por Recursos para Pymes

Reducida a su esencia esta vida consiste principalmente en resolver problemas y desafíos.

Es así de sencillo. En nuestro ámbito personal nos preguntamos desde “¿Qué puedo comer hoy?” Hasta “¿Cómo puedo conseguir ese chico/a que me gusta?”. Y en nuestro ámbito profesional pasa por “¿Cómo aumento la facturación este mes? ¿Cómo puedo vender más del producto X? ¿Qué nuevos productos o servicios puedo ofrecer?”

El día a día de una persona, en todos sus ámbitos, se compone casi en su totalidad de eso: de retos, de desafíos ante los que no se tiene una respuesta y hay que encontrarla. Hace poco escuché una frase que no podía ser más cierta: Detrás de un obstáculo hay otro obstáculo. Nunca vamos a llegar a un punto en el que ya no tengamos que resolver desafíos y podamos descansar. La vida es eso.

Además, si es usted emprendedor o tiene responsabilidad en algo dentro de su empresa, eso significa que debe tomar decisiones por usted mismo. Cuando trabajas para otro, surge un problema y el jefe te dice lo que hay que hacer. Pero cuando trabajas para ti mismo nadie te lleva de la mano. Surge un problema y has de crear una solución de la nada y aplicarla. Pues bien, para eso necesario ser creativos y generar ideas.

Por eso me gustaría centrarme hoy en lo fundamental y compartir aquí la técnica básica para ello. Los problemas se resuelven con eso, con ideas nuevas, con algo que no estaba ahí desde el principio y que vamos a tener que crear nosotros mismos.

La lluvia de ideas (pero bien hecha)

A esta técnica también se le conoce por su término en inglés: “Brainstorming”. Es una de las que más uso y consiste en generar, solo o en grupo, todas las ideas que se puedan sobre algo, incluso las más absurdas. Luego la misión es filtrarlas hasta quedarse y actuar, sobre una o unas pocas de las que han surgido.

Vamos a ver los pasos de la técnica y también los últimos descubrimientos que han cambiado la noción inicial que se tenía de esta técnica.

Pasos de una lluvia de ideas

Paso 1.- Definir claramente el desafío o problema

En lo personal lo que más incentiva desde el principio la generación de ideas es hacerlo en forma de pregunta. La mayoría de las veces la forma más adecuada para dicha pregunta es: “¿Cómo podríamos…?” y tras los puntos suspensivos formular el objetivo que se desea conseguir resolviendo el desafío.

Ejemplos: “¿Cómo podríamos aumentar un 20% el número de clientes este mes?” “¿Cómo podríamos conseguir conocer a la persona X?” “¿Cómo podríamos reducir las quejas de nuestros clientes?”

Cuanto más concreta sea la pregunta, más concretas serán las ideas y respuestas que surjan.

Paso 2.- Poner un tiempo límite

Depende del número de personas participando (cuantas más, más tiempo puede hacer falta para que salga todo lo que la gente tiene en la cabeza), pero poner unos 20 – 25 minutos puede ser adecuado.

Intente ser estricto con el tiempo, es decir no superar el límite y tampoco dejar el ejercicio antes de tiempo. Así no incurrirá en dos fenómenos que pueden mermar nuestra capacidad de resolver problemas.

Uno de los fenómenos es que verá cómo, por la presión del tiempo que se acaba, aparecen ideas en el último momento y también que, aunque parece que las ideas se han agotado a los 10 minutos, si se persiste hasta el final aparecerán más cosas de las que pensaba.

Paso 3.- Empezar a exponer y anotar ideas ANULANDO CUALQUIER JUICIO SOBRE LAS MISMAS

En la primera fase de la lluvia de ideas el objetivo es que se diga en voz alta todo lo posible, incluso aunque resulte la cosa más ridícula que haya oído nunca, NO LA JUZGUE ni deseche ahora.

El objetivo es ver el problema desde todos los ángulos posibles, incluyendo los más absurdos y además, unas ideas generan a otras, son como chispas que van prendiendo unas a partir de las anteriores. La mayor estupidez del mundo puede disparar otra idea genial, que nunca hubiera aparecido de no haberse oído el sinsentido anterior.

Paso 4.- Cribar las ideas cuando el tiempo haya acabado

Al terminar el tiempo seleccione entre 3 y 5 ideas, las que más susceptibles parezcan de resolver el problema, luego esas tienen que reducir a una (o unas pocas, si es que podemos aplicar más de una) durante este proceso de criba.

El medio de saber cuál es más adecuada depende de la naturaleza del problema: si podemos permitirnos los costes que implica, si somos capaces de ponerla en marcha en nuestra situación actual, si la idea puede comenzar para la fecha deseada, etc.

El resultado de la criba tiene que ser por acuerdo de los participantes en la sesión de la lluvia de ideas.

