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por desarrolloenmanagement.com
¿Qué podemos hacer para mejorar la productividad en la empresa? ¿Podemos ser más eficientes en la gestión que realizamos? Para llevar a cabo estas mejoras e incrementar nuestros resultados, tenemos que hacerlo de forma diferente, sino poco o nada va a cambiar.
Debemos de empezar a pensar en gestionar la empresa como la suma de procesos y no percibirla como personas que hacen tareas, y que la suma de estas da un resultado. Si seguimos planteando la gestión de esta forma nos costará identificar ineficiencias y aprender a mejorar nuestros modelos. Es un proceso difícil, sí no se supera la barrera del cambio, pero es necesario.
Aunque muchos podéis estar pensando en procesos como algo relacionado con la Calidad y su certificación, es un concepto más relacionado con eficacia, eficiencia y sobre todo productividad. Es un modelo que no busca sólo mejorar la calidad sino hacer más productiva cualquier función dentro de la empresa. Además, y uno de sus pilares principales, es que se trata de un modelo que nos da respuestas a qué (cual es la acción a realizar), quién (rol responsable), cómo (acciones a llevar a cabo) y cuándo (tiempo de la acción) se debe llevar a cabo cada de las acciones o tareas que intervendrán.
Pensemos en una cadena de montaje de automóviles dónde se define todo y cada una de estas partes pero de forma física (qué debemos hacer, quién lo hará, cómo lo hará y cuándo lo hará), pues en gestión, es lo mismo, pero las acciones no son un producto sino un servicio, tanto interno como externo. Y todo ello, siempre poniendo el foco en el cliente (interno o externo) que recibirá el servicio, siendo este el principal componente del sistema, ya que debemos desarrollar el modelo pensando en la satisfacción del cliente que será quien valore nuestra aportación, bien sea a través de un resultado alcanzado. Así, mientras en el cliente externo hablamos de incrementar ventas, en el interno o empleado es su grado de motivación y compromiso lo que se trasladará a resultados tangibles (productividad, eficacia,…).
En este estado de cosas, debemos empezar a revisar en profundidade todo lo que hacemos.
Vamos a poner un ejemplo que nos identifique qué y cómo podemos transformar nuestros modelos de gestión, y pasar de trabajar tareas con responsables únicos a procesos dónde todos los que participan tiene una aportación esencial.
EL PROBLEMA.
Hace un tiempo, en una empresa del sector sanitario (cuyo nombre no voy a decir pero que seguro en más de una puede haber ocurrido) se daba una situación en su departamento de Recursos Humanos que lo tenía sumido en el caos y con un alto grado de desmotivación por parte de los empleados por el excesivo indice de errores que se daban la gestión y administración. Con un volumen muy elevado de rotación, se encontraba conque en las incorporaciones de nuevos colaboradores (médicos y enfermeras concretamente) en ocasiones, no se recibía la comunicación de alta que debía de preparar su responsable; en otras ocasiones, sí la recibían pero era incompleta, faltaban datos para poder establecer sus condiciones salariales y contractuales; también, había situaciones incomodas, pues el trabajador acudía a su puesto y nadie sabía qué hacer con él, e incluso, debido a que había zonas restringidas, no podía acceder (un caso concreto fue el de un cirujano desesperado porque no podía entrar en el área quirúrgica). Parece de chiste, pero era la realidad. Era una organización sumida en el caos, pero no era por falta de recursos pues incluso el área de Recursos Humanos estaba sobredimensionada. Era más una falta de organización, orden y coordinación del área y del resto de la organización a la que le daba soporte.
Pensad que algo tan simple como puede ser la incorporación de un nuevo empleado se volvía complicado y tedioso, y además requería realizar varias tareas por parte de diferentes personas. Las vamos a enumerar:
Y después de todo esto, a trabajar y que la curva de aprendizaje sea lo más rápida posible.
Parece algo simple, pero cuando tienes entre 30-50 personas nuevas cada mes, más otras 200-300 que repiten, para períodos a veces de un sólo día de trabajo, la cosa es compleja. Por suerte, esto no ocurre en todos los sectores por lo que el proceso puede ser mucho más simple.
Pero, pensad ahora, en vuestras empresas ¿qué acciones / tareas supone un nuevo empleado? ¿cuántos items os salen? Seguro que más de dos o tres.
El problema en esta empresa, como en muchas otras, es que todos estos items se veían como algo separado pues los realizan personas diferentes y en tiempos distintos, y se ven como acciones inconexas. Quién gestiona el contrato no piensa más que en eso, en disponer de toda la información para hacerlo rápido y pasar al siguiente, sin pensar en el efecto que tiene su trabajo en el conjunto. Además, trabajando con un planteamiento de gestoría muy burocratizado pero con muchas brechas de ineficiencia.
Esto es un ejemplo claro de lo que es trabajar por tareas. Cada uno es responsable de su “acción puntual” pero nadie es responsable de la totalidad del proceso. Si a todo esto sumamos no disponer de tecnología que lo permita hacer de forma conexa y organizada, nos encontramos al borde del caos.
Ahora pensar, ¿cuántas horas se requieren para hacer algo simple? ¿qué cantidad de recursos humanos necesitamos para que fluya el sistema? ¿cuántas horas se pierden arreglando errores e ineficiencias? Si hacemos un análisis rápido, este ejemplo puede reducirse en más del 70% de su tiempo si disponemos de un método y un sistema que lo controle; podemos reducir además en más del 80% los errores que se pueden dar, y que no afectan sólo en este caso a Recursos Humanos, sino también al área a dónde prestará servicio (retraso en la incorporación, desconocer la forma de trabajar por no disponer de información, descoordinación con las personas que lo reciben en el área que no saben de su incorporación – recordad que es el Responsable quien lo solicita y a veces este no informa a su equipo).
LA SOLUCION
Para buscar una solución como en todo proyecto de mejora se requiere:
CONCLUSIONES
En definitiva, cambiar nuestra forma de trabajar pasando de tareas a procesos, significará optimizar los recursos pues ponemos orden y coordinamos acciones, y al mismo tiempo, buscamos la máxima satisfacción y el resultado tangible de cualquier proceso. Identificaremos ineficiencias, redundancias, cuellos de botella en la gestión, y por tanto, conseguiremos mayor productividad de nuestros sistemas. Y sí además los automatizamos, reduciremos los costes de gestión y conseguiremos en muchas ocasiones, que las personas responsables dediquen más tiempo a acciones que añaden valor a la empresa en vez de tareas burocratizadas.
Fuente http://desarrolloenmanagement.com/2012/02/23/gestionar-procesos-en-lugar-de-tareas-para-optimizar-recursos/
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Son muy interesantes estos temas, estudiarlos a profundidad y ponerlos en práctica esto nos ayuda a ser más efiente, en el campo laboral en que se vive día a día.