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Por: Mildre Jimena Gutiérrez
Dotar a una empresa de todos los recursos necesarios para ofrecer un bien o servicio y optimizarlos es una estrategia clave para planear, organizar, dirigir y controlar una empresa.
Todas las organizaciones cuentan con una misión, visión, valores, principios, políticas y estrategias que le permiten diferenciarse en el mercado y acoplarse a una estructura en la cual la administración podrá funcionar eficientemente.
Es importante organizar la empresa con el fin de lograr las metas propuestas. Esto implica realizar un esquema que refleje donde esta la parada, quien la lidera, quien la apoya y hacia dónde va.
Este debe ser un instrumento formal que conozcan todos los miembros de la organización, con el fin de que reconozcan la importancia de sus respectivos cargos.
Los siguientes aspectos se deben considerar en una organización:
- Tener claro el objetivo de la organización.
- Contar con una estructura u organigrama.
- Identificar el grado de responsabilidad de quienes ejercen como autoridad.
- Delegar la autoridad de forma descendente.
- El trabajo debe ser realizado por personal competente, con cargas bien distribuidas.
- La importancia de que los empleados reciban ordenes de un solo jefe.
- El respeto de los jefes por sus colegas a cargo de otras áreas.
- Dotación de elementos tecnológicos, espacios y demás implementos necesarios para desarrollar procesos eficaces.
Todas las organizaciones se crean con un objetivo, satisfacer una o varias necesidades de los clientes. Este motor que impulsa una idea hace que el trabajo y esfuerzo continuo de todo el personal que está en la estructura organizacional se vea reflejado en la rentabilidad.
La responsabilidad de quienes ejercen como autoridad, implica que quienes toman la decisiones además de asumir la responsabilidad de ellas, también ejercen la autoridad para que las tareas se realicen de forma adecuada o para que se implementen nuevos proyectos que beneficien la organización.
La delegación de autoridad debe ser descendente, es el caso de un empleado que ocupa cargos de responsabilidad y por razones ajenas requiere ausentarse de la empresa. Se podrá delegar a un empleado de menor rango que por su desempeño demuestre que realizará un trabajo igual o mejor que el del jefe, con esto se incentiva a los empleados y de acuerdo a su desempeño serán tenidos en cuenta para futuros puestos.
El trabajo debe ser adecuado y con las cargas bien distribuidas, teniendo en cuenta la estructura de la organización para ubicar así al personal calificado en el área correcta o de su especialidad, para obtener óptimos resultados.
Es importante que los miembros de la organización conozcan la estructura y sepan quién es el jefe directo de cada área, quien les resolverá sus inquietudes. No es recomendable acudir al director general, pues pasaría por alto la autoridad de su jefe directo y será responsabilidad del empleado responder con eficiencia las órdenes dadas por su jefe de área y no ante otros.
Para que la estructura cumpla las funciones esperadas se requiere que la organización dote a las plantas y al personal de herramientas necesarias que le permitan a los empleados realizar un trabajo eficiente y oportuno.
“La estructura organizativa, es la configuración de un esquema formal, en el que se toman en cuenta todos los procesos de ejecución, procedimientos y relaciones que pueden existir dentro del grupo humano, considerando para ello todos los elementos materiales para el logro de los objetivos, las diferentes tareas en que se divide el trabajo y su correspondiente coordinación.”
Tipos de organigramas:
Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad; cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.
En resumen como lo menciona el autor del libro Teoría y Diseño Organizacional cuando se realiza el proceso de planeación de la estructura organizacional se debe tener en cuenta los siguiente:
- Escribir la misión o propósito de la organización.
- Describir cuales son las tareas específicas que se deben realizar para cumplir la misión.
- Con base en los detalles específicos del punto anterior, desarrollar un organigrama con cada puesto de trabajo y la tarea específica que desarrollará cada miembro del equipo.
- Realizar una posible expansión del negocio con otro organigrama que contenga más cargos contemplando la posibilidad de tener más locales.
- Describir cómo se controlan los locales.
- Pensar a futuro con una expansión de la empresa cuales seria los problemas a resolver en cuanto a estructura organizacional.
Autora Mildre Jimena Gutiérrez
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