Su jefe le encarga a usted un nuevo cometido: “Hay que duplicar los beneficios de la compañía, ¡mañana mismo!” Abrumado por la tremenda tarea, usted se dice: “Quizás sería más fácil convocar a una reunión general y comunicar este desafío a todos”, pero piensa… ¿Será esto lo más efectivo? ¿Convocar a una reunión es la mejor manera de alcanzar este objetivo?
En el mundo empresarial se dispone de muchas formas de comunicar algo: el memorando, la llamada telefónica, el correo electrónico, el informe, el fax, etc. Las reuniones no son sino una más entre ellas. Así pues, antes de decidir realizar una reunión, es conveniente determinar si es la mejor manera de lograr el objetivo planteado.
¿Por qué celebrar una reunión?
Esta decisión depende de varios factores y de la necesidad que se trata de satisfacer. Las posibilidades son numerosas:
– Necesita distribuir información que usted tiene o, por el contrario, recibir la de otras personas.
– Se trata de resolver un conflicto interno o una divergencia de opiniones.
– Necesita tomar una decisión que la mayoría debe evaluar y consensuar.
– Desea fomentar el espíritu de equipo.
– Necesita asegurarse que el personal ha entendido bien un proyecto.
– Quiere explicar y resolver dudas en cuanto a la utilización de un nuevo equipo.
– Desea modificar los criterios de ciertas personas en relación a algún asunto.
– Necesita una respuesta inmediata sobre algún problema.
– Quiere persuadir a un cliente para que utilice los servicios de su empresa.
A veces, la reunión es la mejor forma de atender algunas de estas necesidades, pero otras no. En muchos casos dispondrá de varias posibilidades, de acuerdo con la circunstancia concreta, la modalidad que usted prefiera y la situación de trabajo.
Si hay que distribuir información, por ejemplo, puede optarse por la reunión, el memorando o el informe, dependiendo de la naturaleza de los datos. Si se trata de resolver un conflicto interno, es mejor llamar a los afectados -uno a uno- para allanar el camino. Una decisión mayoritaria puede obtenerse convocando una reunión para solicitar votación a mano alzada, por correspondencia o por teléfono, si los votantes conocen de antemano la cuestión; pero también es posible que sea necesario debatirla. Pueden impartirse instrucciones por medio de un manual, pero la naturaleza del tema tal vez haga necesaria una reunión explicativa.
Para influir en las opiniones de otras personas puede ser adecuado convocar a una reunión o, quizás, sea mejor intentarlo en conversaciones individuales. Una propuesta bien redactada e ilustrada de manera impactante puede ser tan eficaz para captar un cliente como una presentación verbal. En cambio, si se trata de fomentar el espíritu de equipo, la reunión es quizás el instrumento más idóneo.
¿Siempre reuniones?
Decidir realizar una reunión también depende mucho de usted: si usted aborrece escribir informes o comunicados, si le resulta muy incómodo ponerse a redactar un e.mail, si no quiere perder el tiempo enviando un fax, o si se siente perdido cuando no puede consultar sus ideas cara a cara con sus colegas, seguramente tendrá la inclinación de convocar a reuniones con mucha frecuencia… aunque quizás todos estos no sean los mejores motivos para hacerlo.
No ceda a la tentación de utilizar las reuniones como vía de escape. Considere sus opciones y convóquela sólo cuando tenga la seguridad de que será la herramienta más eficaz. Obtendrá así, los resultados más productivos de ella.
Fuente: El Club de la Efectividad
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