por Perla Jáuregui Aguayo

De manera introductoria en este ensayo usted podrá conocer acerca de los orígenes de los manuales administrativos, los usos que se les asignaron, las primeras apariciones que tuvieron como tal, el concepto básico de lo que es un manual y un manual administrativo desde el punto de vista de un autor reconocido en ese ámbito, así como el objetivo de su creación remontada en años anteriores.

Podrá estudiar los distintas clasificaciones existentes de dichos manuales, las partes que los componen con una breve descripción de cada uno de ellos para comprenderlos mejor, de igual manera, podrá analizar las ventajas e importancia que tiene el poseer un manual administrativo en una organización, no sin antes conocer las etapas que se deben de seguir para su elaboración de manera minuciosa, llevándolo de la mano en el entendimiento de la información.

Esto es realizado con la finalidad de que usted como lector pueda redactar un documento que le servirá de apoyo en el manejo de personal, evitará ineficiencia en productividad, redundancia en las actividad y funciones que opera su empresa, así como el que sus empleados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles en la organización.

Los manuales administrativos

“El uso de los manuales administrativos (basados en los registros antiguos), data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante éstos que se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en combate…” (Terry, 1993)

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; estos intentos carecían de un perfil técnico, no contaban con un formato preestablecido, simplemente, indicaban las estrategias a realizarse en un combate, pero establecieron la base para los mismos.

Estos primeros modelos que se generaron contenían cantidad de defectos técnicos, pero sin duda alguna, fueron de gran utilidad para el adiestramiento del personal de nuevo ingreso.

Con el paso de los años, los manuales se adaptaron a las necesidades de cada empresa para ser más concisos, claros, prácticos y con mejores argumentos que pudieran orientar al nuevo trabajador sin caer en redundancias e ineficiencias en sus labores.

En el presente ensayo pretendemos analizar minuciosamente ¿Cuáles son las ventajas de contar con manuales administrativos dentro de una empresa? Un manual es un documento que te dice paso a paso cómo realizar una actividad, pero entonces, ¿Qué es un manual administrativo? Un autor reconocido en la administración señala que “…son registros escritos de información e instrucciones que conciernen al empleado y

pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”. (Terry, 1993). De esta manera reforzando lo que menciona el autor, son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institución; concentran información amplia y detallada acerca de las bases jurídicas, atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, grado de autoridad, responsabilidad, funciones y actividades y estos reflejan a la empresa de manera general.

Existen diversos tipos de manuales clasificados, primeramente se encuentran los que están de acorde a su contenido como los Manuales históricos, Manuales de organización, que se dividen en General y específico de Organización, también se derivan los Manuales de políticas y Manuales de contenido múltiple, pero de igual manera existen manuales por su función específica, tal es el caso de los que se elaboran según las necesidades de cada departamento, como compras, ventas, producción, finanzas, entre otros, de igual manera se mencionan los Manuales de procedimientos, integrados por Generales y Específicos, están los Manuales de personal que como los anteriores, también se agrupan en General de personal y Específico de reclutamiento y por último se encuentran los Manuales específicos de auditoría interna.

Eso fue un panorama general acerca de cómo se agrupan los manuales administrativos, y para eso daremos una breve referencia de lo que son cada uno; el Manual de Historia tiene como propósito proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

En cuanto al Manual de Organización es un documento normativo que permite conocer la estructura orgánica de la empresa en su conjunto o parte de ella, además define concretamente las funciones de cada una de las áreas que integran la institución. Éstos a su vez se desglosan en dos tipos que son el Manual General de Organización (Reflejan la estructura orgánica a partir del primer nivel), y el Manual Específico de la Organización (Comprende las funciones y responsabilidades de un área específica).

Los apartados que debe contener este manual son:

• Portada
• Índice
• Presentación
• Antecedentes
• Marco Jurídico
• Atribuciones
• Estructura Orgánica
• Descripción de Puestos
• Directorio
• Firmas de autorización

El Manual de políticas contiene una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

Un manual de procedimientos es el documento administrativo integrado por un conjunto de procedimientos interrelacionados que pueden corresponder a un área o a la totalidad de una dependencia. Sirve de guía (de cómo hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientarlo en caso de que sea de nuevo ingreso. Su implementación aumenta la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos prescritos al realizar su trabajo.

Los lineamientos que deben contener los manuales de procedimientos son:

• Carátula del manual
• Contenido del manual
• Documentación de aprobación técnica y registro del manual
• Documento de actualización
• Introducción del manual
• Objetivo del manual
• Portada
• Índice del procedimiento
• Objetivo del procedimiento
• Normas de operación
• Descripción narrativa del procedimiento
• Diagramas de flujo
• Anexos (Formatos o instructivos de llenado)
• Glosario
• Participantes en la elaboración del manual
• Directorio

Éstos se desglosan en el Manual general de procedimientos que menciona los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de generar una línea de acción uniforme. Y el Manual específico de procedimientos que consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo.

