Siendo conscientes de que la venta no es una ciencia exacta, que no existen recetas milagrosa y de que estamos viviendo una crisis en España que ya dura muchos años que hace que nuestra actividad comercial sea francamente difícil,  en este post te incluimos 8 consejos que te ayudarán a lograr resultados más sostenibles con tu equipo de ventas.

1. Los procesos son claves.

La profesionalización de las ventas y de la dirección comercial implica entre otras cosas disponer de procedimientos claros y conocidos por todos los miembros del equipo. Entre los procesos más importantes destacamos:

• El ciclo de ventas que seguís en las operaciones. Cuáles son las fases, qué personas están involucradas, como se conectan ventas, servicios, departamento técnico, administración y otros cuando es necesario (ej. para la elaboración de una propuesta técnica donde el equipo comercial necesita la involucración del equipo técnico)

  Repasa tu ciclo de ventas, ¿Están los procesos suficientemente definidos? ¿Los conoce la gente? ¿Los procesos se adecúan a la realidad de la venta que vivimos actualmente? ¿Se ajustan al ciclo de compras de tus potenciales clientes? ¿Tiene claro tu equipo cuál es el objetivo de cada fase, por qué podemos o no podemos pasar a la siguiente fase, qué información debemos de conseguir en cada fase…?

• Forecast / previsión de ventas.  Determina cuál es el proceso de elaboración de tu previsión de ventas y seguimiento de las oportunidades con tus comerciales; a partir de estos datos y analizando correctamente los procesos relacionados con la gestión de la oportunidad, tendrás más probabilidades de elaborar una previsión de ventas realista; me explico, a partir de los procesos podrás crearte puntos de control que te ayudarán a detectar si es más o menos probable que la previsión que te está trasladando un comercial sobre una operación se ajusta o no a la realidad. Haciendo un ejemplo llevado al extremo pero que nos ayuda a entender este concepto, supón que tu ciclo comercial medio es de 6 meses, y un comercial está incluyendo dentro de la previsión de ventas para este mes una operación que abrió el mes pasado; ahí ya tienes la primera alarma, la segunda la encuentras cuando al revisar el proceso, no existe un compelling event: qué necesidad pretende cubrir el cliente, por qué ahora y por qué nosotros. Es decir, a partir de los procesos, tendrás más fácil también hacer la elaboración de la estimación de ventas y te ayudará también en este punto a detectar posibles puntos de mejora en la gestión de la oportunidad comercial que redundarán en más posibilidades de éxito de tu comercial en la operación y por tanto de la organización en general.
• Otros procesos: entrevistas y contratación, formación, coaching y mencoachitoring de tu equipo.

Pocas cosas os ayudarán tanto a tu equipo comercial y a ti, como trabajar con procesos claros, sencillos y eficientes.

Algunas de las ventajas de los procesos aplicados al departamento comercial:

• Incrementos sustanciales de eficacia y eficiencia.
• Te ayudan a centrarte en las oportunidades que tienen más posibilidades de aportarte valor cierto y desechar en fases iniciales oportunidades donde tenemos menos probabilidades de éxito: cualificación, cualificación y cualificación.
• Ganar tiempo para la venta. No hay nada peor cuando eres vendedor, que tu tiempo se rija por los –caprichos de los de arriba- en la solicitud de informes a destiempo, reiterativos o sencillamente no entiendas por qué te piden elaborar una información que está totalmente clara y accesible en el sistema. En cualquier caso, los procesos claros y eficientes, nos ayudarán a ganar tiempo para dedicarnos a vender, a mirar al cliente y no al -ombligo de la empresa-.

2. El peor CRM o software de gestión comercial del mercado es infinitamente mejor que no tener nada = usar como software de gestión comercial Outlook y / o excel.

Hace años podía servir de excusa que esas soluciones eran –caras-y –complejas-. Bueno, desde mi punto de vista eso no son más que excusas que hacen que muchos departamentos comerciales en España sigan anquilosados en modos de trabajo de hace décadas= niveles de eficacia y eficiencia que hacen que, si ya de por sí es muy difícil de vender hoy en día, la venta requiere de la máxima profesionalidad y excelencia, el mantener tu departamento comercial anclado en el pasado incremente sustancialmente tus posibilidades de fracaso.

