El protocolo familiar es el acuerdo marco firmado por los miembros de una familia empresaria, que permite definir la estructura de relación entre la familia propietaria y la empresa que controla, regulando las relaciones profesionales y económicas de sus integrantes y de la empresa misma.

El objetivo del Protocolo Familiar es brindar una guía en cuanto a los valores fundamentales y deseos de la familia empresaria, debiendo prever y brindar una solución a todas las circunstancias que previsiblemente ocurrirán en la estructura de familia, propiedad y gobierno. También debe proporcionar una guía para la resolución de circunstancias no previstas.

Las ventajas de contar con un protocolo en una empresa familiar son varias y fundamentales. En primer lugar, el protocolo indica que la familia que lo ha suscripto ha debido pasar por un proceso de reflexión, logrando los consensos necesarios para definir claramente cuáles son sus valores, su misión, visión y rumbo.

Además, dichos pactos o consensos volcados por escrito, generan un marco de certezas que eliminan la improvisación, la imprevisibilidad y la incertidumbre tan característica en las empresas familiares.

Y, más que nada, el protocolo familiar ha demostrado ser un elemento clave para lograr reglas de juego que impidan que los problemas de la familia afecten a la empresa y los de la empresa a la familia.

Cuando la informalidad y la improvisación mandan, es común encontrar en estas empresas graves problemas de comunicación, confusión de roles familiares y directivos, informalidad en la determinación de políticas y toma de decisiones, falta de determinación de sistemas de remuneración y de política de ingreso y egreso de familiares y no familiares.

Todos los aspectos mencionados, que son comunes en la mayor parte de las empresas familiares, pueden tener una cauce o vía de resolución en un protocolo familiar. Y, principalmente, el protocolo contribuye a establecer las reglas que guiarán el traspaso generacional, siendo éste el desafío más grande que debe afrontar toda empresa familiar.

Valor hacia fuera
El protocolo familiar no sólo le brinda previsibilidad y un camino para resolver los conflictos a la empresa familiar, sino que también da ventajas en su relación con el afuera.

Una empresa “protocolizada” generará hacia terceros contratantes, proveedores y empleados, una imagen de previsibilidad, sustentabilidad y solvencia que le agregará valor y le permitirá, por ende, diferenciarse de su competencia.

Recientemente el Gobierno español, quien desde hace años viene impulsando medidas para la continuidad de las empresas familiares, promulgó un decreto real en apoyo a la formalización del protocolo familiar, disponiendo un sistema de publicidad en el registro mercantil optativo para la familia empresaria.

Esto demuestra la importancia cada vez mayor que está alcanzando a nivel mundial el protocolo familiar, no sólo para la familia empresaria que lo implementa, sino también para terceros y para la comunidad misma.

Aspectos legales del protocolo
Como dijimos en el comienzo de esta nota, el protocolo familiar es un acuerdo de voluntades entre los miembros propietarios de la familia empresaria, dependiendo en consecuencia el alcance y las características del mismo de lo que libremente dispongan los que lo suscriban.

En él se volcarán los acuerdos o consensos a los que han arribado los familiares propietarios, pudiendo sus cláusulas tener distinto tipo de vinculación jurídica entre las partes y terceros, dependiendo de lo que disponga cada una de ellas.

Así es que algunas cláusulas simplemente representarán un pacto de tipo moral para los firmantes, tales como las declaraciones de principios y valores a seguir; otras generarán un vínculo de tipo contractual, con responsabilidad y eventuales penalidades por incumplimiento.

Por último, habrá otro tipo de normas ya de carácter institucional que no sólo generarán responsabilidad entre los firmantes sino también frente a terceros, debiendo para ello ser complementadas con las inscripción en los registros correspondientes según el caso.

Puntos salientes del protocolo
Si bien, como decíamos anteriormente, las características y extensión del protocolo familiar dependen de la voluntad de los firmantes, es normal que el protocolo familiar determine y regule las siguientes cuestiones: La misión, visión y valores de la familia empresaria y sus objetivos y filosofía empresarial. Las pautas legales que regirán la relación familia – empresa. Los criterios de gestión sobre los cuales se apoyará el gobierno de la empresa. Las formas y criterios para la realización del proceso de sucesión en el liderazgo. La instrumentación de los modelos jurídicos adecuados para la protección del patrimonio familiar y el de la empresa.

Los de adentro y los de afuera
Además de la sucesión, otro de los temas más comunes de las empresas familiares, y que por ende debe ser regulado por el protocolo, es la política de ingreso de familiares y no familiares a la empresa.

En ese sentido, el protocolo se puede dejar establecida una limitación de ingreso de terceros ajenos a la familia a la empresa. Lo que sí, al igual que en otros puntos, dependerá del caso concreto y de los deseos de la familia propietaria.

Igualmente, habrá que ver en cada caso si lo que se quiere limitar es el ingreso de nuevos socios o accionistas que no pertenezcan al grupo familiar, o si por el contrario, lo que se busca es limitar el ingreso de terceros ajenos a la familia a los órganos de administración de la sociedad o simplemente como empleados de la empresa.

En uno u otro caso, la ley establece los mecanismos para lograr que tanto el paquete accionario como la dirección de la sociedad se encuentren y permanezcan en manos de los miembros de la familia.

Si lo que se pretende es que el patrimonio empresario quede en manos de la familia, habrá que utilizar los mecanismos restrictivos a la transferencia de acciones o participaciones sociales de la empresa.

Con respecto a la ocupación de los órganos de administración, no existe impedimento para que los socios o accionistas, en uso de la llamada actividad normativa que les confiere el art. 1197 del Código Civil, fijen pautas de ingreso ya sea para los miembros del órgano directivo y de administración, como así también para el personal de la empresa.

En síntesis, el Protocolo Familiar puede contener cláusulas que guíen cada uno de los temas que afectan a la empresa familiar. Partiendo de la sucesión y llegando a temas como ingreso de familiares y también políticas de remuneración. En todos los casos, lo importante es que la familia empresaria se reúna, logre consensos y, finalmente, los pueda volcar por escrito.

Por Gabriel Iorfida, Director Ejecutivo de Legar FB.

http://www.facebook.com/notes/clubempresarionline/protocolo-familiar-para-evitar-conflictos/397979354270

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