por Luis Caballero Reyes

De acuerdo a la definición que se encuentra en la Ley del Sistema Nacional de Presupuesto, “El presupuesto constituye el instrumento de gestión del Estado para el logro de resultados a favor de la población, a través de la prestación de servicios y logro de metas de coberturas con eficiencia y eficacia por parte de la Entidades. Asimismo, es la expresión cuantificada, conjunta y sistemática de los gastos a atender durante el año fiscal, por cada una de la Entidades que forman parte del Sector Público y refleja los ingresos que financian dichos gastos”.

Como se desprende de esta definición, el presupuesto tiene una dimensión referida a los gastos a atender en el año fiscal y a su financiación, y una segunda dimensión referida a las metas de resultados a alcanzar y a las metas de productos a lograr con dicho presupuesto.

El jefe y el presupuesto

Aterrizando un poco estos conceptos con el quehacer de un Jefe, como responsable de una unidad organizacional, que tiene metas de productos y resultados establecidos que debe cumplir y que tiene que procurar el facilitar a sus colaboradores las herramientas necesarias para que realicen sus labores con normalidad, diremos que como parte de esta función de facilitación, el Jefe debe coordinar con las unidades de soporte y apoyo (USA) la atención del personal, los bienes y servicios, los fondos, la infraestructura y el equipamiento necesarios, en forma oportuna, en la cantidad y el nivel de calidad requeridas.

Pero, ¿cómo y cuándo hace conocer a las unidades de soporte y apoyo dichos requerimientos?. Y, las unidades de soporte y apoyo, ¿cómo saben si cuentan con el financiamiento para realizar estas contrataciones?. Aquí entramos al ámbito del proceso de la presupuestación.

Proceso presupuestal

Muchos Jefes creen que el momento de solicitar sus requerimientos a las USA es de inmediato los conocen; y, que las USA deben atenderlas en forma inmediata de comunicadas. Esto no es así, ni aquí, ni en el Perú, ni en Australia. Existen varios sistemas administrativos que convergen a la vez para poder atender dichos requerimientos: Sistema de Presupuesto, Sistema de Recursos Humanos, Sistema de Contrataciones y Adquisiciones, Sistema de Tesorería, Sistema de Inversión Pública, entre otros, cada cual con procesos, tiempos, actores y resultados distintos.

Es importante resaltar que para que una Entidad pueda realizar alguna obligación contractual (ejecución), debe primero asegurarse que cuenta con los créditos presupuestarios respectivos en el presupuesto aprobado debidamente financiado (programación). Y esto se realiza a través del desarrollo de las fases del proceso presupuestario.

Entonces todo jefe debe tener conocimiento de dicho proceso, para poder asegurar que sus requerimientos vayan a ser atendidos.

En el cuadro siguiente, se mencionan las fases del proceso presupuestario y se describen someramente:

Este proceso es interactivo, donde la evaluación de un periodo sirve como insumo para la fase de programación del siguiente ejercicio. Asimismo, como el presupuesto es una herramienta flexible, en la fase de ejecución pueden presentarse situaciones que generan modificaciones de metas y presupuesto que originan cambios en el presupuesto inicialmente aprobado.

Con estos conceptos, el Jefe ya puede acercarse a la respuesta a la pregunta anterior.

• Es en la etapa de Programación donde los jefes, considerando las metas que allí se le establezcan, deben solicitar todas sus necesidades de recursos humanos, bienes, servicios, equipamiento e infraestructura para cumplir dichas metas. La etapa de programación se lleva a cabo en la Entidad Pública durante los meses de mayo-junio de cada ejercicio.
• Y es en la etapa de Ejecución, donde las USA, con la información de la programación y luego de aprobado el presupuesto institucional, llevan a cabo los procesos de adquisiciones y contrataciones necesarios para atender los requerimientos de las unidades organizacionales.
• Si durante el ejercicio, se presentará a los Jefes nuevas metas a cumplir y por ende requieren de mayores o nuevos requerimientos de recursos, siendo el presupuesto una herramienta flexible, los jefes deben solicitar a las USA se programen mayores créditos presupuestales, lo que conllevará posiblemente a una modificación en el presupuesto institucional, para a partir de la aprobación de la misma, se puedan ejecutar los procesos de adquisiciones y contrataciones requeridos. Aquí se deben considerar los tiempos de los otros sistemas que convergen en dichas atenciones, como factor para determinar la oportunidad de la atención del requerimiento.

Esto que es fácil de entender, requiere de una interiorización por parte del Jefe. En principio, debe aceptar que es el dueño de su presupuesto; que debe involucrarse en su programación, no solo de las metas a alcanzar, también de los recursos con los que alcanzará dichas metas; debe hacer seguimiento a la ejecución de lo programado; debe solicitar con la debida oportunidad los nuevos requerimientos; debe generar iniciativas de gasto; y, es responsable del cumplimiento de su presupuesto.

En resumen, la programación es una fase del Sistema de Presupuesto, a la cual los jefes deben dar suma importancia si quieren que su función de facilitación de los recursos a sus colaboradores, les permitan cumplir con sus metas.

Asimismo, de una buena programación presupuestal que realice el Jefe, depende en gran medida los niveles de eficacia y eficiencia que alcance.

¿Cómo se realiza una buena programación presupuestal?. Es una respuesta que merece mayor espacio, por lo que la dejaré para otra oportunidad.

Autor Luis Caballero Reyes – lucare57@yahoo.es

Especialista en Presupuesto Público por la CGR, Diplomado en Gestión Pública por la Universidad Pacífico, Diplomado en Habilidades Directivas por la Universidad de Lima, Lic. en Administración por la Universidad Inca Garcilaso de la Vega. Jefe de Presupuesto en institución pública (2006-2013).

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