Sea en tiempos de crisis o de bonanza, toda empresa debe tener una política clara para el manejo y control de los gastos. Hoy que la palabra crisis se ha vuelto de moda, también aparece el término “Reducción de Gastos”, lo cual ya no es un requerimiento sino una obligación para los responsables de las empresas.

Como enfocar una reducción de gastos?

Primero, no cometa el error de establecer un porcentaje. “Reducción del 15 por ciento  por departamento o por área”. “reducción de $150,000 dólares para toda la empresa.”

El seguimiento a los gastos es una actividad que debe realizarse periódicamente, preferiblemente mes a mes y compararse no solo con el presupuesto sino con sus tendencias y con periodos anteriores. Esta es una de las principales responsabilidades del Gerente Financiero o Contralor según la empresa cuente con estos ejecutivos en su plantilla.

La siguiente técnica la permitirá pasar los gastos por filtros para determinar si pueden o no ser sujetos de reducción:

1. Necesario: Usted debe cuestionar cada línea de gastos y justificar que este sea necesario. Pida a cada jefe y gerente que justifique la necesidad de mantener cada rubro de gastos.
2. Estratégico: Definir si el gasto es parte de la estrategia de la empresa o si el gasto en si es una herramienta estratégica para lograr nuevos clientes, posicionar la empresa o mantener el negocio. Poner atención a que no pueden haber muchos gastos estratégicos.
3. Reemplazable: Puede reemplazar este gasto por otro de menor cuantía? puede sustituirse o consolidarse con otro rubro u otra área? Pueden haber sustitutos u otras opciones ante este gasto.
4. Posponible: Puede su empresa posponer este gasto? Hasta cuándo y qué efectos tendrá?  Impactara la calidad del producto o servicio? definir asimismo como nos  afectará en el corto plazo.

Resumimos en NERP, como iniciales de Necesario, Estrategico, Reemplazable y Posponible. Si el gasto a evaluar pasa estos filtros, déjelo vigente, caso contrario hay que proceder lo antes posible a reducirlo o eliminarlo.

Si un gasto que usted planea reducir afectará el negocio, entonces no procede su reducción o eliminación. Una reducción que daña las bases del negocio o la relación con sus clientes o proveedores debe ser evaluado varias veces y documentarse bien antes de tomar la decisión. Si una reducción de gastos afecta la estrategia y el mediano plazo en la operación de la empresa, entonces no debe ser sujeto de reducción pero si de un monitoreo y lograr “atarlo” a resultados favorables en ventas, calidad, servicio.

Las reducciones son dolorosas, pero deben realizarse. El tema más difícil es cuando evaluamos y tenemos que reducir la nomina. Evalúe primero si puede reubicar al personal, si puede reducir las jornadas si puede colocarles en otras empresas, o si puede adelantar vacaciones. El recurso humano es donde usted ha invertido y no puede olvidar de los costos que tendrá cuando tenga que recontratar. Porque las crisis llegan y pasan, sobreviven las mejores empresas y principalmente aquellas que toman medidas en el tiempo justo.

Autor Carlos Profesional con MBA de la Pontificia Universidad Catolica de Chile, Postgrado de INCAE mas de 13 años de experiencia en el ramo financiero. Publicaciones en revistas de prestigio en El Salvador. Ex-instructor de Dale Carnegie, experiencia como Consultor en Gestión de Negocios. www.dalarcon.blogspot.com y www.site4executive.com

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