por Raúl Díaz Ochoa

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No es un lujo corporativo. Tampoco una moda ni una tendencia. Es una poderosa herramienta de gestión, capaz de contribuir al liderazgo, imagen, reputación, confianza y credibilidad en cualquier organización, independientemente su tamaño, sector o actividad.

La comunicación es vital en toda empresa, pero debe ser estratégica. Mensajes asertivos, claros, precisos, concisos y oportunos son un dogma, y la improvisación la principal enemiga. Algo más: es necesario desmontar el mito que comunicación es solo publicaciones periodísticas.

Si bien los medios masivos a menudo desempeñan un papel importante en el acontecer de las empresas, cada día ceden más terreno frente al poder de la comunicación cotidiana. Internet y las telecomunicaciones móviles han cambiado para siempre el panorama de las redes humanas y de las relaciones públicas, y esto ofrece grandes oportunidades a las Mipyme.

“Una comunicación fluida, bien estructurada, que combine el texto con imágenes es una herramienta vigorosa para cualquier organización”, afirma Ramón Salaverría, Ph.D en comunicación digital y reconocido investigador y director de proyectos periodísticos de la Facultad de Comunicación de la Universidad de Navarra.

Las empresas –advierte- no deben escatimar ningún esfuerzo en esta materia, empezando por la misma comunicación interna, donde muchas compañías fallan porque subvaloran su importancia, y solo acuden a ella en momentos de crisis.

La importancia del vocero

Cada organización debe tener claro qué comunicar y en qué momento hacerlo. Es importante construir mensajes que –si bien deben ser coherentes con la misión y la visión de la compañía- tienen que ser atractivos, interesantes y seductores.

Además del vocero titular de una institución, que debe ser el encargado de interactuar con los medios masivos de comunicación cuando le corresponda, cada integrante de la organización se convierte en un vocero de facto en sus círculos profesionales y personales más inmediatos.

“Es importante que los líderes de una organización tengan una formación en comunicaciones y que, adicionalmente, quienes tengan contacto directo con el público estén listos para manejar dificultades con los clientes, y así protejan la reputación corporativa”, afirma Myriam Ortiz Caicedo, gerente de Grupo 13 Comunicaciones, compañía que en los próximos meses cumple 18 años en el mercado colombiano.

Cada integrante de la organización debe contar con unas habilidades y herramientas comunicativas acordes con las necesidades de su posición y los retos de su trabajo diario, y por supuesto esto no sólo está relacionado con las interacciones externas o con la relación con el cliente, pues el trabajo en equipo que se realiza al interior de una organización requiere de unas destrezas de comunicación específicas.

“Las redes humanas de conocimiento constituyen un reto para las organizaciones de hoy, más aún en el caso de que sus integrantes están geográficamente distanciados. El éxito del trabajo de dichas redes depende en buena medida de la comunicación, y de la parte emocional de la comunicación, pues esto evidentemente trasciende la conexión electrónica o la administrativa”, explica Ulises Hernández Pino, Ingeniero en Electrónica y telecomunicaciones, candidato a Doctor en Educación de la Universidad del Cauca.

Siete recomendaciones

De acuerdo con lo anterior, se plantean siete consejos para aprovechar las posibilidades de la comunicación dentro de su empresa. En todo caso, asesorarse de profesionales y tener un área dedicada al tema dentro de su organización pueden ser medidas convenientes para obtener los mejores resultados.

1. Tenga claros los atributos de su compañía. Asegúrese de que sean pocos y de que estén alineados con su misión, visión y valores corporativos. Los atributos deben resumir la esencia de su institución, pero no pueden abarcarlo todo, es decir implican un ejercicio de priorización.

2. Construya unos mensajes corporativos que estén alineados con los atributos. Busque que dichos mensajes sean apropiados por todo el equipo de trabajo, desde los altos directivos hasta las personas de servicios generales.

3. Piense en lo visual. Garantice que la imagen visual de la compañía refuerce los atributos y los mensajes definidos. Nunca subestime el poder de lo gráfico y lo audiovisual.

4. Respalde los atributos. Diseñe mecanismos para que todos los integrantes de su equipo de trabajo y de su cadena de valor se familiaricen con dichos atributos. Esto implica ir más allá del discurso y respaldar cada atributo con hechos concretos.

5. Invierta en capacitación. Genere jornadas de capacitación permanentes, haciendo énfasis en las diversas habilidades comunicativas requeridas en los distintos niveles de la organización. Esto implica formación diferenciada para el equipo directivo, para el equipo de comunicaciones, para los equipos de ventas y de marketing y para los equipos de producción.

6. Tenga en cuenta los protocolos. Diseñe e implemente procesos o protocolos de comunicación que clarifiquen a los integrantes de la organización la manera como deberían darse las interacciones entre distintos niveles de la organización. No se trata de que estos lineamientos sean una prisión, sino todo lo contrario: que sean una base para interacciones asertivas y productivas.

7. La comunicación es estrategia. Diseñe y actualice estrategias de comunicaciones que se adecue a las circunstancias coyunturales. Los procesos y los protocolos pueden ser útiles durante largo tiempo, siempre y cuando sean permanentemente aterrizados al presente a través de una aproximación prospectiva.

Autor : Raúl Díaz Ochoa, consultor en Comunicaciones Estratégicas y Analista de Medios.

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