por Carlos Gonzal
Cuando una organización se plantea el reto de implantar algún cambio siempre se encuentra con la barrera de vencer el rechazo que todo cambio conlleva. Cuando hablamos de metodologías de desarrollo o gestión de proyectos, ese rechazo es, en muchas ocasiones, muy acusado, ya que puede hacer tambalear los bases de muchas creencias y nos podemos encontrar con las barreras de unos hábitos muy arraigados, muchas veces incluso adquiridos (no quiero emplear el termino aprendido porque presupone que se han inducido formalmente y no creo que sea el caso en la mayoría de las situaciones) antes de empezar la vida laboral.
Aunque lo parezca, por como he empezado este post, no quiero hablar de la gestión del cambio, si no como empezar dicho cambio. No sé si estaréis de acuerdo, pero en muchas ocasiones, siempre que una organización acomete un proceso de mejora, se embarca directamente en la frenética carrera de elaborar nuevos procesos, implantar nuevas herramientas y dar formación en ellas a las personas y equipos afectados.
Este enfoque, en mi opinión, no es correcto ya que adolece de fijar un punto de referencia sobre el que compararnos. Me explico. Al acabar la definición e implantación de los nuevos procesos ¿como sabemos si hemos mejorado? ¿tenemos la certeza de que los cambios han supuesto una mejora, y aquí está el punto clave, CUANTITATIVO sobre la situación anterior? Muchas veces contestamos a la pregunta de ¿hemos mejorado, somos más eficientes con el nuevo proceso? con percepciones y basándonos en “datos”, por llamarlos de alguna manera, CUALITATIVOS (muchas veces ni hay datos).
Y esto pasa porque antes de embarcarnos en la titánica tarea de cambiar o implantar un nuevo proceso, no hemos tomado la referencia numérica (cuantitativa) de donde nos encontramos para poder comparar con la nueva situación.
En el mundo de los procesos, al igual que cuando planificamos un viaje, no sólo es necesario conocer a donde quiero llegar (OBJETIVO) sino cual es el punto de partida (SITUACIÓN ACTUAL) para poder cuantificar si se han cumplido las expectativas creadas.
Y aunque esto parezca obvio, muchas veces he visto situaciones en las que queremos implantar una complejísima herramienta de gestión de proyectos para que nos “ayude” a medir nuestros proyectos (esfuerzo, duración, coste) y, mientras se implanta y aprendemos a usar dichas herramientas (en muchas ocasiones, hablamos de muchos meses), no hacemos nada, y estamos perdiendo un tiempo precioso de “medición”, de conocer realmente cual es nuestra foto actual y ver como va evolucionando con el paso del tiempo.
Para medir, por ejemplo la situación de nuestros proyectos, no necesitamos nada excesivamente complejo, una pequeña hoja excel donde podamos registrar dos o tres datos relevantes de nuestro proyecto (la foto inicial del proyecto en esfuerzo, duración y coste, y la foto final de los mismos parámetros).
De esta forma, paulatinamente y aunque sea de forma artesanal, podemos ir construyendo nuestro histórico de medición que nos permitirá entender mejor nuestra organización y, una vez que dispongamos de sistemas automatizados más complejos, podremos incorporar nuevos ratios y explotar y analizar la información en su conjunto. No es necesario esperar a tener la mega-solución de proyectos para poder empezar a medir.
En definitiva, y como conclusión, antes de embarcarte en complicados cambios de procesos, asegurate que lo que tienes está medido y registrado (aunque sea manualmente) para poder, más adelante, comparar: PRIMERO MEDIR Y LUEGO MEJORAR/CAMBIAR/EVOLUCIONAR/AUTOMATIZAR.
No lo olvides, para mejorar primero hay que medir, así que ¿a que esperas?
Autor: Carlos Gonzal
Fuente: LiderarProyectos.com
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