El manual de contenido múltiple consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede interrelacionar dichos conceptos, debiéndose separar en secciones.

El Manual de producción abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos para lograr su mejor y pronta solución.

El Manual de compras define el alcance de las compras y los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

El Manual de personal abarca el General de Personal que contiene una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal, menciona aspectos como el reclutamiento y selección de personal. Y el Manual especifico de reclutamiento y selección se refiere a una parte de un área específica (el personal) y contiene toda la información respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.

El Manual específico de auditoria interna agrupa los lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, (auditoria interna en forma particular).

Un autor reconocido en ámbitos administrativos señala “Muchos patrones sienten que es importe darle a los empleados información con respecto a la historia de la compañía comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actuales”. (Terry, 1993)

Como analizamos anteriormente, siempre existe un tipo de manual según las necesidades de la empresa, ya sea de manera general o específico, sin embargo, es muy importante contar con ellos, porque nos permite instruir y proporcionar información referente a la organización a nuestros empleados de nuevo ingreso en la realización de sus actividades, así como el evitar la ineficiencia de los mismos.

¿Y qué ventajas nos proporciona a nosotros como empresa contar con ellos?, bueno simple y sencillamente las mencionaremos a continuación:

• Logran y mantienen un plan de organización.
• Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles en la empresa.
• Facilitan el estudio de los problemas de organización.
• Sistematizan la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones en la organización.
• Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
• Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.
• Ponen en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
• Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
• Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
• Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
• Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
• Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
• Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
• Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado.
• Sirven como base para la realización de estudios de métodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias.
• Auxilian en las labores de auditoría administrativa.

Como ya se mencionaron anteriormente, contar con ellos es fundamental, ya que nos sirven de apoyo y brindan soporte a la estructura de la organización.

Pero para elaborarlos es necesario ejecutar ciertas etapas que nos permitirán obtener de manera óptima un manual administrativo sin importar el que fuere, entre esas etapas están, el estudio preliminar que es lo primero en realizar, ya que con esto podemos conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.

Posteriormente se realiza la recopilación de la información, el cual consiste obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de cómo se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento y para recopilar dicha información se hace uso de diversas técnicas, como la investigación documental que es la revisión de los archivos de la institución, la observación directa que es ver de manera presencial cómo se ejecutan las actividades en la empresa, la encuesta que es un cuestionario aplicado a los empleados y por último la entrevista, la cual nos permite interactuar a través de una serie de preguntas con los altos directivos de la organización.

Una vez concluida esta etapa se procede a registrar la información, en donde registramos los hechos aplicando un criterio de discriminación.

La integración de la información consiste en el orden y sistematización de los datos a efecto de poder efectuar su análisis.

Y la última etapa que es propiamente el análisis de la información que es el estudio de cada uno de los elementos que integramos en la fase anterior, al finalizar esto, obtenemos el diagnóstico que refleja la realidad de la empresa, procedemos entonces a solicitar la publicación del contenido, para dar a conocer los objetivos y funciones de manera general de la organización, así como las bondades que resultan al elaborar manuales administrativos para una empresa.

Conclusiones

Como último punto podemos concluir que los manuales administrativos nos proporcionan aspectos positivos por el hecho de contar con ellos, un gran problema con las pymes actualmente es que no se enfocan en la creación de los mismos, dejando pasar de esta manera, las muchas ventajas y beneficios que nos brindan al tenerlos en una organización.

Nos damos cuenta que dichos manuales tienen una gran importancia, porque son instrumentos útiles en la capacitación del personal, aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos entre los diversos puestos que existen en la empresa, ya que todas las responsabilidades y objetivos a seguir se encuentran determinados por escrito, haciendo más eficiente al personal dentro de la organización.

Breve reseña del tema

Los manuales administrativos son registros escritos de información que pueden ser utilizados para orientar a un empleado, concentrando de manera detallada sus bases jurídicas, datan desde la segunda guerra mundial, existen manuales generales y específicos que constan de una serie de lineamientos, se elaboran mediante cuatro etapas y nos proporcionan ventajas en la capacitación de personal de nuevo ingreso.

Autora Perla Jáuregui Aguayo – perlaa_piscis@hotmail.com

Estudiante de la Licenciatura de Administración de Empresas en la Universidad del Sur. Diplomado en cultura financiera, cursos y talleres de nómina integral.