensemos que nuestro gerente de ventas que contratamos carece de liderazgo, sin ninguna iniciativa, y no es carismático, entonces tendremos un departamento extremadamente pasivo, y seguramente lleno de estrés, y un buen grupo de vendedores insatisfechos porque algunos tendrán mejores ideas que él mismo gerente.

Ahora existen diferentes métodos psicométricos para poder evaluar a las personas y descubrir ciertos rasgos de la personalidad y de acuerdo a estos contratar a los más capaces para el departamento que se requiere.   
 
 

Ninguna planificación, mucho menos regirse bajo presupuesto:

Los empresarios del sector PYME aducen que no se encuentran en la etapa correcta para llevar a cabo una planificación y trabajar bajo presupuesto establecido.

He sido participante de la formación de 3 empresas personales que han nacido como micro empresas y ahora se encuentran en posiciones transnacionales, y de no ser por la disciplina en la planificación y en el manejo de presupuesto, seguramente no se encontrarían en los lugares que ahora se encuentran.

Todo empresario debe continuamente estar actualizando su plan de negocios, ya que de la efectividad con la que planifique y maneje su presupuesto dependerá los peldaños que alcanzará.

Tristemente la mayoría de personas cuando inician una empresa lo hacen con la vana ilusión de mejorar su calidad de vida, pero la cruel realidad es que al inicio de la empresa mejorar la calidad de vida no es posible.

Recuerdo hace años cuando mi esposa y yo emprendimos una fabrica de textiles para maquilar productos infantiles, siendo este nuestro primer emprendimiento y desconociendo de lo que ahora estoy hablando, aproximadamente a los 2 años de ser empresarios despertamos de nuestro sueño porque ya era pesadilla. Teníamos muchas deudas, y la cantidad que vendíamos mensualmente no era suficiente para cubrir todos los gastos.

Precisamente en este punto es imprescindible comprender que una cosa es la planificación personal, y otra muy distinta es la planificación empresarial.

 “No todo el dinero que la empresa genera es suyo; aunque la empresa sea suya”

 “Como fruto de mi experiencia; puedo decirle que los primeros años tendrá que vivir en extrema pobreza para sacar adelante su empresa”

Si usted desea ser un empresario de éxito, aprenda a vivir muy por debajo de sus posibilidades económicamente; tomando en cuenta que la planificación del presupuesto de su empresa es de vital prioridad por sobre todas las cosas para garantizar el éxito en el largo plazo.

Cuando nosotros aprendimos esa lección experimentamos un proceso doloroso, sin embargo ahora a mis 42 años de edad siento satisfacción porque nuestras deudas no arriban más allá que de planillas, y cuentas que no van más allá del 15% de nuestra cobranza mensual.

“La sanidad financiera de una empresa se encuentra en la efectividad de la planificación y manejo del presupuesto”.

Planifique adecuadamente y no se gaste usted el dinero de su empresa, más bien inyecte capital a ella para que se haga robusta, y después de unos cuantos años usted sea feliz, disfrutando de sus bien llamados “bienes”. 

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Extrema pasividad en el departamento de ventas y mercadeo:

Muchos son los PYMES  que invierten en mobiliario, equipo, mejoran su calidad de manufactura, invierten en estructura, pero todo esto no está del todo mal; siempre y cuando no se olviden de fortalecer su equipo de ventas y su mercadeo.

El problema es que muchos son los que invierten en muchas áreas de la empresa pero no invierten ni un solo centavo en mercadeo y ventas.

De nada sirve invertir en infraestructura, si no se da a conocer el producto al mercado objetivo, y esto no se logrará a no ser que se invierta en mercadeo y ventas.

Es interesante que empresas como Coca-Cola, Mcdonald´s, Cervecerías, Toyota, Mercedes Benz, Pepsi-Cola, y otras empresas de esa categoría, jamás dejan de invertir en mercadeo, la gran mayoría de estas empresas siempre están preocupadas en que hacer para mantenerse en la mente de los consumidores, y esta acción la realizan a través del mercadeo y el servicio al cliente cuando se logra la venta.

En estos tiempos donde la competencia no perdona la ineficacia, e ineptitud, es menester comprender que parte de la competitividad que podemos alcanzar consiste en brindar un excelente servicio a los clientes.

El servicio al cliente se ha convertido en ángulo fundamental para el buen desempeño de una empresa y su presencia en el mercado.

Ahora se requieren estrategias como el valor agregado, el buen trato al cliente, el servicio rápido y efectivo, excelente actitud en los vendedores, el cumplimiento de promesas a tiempo, porque en nuestros tiempos donde el planeta entero se ha convertido en una aldea global, un cliente satisfecho es una moneda de oro para el negocio.

