por  Luciana Romani

Desde Evaluando, hemos visitado a algunos vendors para que nos ayuden a esclarecer que se debe tener en cuenta en una implantación y les hemos preguntado acerca de la participación de los clientes en las mismas, las claves que la empresa usuaria debe efectuar para efectivizar la implementación, y por ende, que debe aportar el implementador para acortar el lapso de tiempo que media entre la selección y la salida definitiva en producción del software.

En principio es fundamental que los usuarios finales participen de las implementaciones…

¿Cuáles son las tres claves para que lo hagan?

Pablo Fernández, Director de Operaciones en Flexworld,  ha indicado que es importante entender que el usuario final nunca debe ser un convidado de piedra en la selección e implementación de un ERP y para eso hay que considerar premisas fundamentales:

1-     Involucrarlos desde el proceso comercial en la selección del ERP, participando en la elaboración de la lista de requerimientos al proveedor, y las presentaciones de producto.   Por lo tanto, deben ser participes de la decisión del ERP a implementar.

2-     Consultarlos acerca de  sus necesidades operativas y las oportunidades de mejora que vislumbra ante un cambio de sistemas. Esto implica, tomar decisiones sobre sus procesos y su forma de trabajo futura.

3-     Convencer al usuario que el cambio, implica una recategorización de sus tareas y un crecimiento profesional y personal.  El proyecto debe representar un estímulo y no una carga.

Si no se tienen en cuenta estas premisas, se corre un serio riesgo de que el proyecto fracase, o se convierta en algo tedioso y conflictivo por el miedo natural al cambio.

Vea el vídeo sobre las tres claves para que los usuarios participen de las implementaciones…

Gabriela Perret, Directora de Adonix, ha participado y manifestó que “la comunicación es un aspecto muy importante. Desde el inicio, hay que transmitir los objetivos y los beneficios del proyecto para que los empleados y la empresa sientan que el propósito de este cambio es para ellos, que tengan conocimiento de los beneficios concretos que se logrará con la implantación del sistema en la compañía y en qué medida va a mejorar sus tareas, informándoles regularmente sobre la marcha del proyecto y sobre la forma en que estarán implicados”. Además, se debe “implantar el concepto de aceptación al cambio, flexibilidad y toma de desafíos aprovechando todos los medios de comunicación. De esta manera, también se podrán escuchar las necesidades puntuales de cada empleado” y por último, “mantener a todas las partes informadas sobre los avances del proceso, es la mejor forma para lograr mayor involucramiento, compromiso y entendimiento total de lo el proyecto representa”.

Por su lado, Carlos Oettel, Director Comercial Cono Sur en TOTVS, responde que las tres claves son:

• Apoyo de la Alta Dirección de la Empresa.  EL usuario debe sentir que el proyecto, es un proyecto de toda la empresa y no sólo del área de IT.
• Tener bien definida las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proyecto.
• Planificación y Metodología de Trabajo.

¿Qué puede hacer la empresa usuaria para que la implementación sea más rápida?

Gabriela Perret de Adonix, indica algunos tips que la empresa usuaria debe realizar:

• Asignar los recursos y tiempos necesarios y ayudarlos a definir el correcto equipo de implementación.
• Que la dirección esté convencida de la prioridad del proyecto y que lo comunique al resto.
• Tener claro cuáles son los objetivos del proyecto, priorizar lo que sea clave para la compañía, lo  que impacte más rápidamente en los resultados.
• Priorizar los módulos o circuitos del sistema que aportan mayor valor al negocios.
• Tener un líder interno del proyecto por parte del cliente que lleve el control del proyecto y motive a todos los integrantes del equipo.

Por su lado, Pablo Fernández de Flexworld, señala que “es importante entender que un proyecto de ERP comienza desde la etapa comercial, y no a partir del momento que se firma el contrato. Por eso es muy primordial que durante esa etapa la empresa:

• Realice una lista de requerimientos clara para su futuro proveedor, y que brinde toda la información de sus procesos.
• Que exista un compromiso desde la dirección de la empresa hasta el último usuario.
• Cumplir el Plan de Trabajo según la metodología de implementación sugerida por el proveedor. 

Todo proyecto de ERP representa un esfuerzo adicional para la organización, y debe existir una firme voluntad de afrontar dicho esfuerzo y los cambios.

Todo lo que se planifique desde la etapa comercial, y en el inicio del proyecto, ayudará a una implementación eficiente y dentro de los plazos estipulados.

¿Qué puede hacer el implementador en su metodología para acortar el lapso de tiempo que media entre la selección y la salida definitiva en producción del software?

Vea el vídeo acerca de qué puede hacer el implementador para acortar tiempos en la implementación…

Carlos Oettel, de TOTVS, señala que “la principal causa de fracaso en los proyectos de ERP son por la falta de involucramiento de la empresa cliente. Atender en tiempo y en forma las tareas que están bajo la responsabilidad de los usuarios, facilita el cumplimiento al menos de los tiempos de implementación. 

Por otra parte, las empresas no deben inventar la rueda, deben adaptarse a las prácticas de negocio que no son su core y profundizar y modelar aquellos procesos que hacen de su negocio un diferencial con respecto a la competencia. Esto acorta sin dudas los tiempos de salida en productivo”.

Para Pablo Fernández, de Flexworld, el implementador, básicamente, debe tomar conocimiento del negocio de su cliente, y de sus procesos operativos.   El consultor de un ERP, además de ser un experto en la herramienta que está implementando, debe orientar a su cliente en la implementación.

Relevar, documentar, validar, y preparar el prototipo que permita un acuerdo con la empresa en cuanto a cómo se van a llevar sus procesos. 

Si el prototipo es exitoso el resto del  proyecto puede fluir dentro de los plazos establecidos en el Plan de trabajo.

Por último, Gabriela Perret, de Adonix, propone:

• Establecer fases y tareas a realizar con responsables y tiempos asociados.
• Definir puntos de control que permitan analizar el avance del proyecto.
• Establecer documentación que sirva de base para la ejecución del proyecto.

• Definir un comité de seguimiento de proyecto con los directores del cliente, proveedor y líderes del proyecto con el fin de minimizar riesgos y desvíos.

 Autor Luciana Romani de Evaluando Software

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