por Tàpies Lloret, Josep; Ceja, L.

Cuando el protocolo familiar es un documento escrito y asumido por toda la familia suele aplicarse de forma rigurosa y en el 79% de los casos ayuda a resolver los problemas que se derivan de la relación entre familia y negocio en la empresa familiar. Así lo revela el estudio “Los protocolos familiares en países de habla hispana. Cómo son y para qué se utilizan”, que han llevado a cabo Josep Tàpies y Lucía Ceja, titular e investigadora de la Cátedra de Empresa Familiar del IESE, respectivamente.

Sin embargo, si el protocolo no cuenta con la aceptación de toda la familia, su contenido se aplica en muy pocas ocasiones y carece de utilidad en el 76% de los casos. Si esta guía de comportamiento no se pone por escrito, su aplicación resulta más confusa y acaba resultando inútil.

Estos datos ponen de manifiesto la importancia de entender el protocolo familiar no solamente como un acuerdo escrito y firmado por toda la familia, sino como un proceso basado en la comunicación franca y sincera entre todos los miembros de la familia empresaria, y de modo especial entre las diferentes generaciones. Solo cuando es así se consigue que los miembros de la familia interioricen y acepten un documento cuya misión es mantener y reforzar la unidad familiar a través de las generaciones.

El tamaño no debería importar
El protocolo no solo sirve para gobernar la relación entre la familia y la empresa, sino también como facilitador de la convivencia en el negocio familiar. Es, por tanto, un documento clave para la continuidad y el éxito de las empresas familiares.

No obstante, el 55% de las familias empresarias encuestadas carece de un protocolo familiar, según este estudio en el que han participado 248 empresas familiares, un 90% españolas y el resto de Latinoamérica. Del total, un 76% son pequeñas y medianas empresas (de hasta 250 empleados).

Las compañías con mayor facturación están más concienciadas de la necesidad de contar con un protocolo. Más de la mitad de las empresas familiares de mayor tamaño (entre 50 y 200 millones de euros de facturación) tiene protocolo familiar (64%), mientras que solo el 27% de las empresas que facturan 10 millones de euros o menos cuenta con él.

Esto puede deberse a que las empresas familiares más grandes son más complejas a nivel organizativo y el protocolo puede facilitar su gestión, explican los autores del estudio. Con todo, recomiendan que todas las empresas familiares desarrollen un protocolo familiar, sea cual sea su tamaño, porque esto facilitará su funcionamiento.

Ayuda externa
El desarrollo de los protocolos familiares suele liderarlo el fundador y la generación al mando de la empresa familiar, aunque la mayoría de las firmas familiares (73%) se esfuerza por implicar a las siguientes generaciones en este proceso.

Según los autores del estudio, es importante que los miembros más jóvenes de la familia tengan voz y sientan que tienen cierto control sobre las decisiones relacionadas con el desarrollo y actualización del protocolo familiar. Esto contribuye a que mantengan un vínculo sano y positivo con el negocio.

Muchas de las empresas familiares encuestadas que tienen un protocolo familiar han contado con ayuda externa para definirlo. La mitad han sido asesoradas por un consultor especializado en empresa familiar y solo un 26% han recurrido a abogados.

Este dato apunta un cambio en el proceso de desarrollo del protocolo: cuando se empezaron a crear estos documentos, en los años ochenta, la mayoría se redactaron con óptica jurídica, como un conjunto de formalidades y reglas establecidas. Hoy la tendencia es incorporar los aspectos relacionales además de los jurídicos, que siguen siendo importantes.

Contenido y utilidad
Aunque por lo general el protocolo familiar contiene un conjunto de normas y procedimientos que regulan las relaciones familia-empresa, su contenido puede ser muy variado. En la mayoría de casos recoge los valores fundacionales que guían las actuaciones del negocio familiar, así como la misión y visión de la empresa familiar. El tipo de empresa familiar y las expectativas de los miembros de la familia son otros aspectos que suelen incluirse.

Otro tema que puede aparecer, aunque en menor medida, es el de cuándo vender la empresa. A veces, los protocolos también regulan aspectos relacionados con los flujos de dinero en la compañía (reparto de dividendos, remuneración del trabajo realizado, fondo de liquidez).

Según el estudio, en el 34% de los casos el protocolo familiar se ha utilizado para regular la incorporación de los miembros de las próximas generaciones a la empresa familiar y en el 26% de los casos para solventar conflictos intrafamiliares. En menor medida, las familias empresarias dicen usar el protocolo para solucionar desacuerdos acerca del sistema de dividendos (12% de los casos).

Esta herramienta también se aplica en otros ámbitos como, por ejemplo, la gestión del liderazgo dentro de la empresa familiar: el nombramiento de consejeros delegados familiares o externos a la familia, la contratación de empleados externos a la familia, el desarrollo profesional de los miembros de la familia, la regulación del relevo generacional y cómo impulsar y gestionar la iniciativa emprendedora de los miembros de la familia, entre otros.

Las conclusiones de la investigación señalan que “si el protocolo familiar se entiende como un proceso enfocado a la mejora de los miembros de la empresa familiar, de los empleados y de la comunidad, será el mejor legado para las siguientes generaciones”.

Para que el protocolo familiar sea útil, es importante entenderlo como un acuerdo familiar que busca la continuidad y el éxito de la compañía, y que debe redactarse a medida de cada familia empresaria y basarse en el consenso de toda la familia.

Después de más de 25 años el concepto de protocolo familiar sigue vivo y evoluciona hacia un enfoque cada vez más holístico de la relación empresa-familia.

Autores Tàpies Lloret, Josep; Ceja, L. 

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