Paso 5.- Definir los primeros pasos para la idea y guardar las otras 4 “finalistas” por si acaso

Lo más frustrante de esas sesiones (y de cualquier reunión de varias personas en general) es que tras una posible buena experiencia, donde parece que se ha conseguido algo, todo el mundo vuelve a sus tareas de siempre y nada se pone en marcha.

Igualmente si lo hacemos solos, nada es más común que dedicar una hora a sacar soluciones, anotar en un papel y luego, como decía la canción: “la vida sigue igual”.

Lo ideal para evitarlo es definir, concretamente, cuáles serían los primeros pasos para hacer realidad dicha solución, quienes son los responsables de hacerlo y para qué fecha deben tenerlos y empezar.

Si junto con las ideas no se definen responsabilidades, pasos concretos y límites habremos perdido el tiempo.

No nos esforcemos en detallar hasta el último paso (es un ejercicio inútil muchas veces) sino sólo los primeros, para así empezar a rodar la pelota, a partir de ese impulso inicial ya es más fácil continuar en marcha. Si no delimitamos esos primeros pasos prácticos, el 99% de sesiones de lluvia de ideas se van a quedar en meros ejercicios mentales.

Para estas técnicas basta con un lápiz y papel, de hecho siempre recomiendo que, cuanto más sencillo y menos herramientas se usen, mejor. Sin embargo es posible que quiere ayudarse de software o de un ordenador, si es así, hay una técnica de toma de notas llamada “Mapas Mentales”, que se adapta muy bien a la lluvia de ideas.

Puede buscar más sobre ello en Internet, además no le costará encontrar software de Mapas Mentales (algunos programas muy buenos son además gratuitos, como Freemind, que personalmente utilizo) para ayudarse.

Los últimos descubrimientos de lluvia de ideas, ¿mejor solo?

La lluvia de ideas se concibió como una actividad en grupo, pues se supone que así surgen más ideas y se estimulan unas a otras, porque mucha gente lo ve desde distintas perspectivas.

Esto es cierto, pero cuando se analizó en la práctica, se vieron resultados perversos dentro de las lluvias de ideas en grupo en contraposición a hacerlas en solitario.

Ese efecto perverso es que la dinámica de grupos hacía que los más tímidos callaran y los dominantes acapararan todas las ideas. La libertad de juicios de valor es lo ideal, pero lo ideal no suele coincidir con lo real. Los más tímidos se apocan y los extrovertidos se expanden. Pero muchas veces los extrovertidos no son los más adecuados ni inteligentes para resolver un problema.

Cómo solucionar este inconveniente

Algunos han propuesto que cuando las lluvias de ideas se hacen a solas, surgen más, de modo que una posibilidad es que las personas del grupo, por separado, hagan la lluvia. De esa manera juntaremos todas las ideas individuales. Es cierto que se pierden ideas que surgen a partir de las ideas de otros, pero se puede ganar en profundidad y cantidad.

Otra manera es estar muy atento a la dinámica del grupo que hace la lluvia de ideas y garantizar que todo el mundo participa. Eso significa incentivar a los introvertidos y tirar de la rienda de los que siempre acaparan todo.

También significa que el estigma de que una lluvia de ideas solo no funciona es falso. Ahora ya sabe, esta es la técnica más básica para generar ideas, pero no le voy a dejar sólo con esta, sino también con una francamente curiosa.

Bonus: la técnica del “patito de goma”

Juro que no tengo nada que ver con ese nombre, se llama así.

Se trata de buscar a un amigo, o una persona de confianza, que sólo va a tener una función: escucharnos, simplemente asintiendo y SIN DECIR NADA.

La cuestión es que una vez con esa persona empezamos a hablarle de nuestro desafío con todo el detalle posible, divagando lo que creamos oportuno y diciendo todo lo que se nos ocurra.

La otra persona sólo asiente callada (como un patito de goma en el agua que se mueve así).

¿Cuál es la lógica de esto?

Que muchas veces en medio de nuestra diatriba es factible que aparezca una posible solución. Estoy seguro de que más de una vez le ha pasado, ha hablado con alguien, éste no le ha dicho ni aportado nada, pero al final de su discurso la solución apareció en su cabeza.

Hay un proverbio que dice que busques la respuesta en el mismo sitio en el que surge la pregunta (nosotros mismos), igualmente seguro que le explicaron, en clase de filosofía, que algunos consideraban que todas las respuestas ya las conocíamos realmente, solo era una cuestión de desenterrarlas.

El patito de goma va en esta línea.

Hay que tener confianza con la otra persona y hay quien lo practica con la mascota u objetos inanimados, pero resulta más efectivo con otra persona. Curiosa, lo sé, pero es importante conocer diferentes técnicas y disponer de un arsenal variado por si algo falla o no es adecuado para la situación.

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