por Pedro Bartak

Definición del Sistema de Control de Gestión: 

El sistema de control de gestión es un proceso compuesto de diferentes elementos que implican a toda la organización, cuyo objetivo final es dar información para poder controlar la gestión de la empresa, debe permitir conocer cómo, cuándo y dónde se han empleado todos los recursos de la empresa, puestos a disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los objetivos previstos.

Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy bien definidas mediante las funciones y tareas a realizar por cada responsable. El sistema de control de gestión es un proceso integrado o suma de varios componentes, no es un sistema aislado del conjunto de la empresa, y todo el personal estará implicado en su funcionamiento, lo que requiere un enfoque sistémico, desde la dirección hasta los sectores operativos.

Detalle de los 22 componentes del Sistema de Control de Gestión:

1)      Definición del control de gestión en la empresa, lo que implica instalar una fuerte cultura de control.

2)      Realización de la planificación estratégica a largo plazo y tener la visión suficiente, para percibir con claridad los objetivos y metas a lograr. 

3)      Debe existir un responsable del control de gestión o Controller en lo posible aislado de los sectores operativos a controlar. Se recomienda, en este caso, una posición de tipo “staff”.

4)      Se debe poder diseñar un plan de cuentas y unos centros de costos e ingresos que satisfagan el sistema de información y que sean herramientas útiles para efectuar el control.

5)      Debe existir un mínimo sistema de control interno que asegure la validez de las operaciones y evite errores de cualquier tipo y defraudaciones.

6)      La actividad de la empresa se debe sustentar en un sistema informatizado integrado que sirva para gestionar las operaciones de las diferentes áreas.

7)      Deben existir sistemas de protección de la información y de seguridad informática, pero con el cuidado de evitar el acceso de personas no autorizadas y minimizar los riesgos de adulteración de los datos.

8)      Evaluación y conocimiento de los riesgos fiscales.

9)      Aplicación y utilización de técnicas de benchmarking, para compararse y aprender de los mejores.

10)  Existencia de un sistema de costos eficaz, orientado a reducir los costos, mejorar la información y facilitar un control eficaz.

11)  Control de los costos de calidad y de no calidad. Los primeros son los costos invertidos en mejorar la calidad. Los segundos representan los efectos directos e indirectos de la mala calidad.

12)  Control de costes medioambientales.

13)  Deben existir planes de control y reducción de costos y de desperdicios de todo tipo.

14)  Debe existir un sistema de detección de riesgos en la empresa que además aporte planes de minimización de los mismos. En este tema, es fundamental, la implementación de una cultura preventiva.

15)  Debe existir un presupuesto que incluya: un sistema de confección, discusión y aprobación del mismo.

16)  Debe existir un eficiente sistema de control de ejecución presupuestaria.

17)  Debe existir un sistema que detecte cuáles son los aspectos clave a medir de la empresa. Estos serán los aspectos prioritarios, para analizarlos y construir, con ellos, los indicadores.

18)  Debe existir un conjunto de indicadores de control de gestión por áreas o responsables, que deben ser claros, objetivos, oportunos, consistentes, coherentes y significativos.

19)  El sistema de reporting de control de gestión debe estar compuesto de todos los elementos necesarios para comprobar el estado de la empresa y el cumplimiento de los objetivos fijados. El Balanced Score Card, es un muy buen ejemplo de lo mencionado.

20)  Se debería poder implantar un sistema de retribución variable totalmente integrado con el sistema de control de gestión, que premie los mejores desempeños y eleve la motivación e iniciativa del personal.

21)  Debe de estar definido y documentado todo el proceso de cierre mensual. Además, debe estar listo en una fecha adecuada y preestablecida.

22)  Debe de estar implementado un sistema de análisis del reporting de control de gestión. Esto ayudará a elaborar un diagnóstico más exacto y, por lo tanto, establecer las acciones necesarias a realizar.

Conclusión:

Como se observa en el texto, son muchos los temas que se deben considerar con profundidad, para obtener un Sistema de Control de Gestión Integrado, eficiente y vinculado con la estrategia.

En caso contrario, solamente estaremos dilapidando esfuerzos, recursos y costos,  sin lograr los resultados pretendidos, del proceso.

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