Todos sabemos que la introducción de las redes sociales en nuestras organizaciones es un destino al que más pronto que tarde llegaremos.

A no ser que sepas como parar el reloj del tiempo el momento más adecuado para tu organización es ahora, cuanto antes mejor.

No parece razonable posponer una decisión sin demasiados costes y que tiene enormes ventajas competitivas especialmente en algo tan básico como la innovación y el rol de las personas en nuestras organizaciones.

No parece razonable dejar de acumular experiencia en algo tan complejo y con tantas implicaciones sobre la cultura organizativa como la introducción de estas nuevas herramientas.

Pero todos sabemos que probablemente la mayoría de las organizaciones dormidas se despertarán tarde pero con prisas y con objetivos ambiciosos  basados en una pobre experiencia.

Nadie niega lo obvio, sólo se espera a que llegue

Ya no se puede alegar ignorancia, no se puede decir que no se oyó hablar de la importancia que tendrán las redes sociales en nuestra vida o en nuestras empresas.

Recientemente Mckinsey en un informe que constata estadísticamente que las empresas que más utilizan las tecnologías y conceptos de la Web 2.0 son las que obtienen más beneficios  económicos (¿será tan fácil?) afirma lapidariamente que  «quienes se queden atrás en desarrollar esas redes internas y externas de conocimiento estarán cometiendo un error crítico». Mckinsey “dixit”  lo que todos sabemos pero con cifras

Gartner da más cifras y nos dice que en el 2014 los servicios de e-mail serán remplazados como fuente primaria de comunicación interpersonal en el 20% de los usuarios por las redes sociales, de hecho nos indica que será difícil distinguir entre ambas. Otras cifras que se ofrecen es que el 50% de las empresas utilizarán servicios tipo microbloging en 2012 o como en el 2015 se utilizarán sistemas de Análisis de Redes Sociales (ARS) en porcentajes significativos de empresas,…

Como dice la propia Gartner las organizaciones más avanzadas no tendrán miedo en explorar en comunicaciones innovadoras y en modelos de colaboración que permitan a sus empleados generar ideas innovadoras y experimentar con ellas. Quizás tu organización sea una de ellas. Si es así te invito a que te plantees como se puede llevar a cabo.

Para ello te propongo seguir un Modelo de Cuatro Perspectivas que te puede servir de guía en la implantación de este tipo de herramientas.

Implantar Redes Sociales: Modelo de las Cuatro perspectivas

Este modelo se basa en establecer unos objetivos y examinar estos objetivos desde cuatro perspectivas

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1. Objetivo ¿Para que vamos a utilizar las redes sociales? El primer paso será plantearnos para que vamos a utilizar este tipo de herramientas en nuestra organización: ¿Será para mejorar la comunicación organizativa transversal o corporativa? ¿ para compartir conocimientos, fomentar la creatividad y la innovación en toda la empresa? o ¿en una pequeña comunidad?

Los indicadores en redes sociales internas (Análisis de Redes Sociales) deben estar de acuerdo con los objetivos y su monitorización y medida son claves para analizar nuestros objetivos: comunicación, colaboración o innovación. Cada objetivo tiene sus propios indicadores, algunos de ellos se deben medir directamente desde el punto de vista tecnológico otros por su impacto organizativo.

2. Contenidos y stream ¿Qué tipos de contenidos y flujos de información necesitamos? Son contenidos estructurados de conocimiento (que requieren sistemas CMS), queremos una información fluida y transversal (que requieren microbloging) o más bien reducida  (foros), o queremos que se compartan ciertos flujos de trabajo y documentos para que se compartan documentos (que puede requerir DeskOffice para entornos colaborativos) o queremos que se compartan conceptos (sistemas Wiki), documentos (gestores documentales)  o vídeos (gestores de video -CMS ).

Los objetivos determinan en buena parte el tipo de contenidos y el flujo de información que se necesitan y esto determinará las herramientas sociales que se necesitan.

3. Arquitectura tecnológica de la red ¿Qué Software vamos a necesitar? Las herramientas tecnológicas 2.0. pueden llevar integradas una o más aplicaciones. La elección del software depende de factores tan diversos como  nuestros objetivos, sistemas de ARS asociados, calidad técnica de las herramientas, integración y seguridad/confidencialidad del software,.. entre otros.

