¿Tienes tantas cosas para hacer que no sabes por dónde empezar?

Todos nos sentimos así a veces; tal vez la mayoría del tiempo. Cuando tenemos un montón de compromisos y responsabilidades diferentes presionándonos, es fácil congelarnos y no hacer nada en absoluto.

Es por eso que necesitas una lista de tareas pendientes y quizás aún más importante, tienes que trabajar en base a ella. Listar las cosas solo para despejar tu mente no es suficiente. Sin embargo, es un comienzo así que vamos a comenzar por ahí.

Te ayuda a:

• Vencer el agobio – Es más fácil tomar el control cuando puedes ver lo que realmente tienes que hacer, en blanco y negro
• Recordar todo – Puedes sacar todas esas pequeñas cosas de tu mente y ponerlas en un papel, para que no olvides nada importante
• Mantenerte en el camino – Para que no acabes perdiendo tu tiempo haciendo las cosas equivocadas

Ahora, si te pareces algo a mí, probablemente ya tengas mucha experiencia con listas de tareas pendientes en tu vida. Tal vez has escrito una lista cada Enero con cosas que realmente querías lograr ese año; sólo para descubrir que no has logrado ninguno de ellos para diciembre. O tal vez cada lunes por la mañana, escribiste una lista para la semana; sólo para descubrir que no la respetaste para la hora del almuerzo.

Por lo tanto, aquí tienes cómo crear una lista de tareas pendientes que realmente funcione para ti.

1. Escribe todo lo que esté en tu mente
Probablemente tengas un montón de cosas en tu cabeza en este momento: tareas para hacer, proyectos a completar, cosas que necesitas comprar, llamadas que hacer, y así sucesivamente.

Agarra una hoja de papel y escríbelo todo. Esto puede que te tome unos 10-15 minutos y puede que termines con una lista horriblemente larga. No te preocupes; no vamos a hacerlo todo a la vez!

2. Encuentra las tareas importantes
Mira tu lista y marca las cosas que sean importantes. Que pueden ser tareas críticas del trabajo, promesas que hayas hecho en casa, o cualquier cosa que te causara muchos inconvenientes si no se realizaran (como pagar tus facturas).

Depende de ti decidir que es lo que consideras “importante”; no es sólo sobre cosas del trabajo. Si realmente quisieras iniciar un blog, tomar clases de cerámica o practicar paracaidismo, eso también iría en tu lista de importantes.

3. Encuentra las tareas urgentes
Mira tu lista de nuevo, de ser posible con un marcador de color diferente. Esta vez, marca las cosas que sean urgentes. Estas pueden no ser tareas muy importantes, pero tienen que estar completadas dentro de los próximos días.

Tareas urgentes pueden ser cosas como devolver los libros de la biblioteca, hacer una llamada telefónica, mandar un e-mail o similar. De nuevo, te toca a ti decidir que se considera como urgente, tal vez quieras enfocarte en las tareas para el día siguiente o para la próxima semana.

4. Elige dos tareas importantes
Ahora, mira las tareas importantes. Elige:

• Una pequeña tarea pendiente para hacer hoy (como “terminar ese informe y enviárselo al jefe”)
• Una tarea de tamaño medio para hacer en algún momento de esta semana (como “escribir el primer capítulo de mi novela”)

Dependiendo de tu horario y del tamaño de las tareas, tal vez quieras elegir dos o tres tareas de cada categoría. Asegúrate de que las frases de tu lista de tareas pendientes sean  precisamente tareas concretas. “Informe” no es una tarea, “Escribir la conclusión del informe” sí lo es.

5. Agrega las tareas urgentes
Con suerte, no tendrás muchas tareas urgentes… pero incluso si te sientes abrumado por ellos, sigue siendo una buena idea poner tus tareas importantes en el primer lugar. (De esta manera, evitas crear una montaña de tareas que te mantengan eligiendo cosas urgentes en lugar de cosas importantes.)

Si puedes, entierra cualquier tarea que sea urgente-pero-no-importante, o consigue a alguien que te eche una mano con ellas.

Una vez más, asegúrate de escribir acciones concretas (sobre todo si vas a delegar).

6. Haz una lista de tareas pendientes cada mañana
Ahora que tienes una gran lista de tareas, es fácil mirarla cada mañana y decidir qué hay que hacer. Todos los días, elige de una a tres tareas importantes, y haz de estas una prioridad. Anota las tareas urgentes también, para no olvidarte de ellas.

Tu lista de tareas pendientes es una poderosa herramienta que te ayudará a evitar la dilación: si tienes una lista de tareas claramente definidas, te será muy fácil trabajar con ellas.

¿Escribes regularmente una lista de tareas pendientes? ¿Qué funciono (o no) para ti?

Escrito por Ali Luke. Ali escribe un blog, Aliventures, sobre llevar una vida productiva y útil (obtén el feed RSS aquí). Además de su blogs, también escribe la ficción, y está estudiando para una maestría en escritura creativa.

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