Las empresas también pueden pasar por un proceso similar al de nuestra dieta. Una de las técnicas japonesas más famosas de Lean es la de las 5 S, que propone eliminar o reducir los “desperdicios” que existen en todo proceso de trabajo.

Llega el verano y suele comenzar una especie de furor por verse más esbelto, por eliminar esos molestos –y  antiestéticos- rollitos. Muchos buscan adelgazar y sentirse más ágiles. A grandes rasgos, los pasos que se suelen considerar son:

• Se racionaliza la ingesta de comidas de alto contenido graso.

• Se organizan y balancean, en una dieta, aquellos alimentos nutritivos que sí colaboran con nuestro fin.

• Se busca una periodicidad para cada comida, a fin de evitar los “atracones”.

• Se aprovisiona el hogar con tentempiés permitidos, para cuando el hambre nos asalta.

• Se bebe abundante agua, para ayudar a limpiar y purificar el organismo.

• Se inicia un plan de ejercitación física, que nos ayude a eliminar grasas y mantener tonificados los músculos.

• Cada tanto apelamos a la balanza -o a un centímetro- para monitorear los avances.

• Finalmente se intenta evitar el efecto “rebote” para no volver a aumentar, y para ello necesitamos algo de disciplina, a fin de construir un cierto “hábito” alimentario.

Pero este proceso no sólo se da en las personas, con las empresas puede realizarse un proceso similar.

Enseñanzas “made in Japan”

En Japón se comenzó a pensar cómo “agilizar” los procesos de trabajo, para que sean más rápidos, simples de ejecutar y más productivos. A esta filosofía se la denominó “Lean” (que significa delgado o esbelto), ya que apunta sobre todo a eliminar o reducir los “desperdicios” que existen en todo proceso de trabajo.

Una de sus técnicas más famosas es la de las 5 S, por las iniciales de las palabras japonesas que la forman.

¿En qué se parecen las 5 S a nuestra dieta?

• La primera S se asemeja a la racionalización de frituras, alcohol o golosinas que hacemos al empezar la dieta. Y por supuesto, mientras tanto cuidamos de mantener aquellos alimentos que el cuerpo precisa.

• La segunda S hace referencia justamente la dieta que busca organizar y repartir a lo largo del día la ingesta de los alimentos necesarios. No es lógico comer las 2000 calorías todas juntas en la cena, ¿verdad?

• La tercera S va de la mano de la ingesta abundante de agua, que contribuye a que el cuerpo se purifique, deseche aquellos elementos que lo contaminan. Y también con la actividad física, que acelera el metabolismo, favorece la circulación y la limpieza de los vasos sanguíneos.

• La cuarta S la vemos en la balanza o en los agujeros del cinto. Mediante estos elementos tenemos controles o alertas para ver si vamos bien, o si necesitamos reencauzar nuestra dieta luego de algunos deslices.

• La última S nos pide asegurar la mejora en el tiempo. En última instancia una dieta resultará efectiva cuando consiga transformar los hábitos alimentarios de la persona, generando disciplina y sustentabilidad (de poco sirve lograr una buena figura en el verano, para luego perderla en el invierno).

Adelgazando nuestras organizaciones

Pensemos en cuántos “desperdicios” hay en nuestros procesos de trabajo:

• Tiempos que se estiran porque falta una firma, porque hemos demorado en hallar los insumos necesarios, porque nos quedamos sin cambio para darle el vuelto al cliente, porque se agotó el tóner y no podemos imprimir, o porque no depuramos el inbox y se nos traspapelan los emails.

• Errores que se cometen al contactar a nuestros clientes, porque la base de datos no está actualizada.

• Mercaderías que se echan a perder porque hemos producido de más (o hemos duplicado su compra) y no logramos venderlas a tiempo, o que se deterioran debido a malas condiciones de almacenamiento.

• Dinero que se gasta comprando elementos que ya tenemos (pero que como los tenemos desordenados no pudimos encontrarlos cuando los buscamos).

• Mala imagen ante los clientes por ofrecer un artículo que no disponemos, por no manejar un punto de repedido que nos permita comprarlo a tiempo (o porque en ningún lado quedó asentado dicho faltante, como para evitar “ofrecerlo”).

• Espacios poco aprovechados por estar ocupados con elementos que nadie utiliza, etc.

Lo importante es pensar que los desperdicios están directamente relacionados con la rentabilidad. Cada minuto que se pierde por un tiempo muerto, por realizar una tarea duplicada o por no tener a mano ese objeto que se necesita impacta sobre el bolsillo. Entonces, ¿para qué seguir arrastrando un negocio “pesado”, de movimientos y procesos lentos, que resiente su rentabilidad? ¡A iniciar la dieta!

Autor Christian Longarini  Lic. Administración (UBA). En proceso de certificación como Coach Ontológico. Director de Procesos en Acción Sur, especializado en PyMEs y Emprendedores. Docente en la FCE-UBA y en el Instituto ESEADE. Coordinador del Programa Desarrollo Emprendedor en ESEADE. Y mago (en sus ratos libres). Twitter: @clongariniSi te gustó el artículo y la temática del Blog por favor sería muy interesante para todos que nos dejes tu comentario.

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