La organización formal se pone de manifiesto a través de actos y expresiones de voluntad de quienes ejercen la dirección, sea esta unipersonal, colectiva, o de la forma que adopte. Esta voluntad determina la línea jerárquica de la organización, las funciones que se cumplirán, los roles que desempeñarán las personas, los contratos y normas laborales o reglamentarias específicas que se aplicarán.

Esta construcción deliberada va a dar una “lógica” a las relaciones, al funcionamiento esperado para el alcance de los objetivos deseados, que constituye la esencia del “envase” o continente en que se van a procesar los vínculos, y tiene un impacto directo en la cultura de la organización.

En muchas ocasiones, nos vamos a encontrar que debido al tamaño y características de la organización no existe aún un grado de formalización suficiente, y por lo tanto lo formal es igualmente bastante informal, no existiendo resoluciones ni documentos escritos, etc. De todas formas, lo que se ha formalizado tanto como lo que se ha postergado, son todos datos interesantes sobre cómo es la organización, sobre su estilo particular.
 

En la pequeña empresa de mantenimiento lo primero que me llamó la atención fue el orden imperante en el manejo de herramientas, el celo dispuesto para su cuidado. El ambiente estaba cargado de carteles al respecto, imponiendo de esa forma una suerte de procedimientos claros para todos. Otra realidad era el espacio destinado al vínculo comercial, donde existía un gran desorden y no era raro que se facturara con errores o se extraviaran documentos, lo que hacía de la tarea del contador una lucha cotidiana.

En esta mirada existe mucha información sobre la organización,  sobre las prioridades reales, su cultura, y en contrapartida, los primeros  indicios de sus áreas ciegas.

El organigrama o “la foto de la familia”
Dentro de los diferentes componentes de la organización formal, me detendré específicamente en la estructura organizativa y su representación gráfica, el organigrama.

El organigrama es, al igual que aquellas viejas fotos familiares en que están los abuelos, los padres, los tíos, primos y hermanos, un ordenamiento y jerarquización sobre la realidad percibida en los vínculos y relaciones. No es lo mismo aquella foto con la abuela al centro, rodeada por todos, como una gran reina, que otra en que los abuelos quizás algo chochos están en una punta con mirada esquiva.

Tampoco dice lo mismo la foto en que están todos impecablemente vestidos,  que aquella espontánea tomada durante un asado. Ni hablemos de la importancia que se dé a la foto, encuadrada en el living, o guardada en algún cajón…

Todo organigrama entonces, nos da ese tipo de información: las preferencias, las jerarquías, lo importante, lo accesorio, lo valorado, lo descuidado…

Aspectos de la lectura del organigrama
En primer lugar, genera una representación jerárquica donde hay un “arriba” y un “abajo”, con todas sus connotaciones, algo que ha sido difícil de evitar inclusive en organizaciones del tipo social, cooperativo, etc. (Algunas organizaciones han ensayado con distinto éxito, confeccionar organigramas circulares, de forma que todos se ubiquen a igual distancia de un “centro”, o inclusive organigramas invertidos, donde el cliente y quienes le dan servicio están en la cúspide).
El organigrama determina quienes son “jerarquía” y quienes son “subordinados” o “pares”, configurando una escala que normalmente se refleja en lo salarial, y también, en el estatus derivado de las distintas posibilidades de incidir en la toma de decisiones, manejo de presupuesto, denominación y notoriedad del cargo, etc. Esta jerarquía es también comparable a una familia y trae aparejadas todas las proyecciones e introyectos propios de ésta.

En segundo término, delimita las áreas de responsabilidad (o “territorios”), estableciendo las posibilidades de los temas que se deben o pueden abarcar en un área y a su vez, la limitación respecto a los que se asignan a otros. Esto va a generar por un lado las posibilidades de especialización, pero también las “chacras” y todos los fenómenos referidos al manejo de límites, poder y de relaciones. Adicionalmente, habrá quienes tengan más o menos “territorio” y recursos, estableciendo un nuevo parámetro de comparación posible. Suelen aparecer las dinámicas referidas al poder, la competencia, sentimientos de postergación o necesidad de sobresalir. Pueden subyacer aspectos como las dinámicas entre hermanos y a los sentimientos de postergación o favoritismo respecto a los padres.

En tercer lugar, condiciona en la mayoría de los casos el flujo de comunicaciones, en la medida que los canales formales “se deben” a la estructura. Inclusive en aquellas organizaciones en que se busca que las comunicaciones sean más horizontales, existe siempre un cuidado por parte del empleado por tener al tanto a sus superiores de lo que se comunica, por lo menos en sus aspectos más relevantes. Esto dará pie a los introyectos o convenciones respecto al “deber ser” de la comunicación, los sentimientos de “formar parte” o de postergación, etc.

Por último, anotaré que en la estructura organizativa se reflejan los diferentes “permisos” para actuar con diferentes grados de independencia, en lo que se llama los grados de centralización o descentralización. Cuando las decisiones se toman al mayor nivel jerárquico nos encontramos con una organización centralizada, mientras que cuando las decisiones se pueden tomar a niveles más bajos (o lejanos a los centros de poder) la organización es descentralizada. Así, a un departamento descentralizado le son conferidas mayor autoridad y responsabilidad (independencia) para resolver sus asuntos que a uno que responde jerárquicamente en forma centralizada.  Podremos detectar desde este punto de vista, distintas dinámicas respecto a que los miembros se sientan tenidos en cuenta o abandonados, ser controlados o tener independencia y todas aquellas dinámicas psico-emocionales referidas a las polaridades consideración-control, independencia-abandono.

Entonces, estas dinámicas operarán en forma subyacente. Probablemente nadie diga claramente que se siente postergado, o alejado del poder, o que está celoso del territorio que tienen sus pares. Por esto mismo, la tarea de generar estructura no puede basarse solamente en la “técnica”.

@ 2008 – Gustavo Nisivoccia – Extracto del material elaborado para el curso “Organización y Gerencia”, Universidad ORT.

http://participacion.elpais.com.uy/gestalt/2009/08/20/elementos-clave-de-la-organizacion-formal-la-estructura-organizativa/

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