por Pablo Fernandez

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Generalmente las Pymes no cuentan con un departamento de sistemas, un área de consultoría especializada en la selección y administración de un proyecto informático, o un profesional que haya pasado por la experiencia de implantar un Sistema de Gestión (ERP) en alguna oportunidad, por lo cual es importante considerar una serie de premisas básicas para atenuar el impacto del cambio.

Causas del Cambios: Identificar las necesidades por las cuales es necesario realizar una implantación de un software, son las que definen los objetivos de la implantación de sistemas.  Los responsables de una empresa conocen los procesos y problemas críticos de la operación por lo que nunca, una implantación de sistemas debe carecer de un objetivo claro que los resuelva.

Podríamos nombrar innumerables causas que deberían promover un cambio, como mejorar la velocidad de atención de nuestros clientes; comprar a tiempo para evitar la inmovilización de stocks; cumplir con normas legales, contables e impositivas; apertura de nuevos mercados, etc.  Algo es seguro, el responsable de toda Pyme, sabe donde “le aprieta el zapato”, y cuando esto sucede, es el momento del cambio.  En ocasiones, la decisión no responde a problemas críticos actuales, sino que responden a una visión de futuro del negocio.

Para minimizar el impacto del cambio, lo primero es preguntarnos Por qué y Para qué, necesitamos implementar un software.

El Proceso de Selección del Software Correcto: El éxito de un proyecto informático depende de una correcta selección del software, por lo que a continuación, detallamos una breve guía:

  1. Identificar las Necesidades – Lista de requerimientos. Las causas que detallamos anteriormente que impulsan la búsqueda de un sistema de gestión, deben estar claramente documentadas para que los proveedores seleccionados, conozcan los objetivos de la implantación y lo que requerimos del software.
  2. Buscar el proveedor adecuado. Podemos recurrir a páginas especializadas, contratar una consultoría externa que colabore en la búsqueda, o “hacerlo en casa”, para lo cual, es importante que los proveedores cuenten con experiencia en nuestro segmento de negocios, y que cumplan con nuestros requerimientos de negocios y de proyecto.
  3. Solicitud de demostración. Debemos exigir que las demostraciones de los software seleccionados, estén orientadas a la Lista de Requerimientos que confeccionamos.
  4. Visita a clientes. Escuchar la experiencia de otras empresas que hayan implementado el software seleccionado, y de ser posible, dentro de nuestro segmento de negocios.
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Realizar un Proyecto Exitoso: Esto requiere el compromiso de toda la organización, y que nuestro proveedor entienda las causas del cambio y los requerimientos de la empresa, permitirá minimizar el impacto del cambio que generalmente, como todo cambio, suele ser traumático. Es importante considerar que la implantación exitosa de un sistema, no es exclusiva responsabilidad del proveedor, sino también de la Empresa.

Cumplir con los objetivos: Implica haber cubierto los requerimientos planteados al momento de tomar la decisión del cambio.  Es importante considerar que un proyecto de implementación de software no comienza en el momento que firmamos el contrato con un proveedor, sino como indicamos anteriormente, desde el momento en que notamos la necesidad del cambio o una mejora, incluyendo el proceso comercial de compra.

El impacto en la organización será positivo, siempre que llevemos adelante un proceso ordenado y que cumplamos con premisas básicas en la selección y desarrollo del proyecto.

Pablo A. Fernández

Director de Operaciones en Flexworld IT Solutions

pfernandez@flexworld.cc

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