Problemas al implementar un ERP en una pyme

Siguiendo con la tónica de un post que publiqué hace ya un tiempo, Tiempos de Cambio; selección e implantación de ERP. Este fin de semana me ha venido a la memoria un problema que me comentaba un empresario.

El problema estaba en que, no tenía una confianza firme en que el ERP que se estaba implantando en su empresa terminaría usándose por los trabajadores. Me comentaba que hasta ahora la información se utilizaba en cada departamento de forma independiente y que la mayoría de la información se realizaba por el departamento de administración, que usaba un precario sistema de hacer facturas, después que toda la información en bruto se enviaba a la asesoría que era la que realizaba la contabilidad, nóminas, etc.

Después de esta exposición, añadía: “Claro!!!, aquí todo el mundo usa sus hojas de excel, en su ordenador y tienen todo bastante controlado. El problema aparece a la hora de compartir datos,… no sabemos cuál es la última versión correcta del archivo que tiene los datos acertados y finalmente las reuniones terminan siendo una discusión constante sobre los números”.

Yo me imaginaba el caos, y hacía un viaje mental por esas reuniones en las que los diferentes responsables se enfrentaban unos a otros discutiendo sobre, quién tenía razón o el dato verdadero. Estaba claro que no seguían la máxima del dato único, ni esta otra que dice, “los datos se demuestran, no se discuten”.

Está claro que, en muchas ocasiones implantar un sistema de ERP en la empresa, soluciona el problema de integración de datos, de forma que se posibilita el acceso a información centralizada, única, precisa y en el momento que es necesaria. A su vez, que todos los integrantes de la Pyme tienen la posibilidad de compartir información entre diferentes personas y/o departamentos.

Otras importantes ventajas de contar con un ERP en la empresa pueden ser:

Desde el punto de vista de las ventajas de contar con un ERP, parece ser que, contar con uno es la respuesta y la solución a muchos problemas de la Pyme. Yo no me atrevería a negarlo, simplemente quiero exponer que implantar un ERP, supone muchos riesgos para la empresa, sobre todo, para las pymes, debido a sus limitaciones de recursos.

Los problemas a los que se enfrenta una Pyme a la hora de pensarse si implantar o no un ERP, pueden ser:

Estos problemas y cuestiones planteadas son a las que un gerente de una pyme se enfrenta, en una primera instancia. Son importantes, si. Pero no son las cuestiones adecuadas. Me explico. Si un gerente responde a las preguntas anteriores, es posible que, finalmente tenga un ERP en su empresa, el problema es que hay otras muchas y vitales cuestiones, que van a desembocar en un lamentable fracaso en la implantación del ERP.

Las preguntas más importantes que debemos hacer antes de abordar la cuestión de implantar un ERP, además de las anteriores, deberían ser estas:

Todas estas nuevas cuestiones, son mas importantes que las anteriores. Y definirán en gran medida, el éxito de la implantación.

Por todo esto recomiendo por experiencia apropia seguir estos pasos para abordar la selección, implantación y puesta en marcha de un ERP en la Pyme.

1) Análisis de procesos de la organización.
2) Análsis del sistema de información dentro de esos procesos.
3) Realizar Fichas de proceso, Instrucciones de Proceso y fijar indicadores claves para cada proceso. (estos serán los que se deberían medir con la herramienta ERP que se instale).
4) Plan de comunicación a todos los implicados en la organización (si es posible y como eres una Pyme no tendrás mayor problema en reunir y comunicar a todos).
5) Seleccionar e invitar que se apunten usuarios clave y “ángeles” de la implantación dentro de la empresa.
6) ¿Tienes un plan estratégico de la empresa? Si, pues dale un repaso y revisa cómo se encuadran los objetivos estratégicos con los puntos 1,2 y 3.
7) Plantéate seriamente contratar a un “consultor de negocio”. No, no vale el consultor implantador de la herramienta, limitará las posiblidades al producto que vende su empresa. La visión de un “loco externo” en tu empresa obrará marabillas.

ESQUEMA GENERAL:
Yo propongo humildemente este esquema y pasos a dar antes de implantar un ERP. Si lo sigues seguro que evitarás problemas, pérdida de tiempo, pérdida de dinero, y muy importante , conseguirás implicación desde dentro en la empresa.

ESTRATEGIA –> PROCESOS –> SISTEMA de INFORMACIÓN –> PERSONAS –> TECNOLOGÍA –> IMPLANTADOR

Combinación de los elementos que debes tener en cuenta, para una exitosa implantación:

1) Tu estrategia empresarial (en serio, sino tienes una, ni el mejor ERP del mundo te puede ayudar)
2) Estrategia desplegada, en procesos. Y obviamente, procesos medibles.
3) La cultura de tu empresa y las personas que la formáis.
4) Sistema de información actual (qué, cómo fluye, quién la genera, utilidad, formatos, etc.). Te ayudará a visualiar el sistema de información futuro que deseas.
5) Existencia de otras aplicaciones en la empresa y posiblidad de enlace con el sistema de información.
6) Recursos (presupesto/coste, tiempo disponible, personas, tecnología actual disponible (hw y sw).
7) Tecnología disponible (en función del presupuesto) (¿comprar un estándar o desarrollar?, no recomiendo de desarrollar)
8) ¿Cuento con un consultor externo? (no lo dudes tanto, contar con uno te ayudará y lo más importante a la larga será barato).
9) Sistema para seleccionar la herramienta ERP.
10) Selección, implantación y puesta en marcha (mucha suerte!!!).