por Jorge Washington Barriento

Es bien sabido que cuando las organizaciones crecen tienden a adoptar prácticas y conocimientos que son empujadas por la búsqueda de la mejora de sus procesos de trabajo, todo esto en el intento por volverse cada vez más eficientes. Esa preocupación por la utilización consciente y cada vez más cautelosa de los medios produce que casi por un orden natural la empresa en crecimiento comience a sub dividirse en áreas que luego precisa coordinar; en el caso de organizaciones maduras esto se da de manera creciente puesto que la formalización es uno de los caminos que encuentran para reforzar la orientación hacia la eficiencia.

Pero también existen otros condicionantes de la aparición de la formalización, por un lado se la explica desde el tamaño de la organización, por otro podemos encontrar que la estrategia que incluya entre sus iniciativas la certificación de procesos claramente fomentará la formalización. Otros factores que complementan a los anteriores son el entorno específico, así por ejemplo organizaciones que están relacionadas con la seguridad, compañías de seguro, instituciones financieras en general requieren una alta formalización en sus flujos de trabajo.

Una última razón que propicia el crecimiento de la formalización es el estilo de gestión de quien dirige, puesto que hay personas más orientadas al orden que intentan que todo se ajuste a las reglas que se van creando. Lo que es importante tener presente es que la formalización, genera ventajas cuando ella es más efectiva que la improvisación, así por ejemplo en lugares –digamos procesos de la organización- donde no es posible establecer una rutina, entonces allí encontraremos pocas reglas; es decir que antes que nada la formalización debe …

¡Ajustarse a la realidad empresaria!

Ahora bien, qué sucede cuando la organización está enferma por disponer de demasiadas reglas, y coartar sistemáticamente el albedrío de los individuos mediante disposiciones previas, al punto que genera resentimiento de quienes no toleran la rutina, y qué hacer en los casos particulares en los que la “burocracia” se vuelve una barrera, entonces algo debe ser hecho.

¿Cómo podemos reducir la necesidad de formalización no deseada?

La formalización en las organizaciones que están creciendo es natural, ahora se confía en ellas hasta que se encuentre una alternativa, entre las mencionadas usualmente se encuentra la instrucción, veamos:

¡La instrucción opera como un sustituto de la formalización!

Y las tres alternativas que podemos enunciar –reinterpretando a Henry Mintzberg- son: en primer lugar el desarrollo de prácticas laborales tales que la especialización que se genera por la repetición pueda generar las ventajas de la formalización sin recurrir a ella, por otro lado también podemos recurrir a la capacitación interna, o eventualmente la formación externa en la que se confía la creación de patrones de conducta sin la necesidad de escribirlas. Ningún análisis estaría completo en la búsqueda de sustitutos sino considerásemos el rol de los sustitutos más poderosos (pero también más difíciles de trabajar) como lo son el adoctrinamiento y la cultura particular del lugar. En definitiva cualquier organización renegando de sus reglas tiene opciones abiertas como para lidiar con los efectos nocivos de la formalización.

Autor Jorge Washington Barriento

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