15 herramientas para establecer una buena comunicación interna en tu empresa

por María Melchor

Como ya hemos visto durante estas últimas semanas, la comunicación interna es un elemento fundamental e imprescindible para tu negocio. A través de la comunicación interna pueden verse mejorados los resultados, ingresos y beneficios de tu compañía, además de la rentabilidad y productividad de la misma.

Hoy me gustaría compartir contigo algunos elementos que puedes introducir en tu negocio para establecer una buena comunicación interna:

1. Reuniones: seguro que ya realizas reuniones periódicas con tus empleados. Es una de las herramientas de comunicación interna más utilizadas por todas las empresas. Aun así, te dejo una serie de consejos para realizar una reunión eficaz:

– Envía a los asistentes el día y la hora de la convocatoria.

– Envía a los asistentes el orden del día y los temas que se van a tratar.

– Ten claro el objetivo de la reunión: informar, recoger opiniones, definir nuevos productos/servicios…

– Establece una duración máxima de la reunión y otorga a cada tema un tiempo determinado (según la importancia o relevancia que tenga o cualquier otro factor discriminador que quieras utilizar).

– Realiza tu función de moderador cuando veas que alguien se ofusca en un tema,  entorpece la reunión o no deja avanzar.

– Recoge todo lo que se habla en la reunión, redáctalo en un acta y envíalo a todos los asistentes.

2. Newsletters: grandes aliados de la comunicación interna. Envía a tus empleados noticias interesantes sobre el sector para que se mantengan al día, convenciones o actos a los que asiste la empresa, valores o conceptos que quieres transmitir, testimonios…

3. Revista corporativa: puedes crear una revista interna mensual o trimestral (por ejemplo) en la que recojas datos informativos acerca de la compañía (crecimiento, ventas, objetivos…), en la que difundas noticias relacionadas con nuevos acuerdos, incorporaciones o cambios en la plantilla, felicitaciones… Dicha revista puede ser en formato online o en papel, como prefieras.

4. Circulares: utilízalas cuando tengas que transmitir una comunicación oficial o institucional a tus empleados. Ya bien sea una nueva incorporación en la plantilla, un producto o servicio nuevo o el lanzamiento de una promoción. Hay distintos medios a para enviar circulares, pero actualmente el más utilizado es el e-mail.

5. Tablón de anuncios: muy útiles y, si se utilizan correctamente, pueden resultar inspiradores y motivadores. Puedes construir un tablón de anuncios colgando un panel de corcho en un sitio visible para tus empleados. Un elemento de bajo coste que junto con un buen contenido puede ser un mecanismo de lo más revelador.

6. Intranet: se trata de una red de comunicación interna de la empresa que utiliza Internet como medio de conexión. Es una herramienta que permite la rápida difusión de la información, la compartición de materiales o el trabajar sobre una misma base de datos para unificar criterios. Además puede utilizarse para difundir noticias o comunicados a los empleados.

7. Red social o comunidad interna de la empresa: imagínate un “Facebook” o un “Twitter” en el que sólo participen tus empleados. La idea es difundir información sobre la empresa con un carácter más distendido. Normalmente esta herramienta es más adecuada para empresas con un cierto volumen de empleados.

8. Buzón de sugerencias: recoger las ideas y las opiniones de tus empleados puede resultarte muy revelador. Escucha a tu trabajador para seguir mejorando y evolucionando.

9. Comidas o desayunos productivos: te sorprendería lo que puedes aprender y recoger de una comida o desayuno con tus empleados. La finalidad de esta práctica es hablar con tus trabajadores en un ambiente un poco más relajado. Aunque sea una quedada “informal”, te aconsejo que identifiques el objetivo para el que la haces.

10. Eventos o actos empresariales: esta práctica se utiliza habitualmente en compañías medianas o grandes. Una convención anual o una ponencia de algún directivo son otros elementos que potencian y promueven la comunicación interna.

11. Videoconferencias: otra herramienta que es idónea para establecer una comunicación entre personas que se encuentran alejadas geográficamente. La inversión es mínima y la efectividad comunicativa máxima.

12. Manual del empleado: es un documento que recoge información de la empresa que todo trabajador debe saber. Por ejemplo, los valores, la misión y la visión de la compañía, la filosofía, el mensaje a transmitir, las líneas o tipos de productos y/o servicios…

13. Círculos de calidad: se trata de un grupo de voluntarios, preferiblemente de entre 4 a 8 personas, que se reúnen para hablar y opinar sobre el funcionamiento de la organización e intentan buscar soluciones a los problemas que se presentan. Normalmente, después de dichas quedadas, entregan a los directivos un resumen de las opiniones, soluciones y conclusiones aportadas.

14. Encuestas: igual que el buzón de sugerencias, es una herramienta útil para escuchar y saber la opinión de tus empleados. Seguro que tienes trabajadores con ideas buenísimas dispuestos a participar.

15. Canales más informales como Whatsapp, entre otros: los tiempos cambian y las herramientas evolucionan. Whatsapp permite la creación de grupos integrados por miembros concretos. Dichos grupos se pueden utilizar como otro instrumento más de comunicación dentro de tu negocio. Bien es cierto que su utilidad y finalidad no debe ser la misma que con amigos o conocidos, pero es una herramienta informal que puedes manejar para crear un mayor vínculo con tus empleados.

Nadie mejor que tú sabe el estado y las características de tu empresa. Pon en práctica aquellas herramientas que consideres oportunas y verás como la comunicación interna de tu compañía mejora. Te sorprenderán los resultados 😉

Ahora me gustaría saber tu opinión, ¿qué herramientas utilizas para fomentar la comunicación interna en tu empresa?

María Melchor | @mmelchorj