Por José Carlos Vicente. 

Todos están en esa frontera difusa en la que se mueven ciertos términos que, cuando surgen, algunos los interpretan erróneamente y otros, que no están seguros de entenderlos por completo, suelen disimular para no significarse ante los demás pidiendo que se los expliquen.

Parte 1: Asertividad, catarsis, entropía y serendipia

En el film ‘Margin Call’ hay una escena fantástica sobre comunicación en el entorno empresarial. Los directivos de una de las principales compañías del planeta son convocados de urgencia a una reunión de madrugada ante el abismo de una crisis tan dramática que puede acabar con el sistema financiero mundial. La tensión y la importancia de la cita no puede ser mayor.

Y sin embargo, el CEO, evidentemente uno de esos contadísimos CEOs que ya no pueden llegar más lejos en su carrera porque no hay nada más arriba, cuando pide que alguien le explique la naturaleza exacta del problema para comprenderlo y tomar decisiones, se dirige al analista de datos cuyo trabajo ha generado la alarma y le dice: “Hable como lo haría a un niño pequeño”

En las reuniones internas de las empresas o en los encuentros con clientes la terminología es muy importante. Hay que tener muy claro lo que se dice para que se entienda con exactitud y evitar malas interpretaciones. Curiosamente los malentendidos no llegan habitualmente por el uso de términos específicos de un sector. Finanzas, farmacia, automoción, turismo, industria pesada… todos los sectores tienen su propio argot (productos, servicios, cargos, áreas…) que sus profesionales manejan con soltura pese a resultar desconocidos para el resto.

No. Los problemas llegan mayoritariamente por el afán de algunos por demostrar que manejan palabras poco habituales del lenguaje común. Sobre todo porque muchas veces las utilizan mal.

En este post y en otros posteriores recogeré una serie de términos que a lo largo del tiempo he escuchado en alguna reunión de trabajo y he comprobado que no todos los presentes tenían claro su significado.

Algunos son relativamente frecuentes en un entorno empresarial y otros más normales en otra clase de conversaciones.

Pero todos están en esa frontera difusa en la que se mueven ciertos términos que, cuando surgen, algunos los interpretan erróneamente y otros, que no están seguros de entenderlos por completo, suelen disimular para no significarse ante los demás pidiendo que se los expliquen.

1. Serendipia

Término que describe ese momento en el que se encuentra o sucede algo afortunado, pero que no se esperaba que sucediera ya que en realidad se buscaba otra cosa.

Entorno empresarial

Un buen ejemplo sería cuando se trabaja un proyecto para un cliente que lo descarta y, por cualquier tipo de casualidad (casualidad, no ofrecimiento directo), otro se acaba interesando y se transforma en una venta mejor.

También sirve para explicar el hallazgo de un producto que no se buscaba. Un clásico es el del químico de 3M Spencer Silver. Investigando para crear un pegamento súperfuerte lo que descubrió fue uno que apenas pegaba. No le dio importancia hasta que cuatro años después a un colaborador suyo se le ocurrió aplicarlo para que las notas de papel que utilizaba para marcar capítulos interesantes de un libro quedasen más fijas y poder cambiarlas de una página a otra sin tener que romperlas. Así nació uno de los materiales de oficina que más dinero han generado en ventas: los post-it.

2. Entropía

Interesante concepto con varias acepciones de las cuales nos interesa la que señala que es el grado de desorden de un sistema.

Entorno empresarial

Al hablar de entropía en el contexto de una empresa se hace referencia a la cantidad de desorden o caos existente en su organización interna. Más entropía es igual a más desorden y viceversa.

Una realidad interesante desde el punto de vista empresarial es que se considera que todo sistema autónomo (en este caso una empresa) tiene tendencia a la entropía, es decir, a ir cambiando su realidad por el desgaste generado día a día, por lo que hay que buscar constantemente nuevos equilibrios que garanticen la supervivencia de ese sistema.

3. Catarsis

Acto de purificación de personas o cosas. Básicamente consiste en soltar todo lo malo o todo lo acumulado para poder liberarse y comenzar de cero.

Entorno empresarial

En un equipo de trabajo puede consistir en una reunión en la que todos hablen claramente las cosas, que digan lo que no gusta del trabajo de los demás o de cómo marcha el proyecto con el objetivo de que a partir de ese momento se tengan las cosas claras, se produzca una liberación de tensiones y malentendidos y se pueda reorientar el rumbo fortaleciendo el equipo y el proyecto.

4. Asertividad

Estilo de comunicación que también puede referirse al carácter de una persona. Comunicar con asertividad es transmitir y defender las opiniones propias de manera clara, con convicción y con el punto de equilibrio perfecto entre argumentos agresivos y una actitud pasiva.

La persona asertiva usa argumentos lógicos y sólidos, no recurre a la emotividad ni cae tampoco en una sensación de tranquilidad que no transmite seguridad en los planteamientos.

Entorno empresarial

La comunicación asertiva es muy interesante como estilo para la comunicación corporativa de una empresa, más aún en la actualidad con las posibilidades de interacción que ofrecen las redes sociales, donde los estilos agresivos o pasivos en ocasiones pueden ocasionar problemas.

