Para planificar  un proyecto necesita estar seguro de que ha capturado todas las prestaciones y las tareas que componen el producto final en una estructura. Pida que su equipo enumere en un lapso de 10 – 15 minutos todas las tareas que se les ocurran y luego escríbalas.

Cuando usted logre obtener la opinión de sus trabajadores, escriba el resultado final del proyecto y colóquelo en la parte superior de la pared o en un tablero blanco. Por debajo del producto final publique la representación de los resultados clave. Por ejemplo, si va a implementar un nuevo software, el producto final sería “lanzamiento de software”, debajo de esta puede ubicar los resultados clave como “Personal capacitado” y “Software instalado”. Organice estas ideas a manera de jerarquía, como un organigrama.

Diagrama de precedencia o diagrama de flujo de trabajo

Después de que realice el  paso anterior, usted necesita ubicar el orden en que tiene que suceder lo planeado. Puede utilizar un poco de cinta o algún rotafolio y luego ubicarlo en la pared o en una pizarra. Ubique en la parte superior derecha de la pizarra o de la pared, la estructura de división del trabajo. Luego, tome la estructura de descomposición y colóquelas en el orden en que tienen que suceder.

Trabaje desde la izquierda hasta que haya asignado la dependencia entre las tareas y luego pueda ejecutarlas en una secuencia de izquierda a derecha. Finalmente dibuje flechas entre las tareas para unirlas, y asegúrese de que no hay ninguna tarea que se encuentre aislada.

Escriba todas las tareas en el software de planificación de proyectos, trate de seguir la secuencia lógica con que comenzó. Esto le permitirá vincular las tareas de modo que pueda reflejar con precisión la secuencia en el diagrama.

En este apartado cabe mencionar que su equipo de trabajo puede estimar el esfuerzo necesario para cada tarea. Una vez que ha hecho esto, el software de planificación calculará automáticamente el inicio y fecha de finalización, también podrá brindar una fecha exacta para la finalización del proyecto. En este punto la fecha final sólo puede lograrse si se dispone de suficientes recursos, es por esto que es sólo una fecha posible de finalización.

Luego de haber logrado con eficacia todos los pasos anteriores, es el momento de añadir recursos. Los recursos son por lo general los propios trabajadores, pero también pueden ser materiales, por ejemplo una máquina o un proceso automatizado.

Junto a cada tarea debe de introducir el nombre de la persona, máquina o proceso, que será responsable de la finalización de la tarea. Siempre que sea posible encargue a una persona determinada, esto le ayudará a rendir cuentas por el progreso y la gestión del trabajo mediante la producción de listas de tareas, calendarios y perfiles de carga de trabajo.

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