Hoy en día cualquier PYME tiene acceso a software de gestión comercial, CRM cloud, es decir CRM online por unas cuotas mensuales muy reducidas y muy fáciles de utilizar y personalizar; además encontrarás software de gestión de ventas que fácilmente te permitirá recoger tus diferentes procesos, pudiendo definir las fases, personas involucradas, información a registrar en cada fase, etc. Esto es lo que técnicamente se llama un BPM online o más conocido por todos, un gestor de tareas o flujos de trabajo. A partir de estos procesos, tus comerciales sabrán qué han hecho en cada oportunidad, qué está pendiente por realizar, podrán gestionar su agenda y tú como director comercial podrás fácilmente generar informes, visualizar el estado de las oportunidades y detectar puntos de mejora en la gestión comercial.

Por un momento piensa en dónde se genera el dinero en tu empresa y en dónde has invertido en software de gestión empresarial. Fácilmente te darás cuenta que tienes aplicaciones que te ayudan a procesar el valor generado, pero es probable que no tengas ninguna herramienta que os ayude a los que generáis el valor que son precisamente ventas y servicios.

3. Para ayudar a la gente, logra que se ayuden ellos mismos.

Hay directores comerciales que se convierten en –super vendedores-, realizan todo el ciclo de ventas y el cierre por sus vendedores… logrando que el vendedor se estanque, acomode o sencillamente se deprima y se marche, eso depende. Sencillamente esta forma de actuar no es sostenible. Si quieres de verdad ayudar a tus vendedores, apóyales, hazles crecer, cada vendedor necesitará un soporte distinto, unos formación, otros coaching y otros mentoring, pero en ningún caso sustituyas el trabajo de tu vendedor ya que eso hará que tu equipo probablemente no sea sostenible.  Es cierto, en alguna ocasión esto hará que puedas perder alguna operación, por supuesto controla en qué operaciones asumes más o menos riesgo, pero siempre buscando un equilibrio (que no siempre es fácil) entre los logros en el corto plazo, el desarrollo de tus comerciales y la sostenibilidad de tu actividad.

4. Tu empresa está siempre contratando.

Sí tienes razón, puede que estés pensando que con la que está cayendo no están las cosas como para estar contratando; explico este punto. Es bueno que estés continuamente con mentalidad de contratación, siempre abierto a escuchar a candidatos interesantes, debes de generar un –pipe- de gente a la que te gustaría contratar y que sientes que en el momento en que surja la oportunidad de hacerlo estarán interesados en trabajar para tu empresa. Si por el contrario, en el momento en que surja una oportunidad para cubrir una nueva posición o sustituir a alguien de tu equipo, te pones a buscar gente, es menos probable que tengas éxito que si por el contrario ya tienes un listado de candidatos a los que te gustaría contratar; y todos sabemos que contratar correctamente es clave en el éxito de las empresas.

5. Se realista con tus capacidades: prioriza.

Como director comercial tendrás que apagar muchos y variados incendios. El punto es que los medios de los que dispones para apagar los incendios son limitados. Sé pragmático, determina en qué –guerras- te interesa intervenir porque de su resultado depende que estés más cerca de los resultados buscados y abandona aquellas para las que no tienes recursos o son menos importantes.

6. La responsabilidad ha de ser compartida

Está bien que seas un manager con actitud de ayuda y soporte, pero has de lograr que en tu equipo exista el sentimiento de responsabilidad compartida. El éxito o fracaso del equipo depende de acciones individuales y acciones de equipo y cada miembro del equipo ha de ser consciente de que asume una parte no menor, de responsabilidad compartida.

7. La gente trabaja por un motivo no sólo para una compañía.

Está claro que la motivación es esencial en ventas. Es mil veces mejor un vendedor mediocre motivado, que el más experimentado de los comerciales decaído y apático. Para lograr la motivación de cada individuo es necesario entender sus –porqués- , qué le impulsa a realizar las cosas y qué necesidades tiene para conseguirlo. Supongo que a estas alturas ya sabes que es poco probable que el dinero sea la única motivación por la que alguien se esfuerza hasta el límite. Ojo, es evidente que el dinero cuenta, y si no fuera así, mejor pon a esa persona a meter asientos contables que en tu equipo de ventas, pero no cabe duda de que hay que ir más allá e intentar entender las razonas que motivan a esa persona, o si exclusivamente todo parece girar en torno al dinero, entender también el por qué y el para qué.

Cuando más conozcamos las motivaciones de cada miembro del equipo, más fácilmente podremos alinear los intereses personales con los objetivos de la empresa y por tanto más sostenible se hará nuestro departamento.

8. Quedará lo que hayas logrado desarrollar a esas personas.

Una vez que ya no estés en esa empresa o dirigiendo a ese equipo, lo que quedará más relevante que los números alcanzados, será lo que hayas logrado desarrollar a esas personas individualmente y al equipo en su conjunto.

Ser un buen o mal director comercial está directamente conectado con tu pasión o no por hacer crecer a tus comerciales.

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