por Silvia Seco

Bajar costos es el desafío que enfrentamos diariamente para mejorar la rentabilidad, conservando la calidad de los servicios. Cuando pensamos en reducción de costos, surge en nuestras mentes despidos y reestructuración. ¿Son estas las únicas dos alternativas para reducir los costos? Creemos que no…

Le proponemos explorar algunos caminos alternativos:

a)   Descubrir costos ocultos

Son muchos y variados los costos que no observamos a simple vista, pero pueden medirse mediante un análisis adecuado de causa y efecto.

Algunos ejemplos para repensar en sus empresas pueden ser:

• Los costos de mantenimiento, pueden disminuir no dejando de reparar sino evitando averías, es decir, realizando mantenimiento preventivo de las maquinas. Para disminuir esas averías debemos realizar un análisis serio del problema, para así averiguar porqué algo que antes funcionaba bien ahora lo hace mal.
• La improductividad o el ausentismo del personal cuya causa podría ser el mal clima laboral o la falta de control, entre otros.
• La disminución de desperdicios mediante el control del material utilizado.
• La no utilización del 100 % de las funcionalidades del sistema de gestión de la empresa, lo cual genera tareas manuales, duplicación de carga, falta de información, etc.

Para pensar…

Detectar costos ocultos implica preguntarse, no en que gastamos, sino como estamos haciendo las cosas.

b) Cancelar duplicidad de funciones

Podemos decir que los mayores ahorros se consiguen al mejorar la relación de los diferentes departamentos de la empresa.

Cuando un tema es tratado por varios sectores y no existe una buena comunicación, empiezan los problemas, porque se destinan recursos a lo mismo. La idea es revisar esas operaciones, definiendo líderes de tareas o proyectos y realizando reuniones de coordinación interdepartamental.

c) Revisar conductas rutinarias que podrían ocultar procesos ineficientes

Debemos lidiar con la rutina del trabajo. Si analizamos las viejas costumbres encontraremos diferentes opciones para hacer las cosas de manera más sencilla y económica. Podemos lograr mejoras en el planeamiento y la programación de actividades y también en los procesos operativos y administrativos. 

Preguntarnos: ¿Por qué lo hacemos de esta forma? Y replantearnos la respuesta: “Porque siempre se hizo así”.

d) Tercerizar procesos no claves:

Elegir tercerizar es una forma de optimizar los recursos y ser eficientes. Externalizamos algunos procesos de la gestión diaria, para preocuparnos de sacar adelante el negocio.

e) Fomentar la participación del personal:

El mayor capital que tienen las empresas son sus empleados y es primordial capacitarlos y motivarlos, además de crear y fortalecer el sentido de pertenencia. Es conveniente trabajar con ellos, que son quienes conocen cómo funciona todo en la empresa. Estimularlos y solicitar su participación aportando ideas e involucrarlos en la necesidad de bajar costos, mediante acciones que no afecten las ventas ni la calidad de los servicios.

La clave de estos caminos es el involucramiento de todo el personal de la organización y la comunicación.

De esta forma se generarán propuestas consensuadas desde la base de la empresa, con baja resistencia para la implementación y resultados perdurables en el tiempo.

Algunas Propuestas:

1. Generar un equipo multidisciplinario (es decir con personal de los diferentes sectores) para liderar el proyecto.
2. Fijar un objetivo general del proyecto y un premio o forma de gratificación para el equipo y la organización (un incentivo económico, un asado, un regalo, etc.)
3. Establecer reuniones de control para analizar avances y definir nuevas acciones.
4. Comunicar los resultados obtenidos a toda la organización (utilizar todas las vías posibles: mailing, cartelera, charlas, desayunos, etc.).

Autor: Silvia Seco (Consultora Especializada en Gestión Administrativa – AV consultores Pymes) info@avconsultorespymes.com

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