El empresario que desea mantenerse exitoso en el mercado no puede darse el lujo de perder un cliente por no ser eficiente.  

No inversión en capacitación a su personal:

La crisis que hizo temblar y casi derrumbó las economías más importantes del mundo me hizo pensar y concluir sin ninguna duda que la capacitación al recurso humano aún en medio de tormentos económicos es crucial, porque de la calidad y cantidad de capacitación que al personal se le brinde; así será la actitud con la que trabajarán todos los días en la empresa; y por lo consiguiente su nivel de productividad.

“Es menester comprender que cuando un ser humano está reconciliado consigo mismo; entonces está apto para integrar una familia, y cuando una sociedad está compuesta de familias integradas el resultado es empresas en plena y absoluta prosperidad porque tenemos vendedores, y empleados felices viviendo una vida con sentido positivo.

El valor agregado más preciado que un empresario puede darle a sus vendedores y empleados es la oportunidad del desarrollo no solamente profesional sino personal, porque la ecuación de esta acción matemática tendrá  repercusión positiva en la producción y estabilidad de la empresa.”

Toda empresa que cuenta con personal capacitado emocionalmente, está demostrado que es una empresa con mayor nivel de estabilidad, y prosperidad económica porque todos los miembros del equipo tienen vidas privadas más estables, con familias integradas; por lo tanto cometen menos errores en sus puestos de trabajo, y son más eficientes con sus responsabilidades y cuentan con más interés de producir”

“El grado de éxito que una empresa alcanza de debe a la capacidad que esta tenga para motivar a los miembros del equipo; sean estos representantes, o empleados.

El éxito se reflejará en la realización de cada miembro, ya que en cuanto más realizados los miembros del equipo se sientan, mayor será el compromiso que ellos rendirán hacia la empresa”.

“Lamentablemente son muchos los empresarios que les cuesta comprender que el rubro capacitación debe ser algo constante dentro de la empresa y no solamente en los conceptos técnicos; sino también en las áreas personales del individuo que funge como empleado.

Hace poco un empresario amigo me consultó si era apropiado despedir a un empleado, porque le habia pagado un curso muy costoso para que se especializara en el uso de cierta maquinaria, pero a la semana de haber regresado del curso, dañó una maquina que le costaba más de 50 mil euros. Le pedí si me dejaba platicar con el empleado, y cuando lo hice, descubrí que este pobre y desdichado empleado vivía con su autoestima muy por debajo de lo aceptable porque su amada lo habia abandonado juntamente con sus hijos, y esa condición le restaba concentración en su puesto de trabajo.

Mi amigo comprendió  la importancia que tiene ofrecerle capacitación en inteligencia emocional al personal.

Hace poco mi esposa me comentó del caso de una persona que trabaja en la fabrica, porque esta persona habia perdido su capacidad de rendimiento desde el fallecimiento de su hijo.

Nosotros bien pudimos despedirle pero nuestra calidad humana no nos permitió  tomar esa medida, le dije a mi esposa: “Dedícate a ella una mañana, invítala a desayunar, dile lo importante que ella es para nuestra empresa, y ojala que esa acción le ayude a mejorar su vida personal; el siguiente día mi esposa se la llevó a desayunar, y la señora quedó impactada porque nadie en sus 50 años de existencia le habia escuchado. A los días le envié de obsequio un libro sobre como superar el trauma de la muerte de un ser querido, ahora la señora está feliz, y volvió a su vida regular.

Para mi el ser empresario es un regalo de la divinidad con el que puedo influir positivamente en la vida de los demás.

No le reste importancia a la capacitación en temas del manejo de las emociones, manejo de las finanzas, resolución de conflictos familiares, porque estos temas harán que su personal viva experimentando mejores emociones, y —mejor aún ellos se lo agradecerán—.

Si usted encuentra debilidad en alguna de estas áreas, le insto a que accione para mejorarlas y le aseguro que su empresa será de impacto en la sociedad.  

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Comentarios (3)

  1. jose de j. medina lugo dice:

    soy Arquitecto, estoy en proceso de organización de una pequeña empresa de acabados de construcción, me paresen muy importantes, sus consejos, me gustaría estar en contacto con uds.
    Muchas gracias

  2. Luis Quezada dice:

    Soy todavia estudiante de universidad pero con grandes metas de crear una empresa estos concejos me sirven bastante para el logro de la misma mil graciass por esta publicacion siga asi adelante…..

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