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por Berto Pena
Siempre he hecho planificación semanal pero mi convencimiento y pasión por este potente hábito personal ha ido creciendo en los últimos dos años. Dado que mis trabajos han ido aumentando en complejidad y volumen, he tenido que reforzar una “herramienta” que, bien utilizada, facilita y aligera una barbaridad el trabajo diario.
La planificación semanal complementa la diaria. Tiene otra duración, propósito y enfoque. Te fijas en ciertas cosas y las miras de un modo distinto, “desde un poco más arriba” que en la planificación diaria.
A lo largo de todos estos años, esos 20 minutos semanales me han ayudado una barbaridad en mi trabajo. Porque me ayudan a conocer por adelantado para anticiparme. Personalmente la hago los viernes, generalmente a mediodía (salvo que algún curso me lo impida).
Las claves de mi planificación semanal (de mi anticipación) son estas:
Anticiparte a tus tareas clave
Hacer esa “foto” por adelantado te permite localizar antes las tareas que van a marcar los resultados y objetivos de tu siguiente semana. Eso hace que tomes conciencia de su peso, empezando a vigilarlas, cuidarlas y situarlas en los mejores momentos. Incluso antes de ponerte con ellas, ya las estás haciendo bien.
Anticiparte a las fechas límite
Una fecha de entrega o límite “mal vigilada” es una futura urgencia que vas a generar para ti o para otros. Sin embargo, si eres consciente de ellas, si vas por delante de las fechas, las posibilidades de despiste casi desaparecen. No basta con saber lo que hay que hacer, hay que saber cuándo.
Anticiparte a la carga de trabajo
Hay que “pesar” todas las tareas pendientes. No para agobiarte sino para comprenderlas. Esto te permite organizarlas y distribuirlas con mayor eficiencia durante todos los días de la semana. La planificación semanal te da perspectiva y lucidez para programar y balancear todo lo que tienes que hacer. Tu semana nacerá más equilibrada.
Anticiparte a lo que necesitarás
Muchas de las cosas que harás la semana que viene requerirán información, detalles, instrucciones, algún documento… «¿Lo tengo todo?» Si no es así, el viernes es un momento perfecto para anticiparte, pidiendo por correo para así tenerlo listo cuando llegue el momento.
Anticiparte al próximo lunes
El trabajo de preparación del viernes te permite decidir cómo empezar la próxima semana. Hace que empieces el lunes al 100%, desde el minuto 1. No hay vacilación y el arranque de tu semana (el momento más importante, por cierto) se hace con una o dos marchas más de velocidad. No llegas y te sientas a pensar cómo organizarte. Llegas y empiezas.
Anticiparte a futuros errores
La planificación no es sólo enfocar los próximos días sino también ver cómo lo has hecho. Yo la entiendo también como un ejercicio de autoevaluación. Esto te permite detectar errores en tu flujo de trabajo, tics improductivos que hay que atajar, rincones que debes mejorar, hábitos a corregir,… Si no te paras a ver lo que va mal, ¿cómo vas a mejorar?
El trabajo, nuestro trabajo, ya es duro de por sí. Y cada vez más. ¿Qué tal si lo hacemos un poco más fácil? La planificación semanal (y otros hábitos de Productividad Personal) te permiten tomar el control de lo que haces. Ir por delante de tus objetivos, proyectos y tareas. Ir por delante, en lugar de perseguirlos. Anticiparte.
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La inteligencia interpersonal es la madre de la comunicación. Relacionarse con otras personas no sólo es hablar y hacer gestos. Todos sabemos que existen personas que manejan la comunicación como un verdadero arte y que con su sólo dominio han conseguido mucho éxito. Son personas con mucho carisma que saben trasmitir sus ideas, trasmitir sus sueños y hacer que la gente quiera hacer lo que ellos consideran correcto. |
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La gran mayoría no nacemos con esa estrella, pero existe una buena noticia, podemos aprender a comunicarnos de una manera excelente y llegar a ser tan buenos expositores de nuestras ideas como estos grandes hombres. Descubrimientos recientes en neurolinguística e inteligencia emocional, han logrado técnicas de resultados sorprendentes y que pueden convertir a una persona normal en un excelente comunicador y orador. Con la comunicación se trasmite, además de conocimientos, sentimientos y principios de una persona. En ocasiones los oradores que proyectan sentimiento y emociones conmueven de una manera espectacular a sus oyentes. El arte se aprende, pero debemos estar conscientes de aprender, debemos querer aprender y debemos aprender a aprender y aprender a desaprender. Este complicado juego de palabras se basa en lo que llama Covey ser proactivo: ser dueño de su vida y de sus actos y querer verdaderamente influir en la vida y no pasar por ella sin vivir. Existen muchos factores clave de éxito en el proceso de la comunicación: Muchos autores reconocidos han tratado este tema, con variados conceptos y métodos. Queremos en este trabajo hacer un resumen de todas estas ideas para tratar de encontrar un método que nos lleve a hincarnos en este fascinante arte: – Todo comienza con el respeto que merece tu oyente. Ya sea un individuo o un auditorio, él es una persona importante y espera que se respete su punto de vista. – Después sigue el impacto que consigas al dar tu información, siempre debes comenzar con algo sorpresivo, algo fuera de lo común. En el mundo de hoy, existe un bombardeo constante de información, sólo aquel que se destaca puede llegar más rápido a su target. – Tu auditorio sólo se interesará en tu idea si esta presenta algún beneficio. Comienza con las ventajas. Después de tener la atención de tu oyente no desperdicies energía con conversaciones inútiles. Trata de trasmitir tu idea con claridad, para que los demás te comprendan. Siempre asegúrate que has sido totalmente entendido, haz preguntas para confirmarlo, he aquí unos de los principales problemas de la comunicación, la persona esta seguro de lo que dice, pero no esta seguro de que lo que dijo fue lo que entendió la otra persona.
– Al exponer tus ideas hazlo en forma segura y con calma, no uses palabras que indiquen inseguridad. No hables de temas de poca importancia, ni distraigas la atención de tu oyente; usa palabras que creen realidad y generen acción. – Después de tu exposición tu oyente querrá detalles, mostrará obstáculos o simplemente rechazará de plano tu idea. Debes escuchar con atención para identificar necesidades; este método se usa mucho en los procesos de venta: escuchar las necesidades de los clientes, vencer los obstáculos. – No caigas en la tentación de prometer lo que no puedes conseguir, debes mantener tu credibilidad intacta. – Cuando la persona apruebe tu idea no sigas hablando, esto es una venta cerrada. Esta idea que acaba de comprar tu oyente es una relación ganar – ganar, nunca uses tu poder de influir en la demás personas para buscar sólo tu beneficio personal. – Cultiva las relaciones personales, no te conviertas en ermitaño. – Usa la asertividad y empatía como principios fundamentales. Desarrolla tu maestría personal, que se define como la capacidad de generar energía y de canalizar las fuerzas emocionales hacia el cumplimiento de objetivos comunes. Tú puedes conseguir el dominio total de este arte apasionante, el arte de la comunicación. Editor |
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