Los tres aspectos fundamentales para la correcta dirección empresarial (I): los objetivos

Hemos hablado en muchas ocasiones sobre la necesidad y la importancia de una buena gestión empresarial. Ninguna empresa puede sostenerse en el tiempo sólo por la incercia de una buena idea o de un producto revolucionario o de gran aceptación en su mercado y con un gran volumen de ventas.

Porque esa inercia se acaba en el momento en, que desde la dirección de la empresa, no se aplican correctamente los recursos que tiene o genera la empresa, en el momento en que aparece un producto de la competencia que puede hacer que nuestras ventas caigan o, simplemente, en el momento en que el mercado se agota. Por eso es importante para una correcta dirección empresarial, trabajar en tres aspectos fundamentales y el primero de ellos son los objetivos.

El primer ejercicio que debe hacer la dirección empresarial es fijar los objetivos, todo es mucho más fácil si sabemos a dónde queremos llegar. Toda la empresa debe funcionar para seguir un camino que nos lleve a uno o varios destinos, por lo que parece lógico que primero definamos cuál o cuales son esos destinos a alcanzar. 

Eso sí, fijar o definir los objetivos implica concrección. Si yo quiero ir de viaje y necesito saber a dónde me dirijo. No puedo decir, “me voy a Francia”, muy bien, a Francia, pero a Francia ¿a dónde? La definición de los objetivos debe ser loa más específica posible, hay que tener en cuenta que el resto de aspectos en los que interviene la dirección empresarial van a basarse en esos objetivos por lo que cuanto más claros y específicos sean los objetivos a lograr, más sencillas serán las siguiente tareas a realizar. 

Los objetivos empresariales no son exclusivamente económicos por lo que la dirección empresarial no sólo debe fijarse en vender mucho, aumentar márgenes comerciales o conseguir inversión o financiación. Puede haber objetivos técnicos, diseñar un detarminado producto, o mejorar uno ya existente; objetivos estratégicos, buscar alianzas o internacionalizarse; o, incluso, en las relaciones personales, crear un determinado equipo, un sistema de trabajo más productivo o una mejores condiciones laborales. 

Otro aspecto importante es que los objetivos, bajo un punto de vista objetivo, deben ser alcanzables. Para ello, lo más conveniente es tener en cuenta las posibilidades de realización, los recursos con los que contamos y, sobre todo si esos objetivos son demasiado ambiciosos, hacerlos escalables. Para alcanzar un objetivo final conviene fijar una estrategia de objetivos intermedios, fases que se irán completando hasta llegar al destino deseado. 

Los objetivos son revisables, el día a día de la empresa, un cambio en nuestro mercado, cualquier hecho inesperado, pueden provocar un cambio en nuestros objetivos. Si hemos puesto la maquinaria y los recursos de la empresa a trabajar para llegar a un destino, debemos dejar margen a los cambios, pero teniendo en cuenta que las variaciones deben ejercer el menor impacto posible sobre la organización. Si estamos en Madrid y tenemos previsto irnos de vacaciones Alicante, pero a mitad de camino nos anuncian que se prevé que esos días haga mal tiempo allí, no tiene sentido que cambiemos nuestro destino y de Alicante nos vayamos a Lisboa.

Los objetivos van a determinar las estrategias, los recursos y los procesos que la empresa va a poner en marcha para alcanzar esos fines. Es el punto de partida para el resto de tareas de la dirección empresarial, hagamos pues un esfuerzo para definirlos facilitará el resto de tareas a realizar para una buena dirección empresarial.

Los tres aspectos fundamentales para la correcta dirección empresarial (II): la planificación

En todo proceso de dirección empresarial, es importante tener en cuenta que no debemos pasar a la siguiente fase sin haber terminado la anterior. Pero también es clave el feed-back, la información que recibimos e incorporamos a cada fase puede ser un factor corrector de la misma, o de la fase anterior. 

Si ya hemos enunciado y definido los objetivos a alcanzar, el siguiente punto que debemos tratar en la dirección empresarial es la planificación. Definir las estrategias a seguir para alcanzar esos objetivos y que recursos de nuestra organización debemos utilizar para que esa planificación, una vez puesta en práctica, sea el vehículo para lograr los objetivos planteados.

