“Temporal” refiere en nuestro análisis al delicado equilibrio que deberá mantenerse para que aquellos que poseen el conocimiento de la organización, y mayor valor podrían aportar en un proyecto de la relevancia estratégica de la implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning), estén en la “misa y la procesión” es decir dediquen tiempo al proyecto pero no dejen sus rutinas habituales.

La condición de “único” nos permite suponer que, en la mayoría de los casos dentro de las empresas, no se cuenta con la experiencia suficiente que garantice el éxito del proyecto, puesto que es probable que la última vez haya sido hace mas de 7 años aproximadamente (tal, la duración mínima de la vida útil de un sistema de estas características). Es probable, que algunas organizaciones de gran tamaño y estructura dispongan de un departamento de gestión de proyectos, pero esta realidad no se evidencia en la mayoría de las pequeñas y medianas empresas.

Por último, “progresivo” nos recuerda que si bien el proyecto se va planificando y ejecutando en ciclos o etapas sucesivas, es impensable que las personas claves de la empresa no formen parte del equipo desde un comienzo.

Por esto, al embarcarse en la implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning) es necesario considerar de antemano como será la conformación del equipo que llevará adelante el proyecto. En la conformación del Equipo de Proyecto es critica la correcta definición de los roles y perfiles de los miembros del grupo.

Dentro de un proyecto de estas características existirán diferentes roles que deberán ser cubiertos por personas con los perfiles adecuados y específicos para cumplir eficientemente con las tareas demandadas por el puesto:

• Patrocinador: Es quien toma la decisión de llevar adelante el proyecto y autoriza la financiación del mismo. Posee características de liderazgo  y de innovación. Por lo general, se trata del dueño de la empresa o de alguno de los gerentes con competencias decisorias dentro de la organización. Será él, quien deba institucionalizar el proyecto de manera que tome la dimensión e importancia para ocupar un lugar en la agenda de todos los miembros internos de la empresa que conforman el equipo del proyecto.

• Gerente del Proyecto: esta es una de las figuras más importantes que conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la Dirección de la empresa sobre el avance del Proyecto. Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad. En la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, esta figura es ocupada por un consultor externo con amplia experiencia en este rol, mientras que en empresas mas grandes puede constituirse un equipo con un Gerente Interno (típicamente el Gerente a cargo del área de Sistemas) y uno Externo. Mientras que el Interno garantiza el conocimiento de la organización y las habilidades de la “navegación  política del proyecto”, el Externo puede actuar como facilitador de los procesos de cambio, además de ser quien garantiza el uso de la metodología de proyectos más adecuada para el caso.

• Usuarios Líderes: son los miembros de la organización, habitualmente el Management funcional de la empresa, que proveerán los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto. Por lo general, son los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning). Deberán poseer un espíritu colaborador que permita la afectación de los recursos en tiempo y forma de manera tal que los objetivos se obtengan de acuerdo a los tiempos planeados. Si bien muchas veces no se involucran directamente por falta de tiempo, es clave que “compren” los nuevos procesos y formas de operar que vendrán de la mano del nuevo sistema informático. La experiencia indica que los mayores esfuerzos de Gestión del Cambio deben ocurrir a este nivel.

• Usuarios Claves y Finales: son los miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning).  Estos, deberán ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementación de un sistema integrado de gestión. El aporte de los Usuarios será fundamental a la hora de diseñar los procesos que subyacen la implementación de todo ERP (Enterprise Resource Planning).

• Administrador del Sistema: este es un rol clave, y en muchas ocasiones implica una nueva posición en el área de Sistemas, pero es absolutamente indispensable, un nuevo ERP (Enterprise Resource Planning) será una aplicación “viva” que requerirá de continuos ajustes que justificarán esta posición. Contar con esta posición cubierta al comenzar el proyecto facilitará la inducción y traspaso de conocimiento a la persona que la ocupe.

• Consultores Externos (Procesos y Proyecto): es un rol clave y de carácter temporario (usualmente dura lo que dura el proyecto), típicamente se conforma con una o más personas. Son quienes colaboran con el Gerente de Proyecto en la definición de la metodología de implementación, participan en la definición de los requisitos y el diseño de los procesos de negocio y las soluciones que se van a implementar, hacen el seguimiento detallado de las tareas de todo el equipo, asisten en la elaboración de la documentación de usuarios, etc. En las pequeñas y medianas empresas, este rol es ocupado por consultores externos con experiencia en gestión de proyectos ya que resumen un “saber cómo” que por su especialización no se encuentra en forma interna dentro de la organización. Esta “tercerización” permite disminuir riesgos y garantizar la calidad de los objetivos de la implementación.

• Consultores del Software ERP: es un rol que generalmente esta tercearizado en la empresa que brinda la solución tecnológica (el software ERP). Dicho rol debe ser ocupado por organizaciones que posean un staff de trabajo coordinado, disciplinado y sistemático donde el trabajo requerido sea entregado en tiempo y forma. El proveedor y su personal, deberá trabajar en conjunto con los todos los miembros del equipo de proyecto de manera de poder ajustar lo máximo posible su producto a las necesidades de la organización.

En síntesis, un proyecto de esta naturaleza requiere cubrir 7 roles (cada uno ocupados por al menos una persona claro está):

Ahora que sabemos cuales son los roles con los que es preciso contar en un proyecto de la relevancia e impacto que tiene un Sistema ERP (Enterprise Resource Planning), la pregunta del millón es… ¿sabemos a quién asignar en cada uno de los roles clave?

Por Martin Ceriani – Vision to Action

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