Hace unas cuantas semanas que estoy metido en una borrasca de trabajo.

Borrasca que te guía a su son hacia donde ella te quiere llevar.

Borrasca que sólo te permite tomarte unos segundos de aliento aguardando pacientemente a que recuperes las mínimas fuerzas para arreciar con otro ataque y que su enemigo no desaparezca, para poder así jugar un rato mas con el.

Así entre ráfaga y ráfaga consigues recuperarte día a día con las fuerzas justas para afrontar el siguiente.

Como he dicho otras veces, las turbulencias que nos acosan en estos tiempos se deben a que estamos en un cambio de época y no en una época de cambios…

Son días de proyectos, de planificación de organización. Días de selección y de toma de decisiones. Días de recolección de información y de cierre.

Estamos inmersos en la selección de herramientas para la gestión de la empresa y la gestión de proyectos. Hemos tenido discusiones, entre arriesgar con open source o asumir los costes de software proporcionado por importantes consultoras de importantes fabricantes. Discusiones sobre soporte, continuidad, fiabilidad, metodologías, desarrollo, implantación, customización, etc…

Después de muchas visitas de comerciales, expertos consultores y la incontable investigación que debes hacer en una decisión tan importante, para tu empresa como esta, hemos llegado a una serie de conclusiones que no he podido resistirme a compartir, por si hay alguien que le sirvan:

– La herramienta no es la solución
Se suele pensar que comprar una herramienta probada, costosa y que cuenta con múltiples referencias en el sector (entre los que incluyen nuestros competidores), asegurará un éxito en la implantación y que proporcionará a nuestra empresa desconocidas cotas de éxito hasta el momento, sólo por implantar este maravilloso software.

Nada más lejos de la realidad. Aunque en principio puede ser una ventaja adquirir el conocimiento, los problemas solucionados a otras empresas o competidores nuestros. La herramienta en sí, la consultoría tal, etc. no aseguran el éxito de esta herramienta en nuestra empresa. Dependerá principalmente de factores que no solemos tener en cuenta y que son las personas con las que contamos en la organización. De nuestra capacidad como gestores para motivar y propiciar una actititud de cambio y no de rechazo hacia las nuevas herramientas y evolución pretendida.

– El cambio no es algo que se produzca porque sí
La tarea más difícil en una organización es la de conseguir un cambio. El cambio para ser realmente efectivo no es algo que se pueda imponer, es mas, cuanto mas de imposición tenga mucha mas resistencia aparecerá.

Lo más peligroso es que se produzca un cambio superficial, un cambio inerte, un cambio que no contagie los cimientos de nuestra organización. Un cambio de este tipo aparentará un progreso pero lejos de conseguir mejoras, nos llevará a una falsa sensación de avance y a un fracaso posterior de tamañas proporciones.

La efectividad de un cambio será mayor cuanto más se implique la gente en llevarlo a cabo, y la implicación no se puede imponer.

– La importancia del saber-hacer
No delegemos todo en las bondades de la herramienta contratada. Más importante que la propia herramienta de gestión es la forma de implantarla. Los procedimientos de implantación deberán seguir una rutina que englobe desde la forma de trabajar actual hasta la forma en la que queremos trabajar y pasando por la forma de trabajar a la cual nos obligará la herramienta.

En el proceso es importante ir detectando los GAPs funcionales, qué hace, qué queremos hacer y si en un futuro existirá la posibilidad de adaptarlo, eso sí siempre analizando un ratio de coste/beneficio obtenido por la adaptación.

Otro factor vital es dotar al proyecto de una dirección de proyecto que sea ágil y rápida en la toma de decisiones. No podemos retrasar el proyecto porque una determinado cuadro quiera personalizar la herramienta a su antojo, ni tampoco perder horas y horas discutiendo en comités lo que se debería hacer o no.

– Lo realmente importante son las personas
A la hora de seleccionar un proveedor o consultora para implantar soluciones de TIC´s muy unidas al core de tu negocio debes tener cuidado. El renombre de una consultora no es garantía de éxito (si para ellos que se llevan tu dinero, pero ellos partirán cuando se termine el proyecto y serás tú y tu empresa el que se quede con una ponzoña de herramienta y procedimientos). Por eso la recomendación es tratar de poner a prueba a los consultores de preventa que aparecen para hacer las presentaciones comerciales, y luego si ves que son buenos profesionales, curtidos en mil y una batallas, solicitar a la hora de cerrar la operación de compra que sean estos profesionales los que estén en el proyecto. Esto puede suponer algunas jornadas de consultores de mayor precio, pero esto siempre compensa si se maximiza la probabilidad de éxito del proyecto.

Así con esta pequeña reflexión ya tenemos unas ideas y recomendaciones para no meter la pata en la selección, compra e implantación de herramientas de gestión empresarial, dígase ERP, CRM, RRHH, MRP, Proyect Management, etc…

 Publicado por Directivo Pyme  

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