Los procesos que realiza y diseña la dirección empresarial afectan a toda la organización, es importante que, en la medida de lo posible, las personas o departamentos que se van a ver implicados en ellos, participen y proporcionen la información necesaria para que la dirección pueda tomar las decisiones correctas. Diseñar estrategias de marketing o nuevos procesos de fabricación sin contar con la opinión del propio departamento puede suponer un gran problema, ya que su punto de vista puede ser vital a la hora de comprobar su viabilidad o la capacidad del propio departamento para su aplicación. 

El primer paso para una correcta planificación es un análisis exhaustivo de los objetivos a conseguir. Por un lado, puede haber personas implicadas en la planificación que no lo hayan estado en la definición de esos objetivos y deben tener claro lo que se pretende conseguir, por otro lado, se necesita un nivel de detalle suficiente para poder estudiar la manera de conseguir esos objetivos.

 A partir de ahí debemos buscar las opciones existentes para alcanzar esos objetivos. Definir cuáles son las distintas estrategias para lograrlos, analizar sus ventajas y sus inconvenientes y, una vez estudiadas con detalle todas las posibilidades, decidir cuál es la más adecuada. Por último, debemos definir detalladamente los procesos para la puesta en práctica de esa nueva estrategia. Todas las personas que se van a ver afectadas por esos cambios, las que van a llevar a cabo nuevas tareas, deben conocer claramente cuáles son sus atribuciones, sus responsabilidades, sus nuevas tareas y cómo realizarlas. 

En el proceso de planificación tiene una vital importancia la asignación de recursos. No podemos diseñar un nuevo proceso de fabricación si no tenemos la maquinaria necesaria para llevarlo a cabo o no disponemos de los recursos económicos para adquirirla; si queremos crear un nuevo departamento de I+D+i, debemos dotarlo de personal y hacer una reorganización de puestos o una nueva re-estructuración de las tareas del personal.

Es esencial, como ya comentamos en el caso de los objetivos, que las decisiones que se tomen en esta fase sean aplicables. Para ello, debemos tener en cuenta la capacidad de la empresa para llevar a la práctica esa planificación y dotar a esos nuevos procesos o estrategias de los recursos económicos, humanos y materiales necesarios.

Los tres aspectos fundamentales para la correcta dirección empresarial (III): el control

Ya hemos definido los objetivos y diseñado las estrategias y los procedimientos que facilitarán a nuestra empresa la consecución de los mismos. ¿Y ahora qué? ¿hemos acabado nuestro trabajo en la dirección empresarial?, muy al contrario, ahora es el momento en el que empieza el verdadero trabajo. 

Ahora toca hacer funcionar los procedimientos, que se ajusten al plan previsto y comprobar sus resultados. Recoger la mayor información posible para poder hacer los ajustes y las modificaciones necesarias, en una palabra controlar que todo vaya bien.

Sólo en el momento en que ponemos en práctica todo lo que hemos planificado podemos comprobar que el estamos en el camino adecuado para llegar al destino previsto. Es prácticamente imposible que todo funciona bien a la primera, si nuestra estrategia implica a varios departamentos pueden surgir retrasos, descoordinaciones, errores de cálculo o de procedimiento, imprevistos. 

Puede ser necesaria una reasignación de recursos o, directamente, que nuestra estrategia tenga fallos que en su diseño no fueran detectados. Hay multitud de condicionantes que van a exigir una constante revisión de toda nuestra planificación. 

Si el feed-back es importante en todas las fases, en esta es vital. No podemos permitirnos el lujo de darnos cuenta, al final, de que hemos cometido errores durante el camino. Es importante detectar las desviaciones cuanto antes, e intentar aplicar factores correctores. En esos momentos sabremos si las tareas anteriores se han llevado a cabo de manera idónea, por eso el control constante es esencial.

Pero aún en los casos en los que todo vaya bien y, con mayor o menor dificultad, alcancemos los resultados previstos, ni siquiera en ese momento, habrá acabado el trabajo de la dirección. Porque habrá que plantearse nuevos objetivos, nuevas planificaciones, más controles, porque la actividad empresarial nunca se detiene.

Autor Mister Empresa

Fuente: Comunidad de Pensamiento Imaginactivo 

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