Lo cierto es que este es uno de los pocos ámbitos de la vida donde hay una correlación en muchos casos inversa entre el coste de la herramienta y su calidad. Las mejores herramientas suelen ser “opensource” y por tanto gratuitas (no su desarrollo y parametrización).

La elección de las herramientas es un aspecto básico e importante, pero es un error bastante grave comenzar a buscar el uso y los objetivos una vez que desde Sistema de Información, desde RRHH o desde Comunicación Corporativa se ha escogido la herramienta. Suena extraño, pero frecuentemente primero se escoge un software y después se busca el uso.

4. Roles y Organización ¿Qué responsabilidades hay asociadas a nuestra red? La implantación de una plataforma tecnológica 2.0. no deja de ser la implantación de un proceso de gestión más y que como cualquier otro proceso de gestión organizativo debe tener su/s responsable/s. El hecho que sean procesos muy participativos no implica que no tengan responsables o propietarios del proceso que deben velar por el cumplimiento de sus objetivos.

Si el objetivo es de carácter comunicativo, los responsables probablemente serán los que realizan la comunicación en la empresa. Si su carácter es de gestión del conocimiento recaerá en expertos (Knowledge Manager o Knowledge Integrator) en personas que pueden filtrar la calidad del conocimiento. El hecho de ser procesos participativos no implican que la responsabilidad final del proceso no este predeterminada.

Crear reglas claras de uso en función de tus roles, establecer con claridad que implica cada rol, determinar y clarificar los objetivos de la comunidad, establecer “que se puede” y “que no se puede hacer” en esa red o incluso unas normas de cortesía no tienen por que contraponerse, e incluso pueden facilitar, la necesaria libertad/transparencia que todas estas herramientas llevan implícitas y que suelen ser uno de sus principales criterios de éxito.

5. Gestión de dinamización ¿Por qué las personas de la organización van a participar? Debemos asegurar la participación  que a menudo suelen chocar con algunos de los parámetros de la cultura de nuestras organizaciones. Para ello los contenidos que deben encontrar en este tipo de redes deben de ser de suficiente interés para asegurar la participación pasiva en la red. Pero para conseguir una participación se puede hacer necesario establecer mecanismos de reconocimiento y/o recompensa asociados a la participación activa.

A la hora de asegurar la participación activa es clave obtener la participación de los líderes/directivos de las organizaciones que en este comportamiento, como en el resto de comportamientos, marcan y establecen la Cultura empresarial. Para ello a veces se hace necesario crear estrategias de dinamización que deben estar dirigidas desde la dirección de la empresa y que buscan crear un “clima” que facilite esta participación.

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El círculo vicioso o un círculo virtuoso

La mayoría de las organizaciones rechazan implantar herramientas 2.0. por que creen que sus organizaciones no están preparadas y que en su caso no habrá estrategia de dinamización suficientemente buena para conseguir una participación adecuada, pues no existe una cultura que facilite el uso de estas herramientas.

De todo los aspectos que hemos mencionado el aspecto más importante que determina el éxito de una herramienta 2.0 es la existencia de una Cultura organizativa que promueva  la participación, el intercambio generoso de ideas, que premie la transparencia, es decir que piense que la inteligencia de la organización surge de la inteligencia de cada una de las personas de la organización.

Pero lo cierto, es que para crear ese tipo de Culturas las herramientas 2.0. son un paso que puede ser definitivo, puesto que pueden mostrar, a veces de forma descarnada, que esto es así. Pueden facilitar que se produzcan los efectos emocionales relacionados con la colaboración que necesita la creatividad y la innovación.

No sabemos que debe ser primero crear la cultura o poner las herramientas. Puedes elegir: “entre mi organización no esta preparada” o “tengo que preparar mi organización para que sea más innovadora”.

La introducción de las herramientas se puede ver como un círculo vicioso donde nunca se esta suficientemente preparado.Oo cómo un circulo virtuoso, donde el hecho de introducir las herramientas, y este tipo de estrategias, están ayudando a cambiar la cultura.

Lo cierto es que una organización que se preocupa por introducir este tipo de herramientas y estrategias ya esta haciendo una declaración de principios del papel que otorga a las ideas de las personas en su organización y sobre que tipo de bases quiere construir su cultura ¿Que te impide romper el circulo vicioso en tu organización?

Autor Virginio Gallardo Yebra

Fuente http://supervivenciadirectiva.com/2010/12/20/el-circulo-virtuoso-5-claves-estrategicas-para-implantar-rrhh-2-0/

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