¿Conocías los cuatro? ¿Los utilizas correctamente? Si no es así, espero haberte ayudado y seguir haciéndolo con otros artículos de esta serie.

Parte 2: Empatía, iteración, nepotismo y procrastinar.

La empatía es una herramienta muy poderosa en Comunicación y en particular para un dircom o un responsable de RRPP. Y por supuesto también es un factor determinante en el rendimiento de grupos de trabajo. El problema es que ni se compra ni se fabrica.

La empatía se tiene o no se tiene, aunque también es posible cultivarla un poco para que de mejores frutos. Además, es uno de esos conceptos que, por experiencia, te acabas dando cuenta de que no todo el mundo entiende realmente, ya que suele confundirlo con otros como simpatía.

En la película ‘Frankie y Johnny’ el personaje de Al Pacino le da dos lecciones al mismo tiempo a Michelle Pfeiffer: Por un lado le explica claramente lo que es la empatía y, por otro, le muestra el camino para aprender a diario un nuevo concepto.

Además de la empatía, añado otros tres conceptos a la serie sobre términos que cuando aparecen en entornos de trabajo te das cuenta de que no todo el mundo entiende.

5. Empatía

Es la capacidad de identificarse con las ideas, situación, problemas, sentimientos, necesidades, etc, de otras personas. Lo que popularmente se conoce como ser capaz de ponerse en el lugar del otro y entender sus puntos de vista, motivaciones, opiniones…

Entorno empresarial

Tener empatía hacia el resto de compañeros mejora el trabajo en grupo o entre diferentes áreas de la empresa. En el caso de los profesionales de la Comunicación, poseer una personalidad empática es una gran ventaja ya que permite la identificación mayor con los grupos de interés de la empresa, por sus inquietudes y necesidades, lo que lleva a aportarles un servicio mejor, además de multiplicar las relaciones sociales, el trabajo colaborativo, la imagen que se transmite…

6. Iteración

Término para referirse a la repetición de un proceso, acción, comentario… Puede utilizarse para una única repetición, aunque es más común para definir un proceso que se repite con cierta regularidad o sistemáticamente.

Entorno empresarial

Puede servir para definir procesos de fabricación repetidos, pero también procedimientos administrativos, sistemáticas de trabajo o de control, etc.

Lo que no implica es calificación. Es decir, puede utilizarse tanto en negativo como en positivo. Por ejemplo, trasladar por iteración un proceso exitoso de un departamento a otro; o al revés, acabar con la iteración que se produce en un procedimiento ya que no está generando los resultados esperados (aquello de “si buscas resultados diferentes, haz cosas diferentes”).

7. Nepotismo

Pocas veces el Diccionario de la RAE es tan claro en una sola frase al ofrecer el significado de un término: “Desmedida preferencia que algunos dan a sus parientes para las concesiones o empleos públicos”.

Entorno empresarial

Está presente en los ‘Códigos de Conducta Ética y Societaria’ de empresas que buscan evitar que un trabajador tenga la responsabilidad o supervisión; o participe en procesos de contratación, compensaciones laborales, etc; de alguien de su familia o con quien mantenga algún tipo de relación personal que pudiera determinar alguna influencia en su toma de decisiones.

Es decir, no sólo se considera nepotismo cuando se realiza un trato de favor, sino que también se produce cuando en el organigrama existe la mera posibilidad de que pudiera suceder.

En caso de una situación sobrevenida (una relación personal que se inicia entre un jefe y un subordinado), lo normal es informar al superior inmediato y tratar de acomodar a uno de los dos implicados en otro puesto dentro de la empresa.

Dicho esto, que siempre resulta muy elegante, desgraciadamente, sigue siendo considerado como uno de los principales males de las empresas ya que, incluso en algunas en las que se hace gala de no permitirlo, se acaba esgrimiendo cualquier tipo de excusa para casos ‘puntuales’.

8. Procrastinar

Término que se pone de moda periódicamente y que hace referencia a la tendencia a aplazar o demorar acciones que se deben realizar. Básicamente sucede porque al sujeto en cuestión le es más fácil hacer otras.

Entorno empresarial

Resulta particularmente grave cuando se produce en un puesto de responsabilidad por alguien que deja de realizar o descuida determinadas tareas. Las explicaciones oscilan desde el simple ‘porque no le gusta hacerlas’; al ‘porque no las entiende’ (una nueva tecnología, un procedimiento diferente; un producto distinto; un canal desconocido…).

En estos casos, el origen puede ser la ausencia de reciclaje profesional o algo tan simple como que se ha producido el Principio de Peter. Por ejemplo, el jefe de un departamento en lugar de ejercer sus funciones dedica gran parte de su tiempo a labores en las que se siente más cómodo, esto es, las que hacen sus subordinados y que él conoce bien ya que son las que desempeñaba hasta entonces.

Autor José Carlos Vicente

Fuente http://manuelgross.bligoo.com/20140118-comunicacion-interna-8-palabras-frecuentes-que-pueden-ser-mal-interpretadas

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