por Ing. Mariana Medina

Vivimos un día a día, donde la regla en toda Empresa independientemente de la rama la que se dedique o el tamaño de la misma es el cambio y lo estático la excepción, por lo cual, debemos profundizar en la priorización de las actividades que generen valor agregado a nuestros procesos, tomando como indicador determinante el factor tiempo debido a que éste es un recurso no renovable, por lo tanto no se recupera.

Hoy día se opta por reaccionar ante situaciones de crisis, generadas por las debilidades y carencias que poseen las organizaciones acerca de las prácticas adecuadas de la planificación en todos sus niveles; estratégica, táctica y operativa.

La toma de decisiones efectivas juega un papel determinante en el camino a seguir en las organizaciones y está dirigido por un liderazgo estratégico, debido a la visión que debe poseer dicho perfil profesional, lo cual es clave fundamental para el desarrollo organizacional.

La idea central es resolver las situaciones urgentes, sin perder de vista las importantes, esto hace que las organizaciones sean inteligentes cuando quieren diferenciarse de la competencia, cuando existe organización y se establecen las prioridades para cada una de las actividades teniendo un enfoque centrado en el objetivo que perseguimos. Por otro lado no es recomendable resolver un problema, cuando se está consciente de que desencadenará más problemas en un futuro cercano, lo cual desatará una avalancha que no podremos controlar, entonces es cuando las organizaciones entran en crisis, por lo tanto se debe hacer un análisis exhaustivo para determinar la raíz o causal del problema, lo inmediato debe dar paso a lo perdurable y lo pasajero pasará a ser transcendental.

Análisis de factores importantes y urgentes según sus ejes

Beneficios del equilibrio entre lo Importante y lo Urgente

• Se sustenta y se mantiene en vigencia los valores y principios organizacionales en todos sus niveles.

• Prevé situaciones inesperadas a través de la aplicación de metodologías y herramientas de la planificación estratégica, táctica y operativa.

• Minimiza los costos fuera de presupuesto.

• Minimiza el estrés y la presión por la ejecución de actividades en un tiempo muy limitado.

• Fortalece el crecimiento y desarrollo organizacional, logrando que la Empresa se distinga de su competencia.

Concretando

En todos los niveles organizativos se debe desaprender a andar corriendo detrás de lo urgente, sustituyéndolo por la planificación en todas sus escalas (estratégica, táctica y operativa).

El deber ser es, que si se conoce de alguna situación que amerite nuestra atención, esta debe ser contemplada en la planificación para que la misma sea ejecutada con la asignación de los debidos recursos (humanos, financieros y técnicos), sin que esta deba afectar la ejecución satisfactoria de otras actividades (dar atención oportuna). Lo que realmente se debe atender fuera de la planificación son las situaciones de emergencia y sin embargo para éstas existen los planes de contingencia.

Si se aplica la relación de tiempo/actividades y el costo/beneficios de las mismas que fueron ejecutadas de forma planificada y las ejecutadas por urgencia, se puede establecer la medición comparativa, en la cual se mostrará la relevancia de lo que realmente es rentable y serán más notorios los beneficios de tomar y ejecutar las actividades en base a lo importante de una forma planificada.

Autora Ing. Mariana Medina – ingridmararrobacantv.net

Ing. De Sistemas, Universidad Politécnica Santiago Mariño. Gerente de consultoría organizacional-Inversiones Ingridmar, C.A. Especialista en planificación estratégica, gestión por procesos, sistemas, documentación y estructura organizativa. La Victoria, Estado Aragua.

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