Con frecuencia, se presentan factores que inciden en la pérdida de tiempo y se evidencian bajos resultados en lo planeado para ejecutar durante el día y se plasman en proyectos futuros. Expertos de Colsubsidio elaborar una serie de tips para que su recurso más valioso no entre en el complejo mundo de lo inocuo.
Algunos de los robatiempos estos son, según Colsubsidio: visitas inesperadas, no delegar tareas que pueden hacer los demás, desorden en el puesto de trabajo, distracciones visuales y auditivas, trámites innecesarios y excesivos en la obtención de datos, retardo en la entrega de informes por detenerse en minucias que no aportan valor al producto final, no terminar las tareas completas, ausencia de información necesaria en el trabajo, uso inadecuado de los chats, correo electrónico y teléfono, entre otros.
Es preciso encontrar un método que contribuya a que la administración del tiempo refleje las prioridades y que no evidencie la falta de productividad.
Para manejar el tiempo adecuadamente, varios expertos recomiendan, lo siguiente, según la caja de compensación familiar:
• Hacer una lista y establecer las tareas según las prioridades, después de registrar cómo es la rutina diaria.
• Detectar y organizar las labores de este modo:
a. Urgentes relacionadas con la empresa. Situaciones apremiantes que deben ser atendidas en primera instancia. Por ejemplo: concretar algún negocio o solicitar información relevante para tomar alguna decisión.
b. Básicas de la organización. Responder correos que no tienen premura y hacer informes para el final de la semana son algunos ejemplos.
c. Actividades que hacen perder tiempo. Hay que analizar las personas y las cosas que hacen perder tiempo o que toman más del que realmente se necesita. Por ejemplo: la atención de proveedores que llegan en horas y días diferentes. Es aconsejable tomar un día para atenderlos.
• Identificar las horas en que se tiene mayor productividad. Cada persona tiene momentos del día en que tiene más energía y disposición para desempeñar su trabajo. Esperanza Hinojosa recomienda que en estos casos se realicen las funciones más prioritarias. Programar el horario es importante y, por ende, la organización diaria de la agenda es primordial.
Así mismo, la prevención de las circunstancias que puedan afectar el desarrollo de los planes es básica porque de esa manera se pueden tomar las medidas necesarias para solventar los imprevistos. Se sugiere emplear algunos de estos recursos para dicha situación:
• Escribir y tener a la vista las metas para evitar que la inmediatez atente contra la trascendencia.
• Dividir los grandes objetivos en pequeñas metas posibles que hagan disfrutar la situación en el momento indicado.
• Establecer el inicio y la finalización de las actividades cotidianas. De esta manera, no dejará tareas inconclusas.
• Empezar las tareas más complejas y/o menos placenteras.
• Organizar las prioridades y respetar lo que se ha dispuesto. Esto deben conocerlo las personas con las que se trabaja, porque de esta manera sabrán en qué momento pueden hacer interrupciones.
• Evitar la confusión de reuniones de trabajo con reuniones sociales.
• Administrar el tiempo para navegar por Internet. Su buena administración es fundamental, puesto que es una herramienta necesaria de información.
Los expertos coinciden en que priorizar inadecuadamente las tareas conlleva al fracaso de los planteamientos que se tenían al iniciar las metas o planes propuestos. Por tanto, es vital mantener controlados los factores que hacen perder el tiempo.
Fuente http://www.latinpymes.com/portal/lpgerencia/item/10913-y-como-maneja-usted-el-flujo-de-trabajo.html
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