por Ing. Carlos Mora Vanegas
En toda empresa se dan las reuniones a fin de tratar sobre algún aspecto que requiere ser analizado, evaluado, o bien para dar paso a nuevas acciones en donde el recurso humano desempeña un rol determinante. Lo cierto, que no se puede eludir de ello, al contrario, eso da la oportunidad de acercarse, compartir idea, motivar al personas, hacerle ver lo importante que son para la empresa, desde luego, para quienes están interesado en mantener un clima organizacional favorable.
La gerencia no debe descuidar este aspecto, saberlo gerencia y determinar cuando se amerita una reunión, el tiempo que ella debe involucrar y la manera como actuar. Hay que mantener una actitud positiva de contacto, de intercambiar idea, de escuchar la opinión de todos, saber administrar adecuadamente el capital humano, ese talento que se tiene y dar paso a acciones que favorezcan el comportamiento organizacional, la productividad de la empresa y sobre todo , reforzar el espíritu de pertenencia del trabajado para con la empresa,. E integración con los equipos de trabajos y sus jefes.
Se debe Considerar todas las opciones, alcance y repercusiones de la reunión, a donde se quiere llegar con ello y se sugiere convocarla sólo cuando se tiene la seguridad de que será la herramienta básica para alcanzar objetivos que favorezcan las metas de la empresa, las tareas a realizar, todo aquello que de paso a mantener un clima organizacional favorable. Hay que considerar las reuniones como una gran ayuda en pro de optimizar los procesos.
En un escrito sobre este aspecto publicado por el Club de la efectividad, se señala, que se tenga en cuenta que en el mundo empresarial se dispone de muchas formas de comunicar algo: el memorando, la llamada telefónica, el correo electrónico, el informe, el fax, etc. Las reuniones no son sino una más entre ellas. Así pues, antes de decidir realizar una reunión, es conveniente determinar si es la mejor manera de lograr el objetivo planteado.
Se hace la pregunta ¿Por qué celebrar una reunión? Y al respecto se señala, que esta decisión depende de varios factores y de la necesidad que se trata de satisfacer. Las posibilidades son numerosas:
– Necesita distribuir información que usted tiene o, por el contrario, recibir la de otras personas.
– Se trata de resolver un conflicto interno o una divergencia de opiniones.
– Necesita tomar una decisión que la mayoría debe evaluar y consensuar.
– Desea fomentar el espíritu de equipo.
– Necesita asegurarse que el personal ha entendido bien un proyecto.
– Quiere explicar y resolver dudas en cuanto a la utilización de un nuevo equipo.
– Desea modificar los criterios de ciertas personas en relación a algún asunto.
– Necesita una respuesta inmediata sobre algún problema.
– Quiere persuadir a un cliente para que utilice los servicios de su empresa.
A veces, la reunión es la mejor forma de atender algunas de estas necesidades, pero otras no. En muchos casos dispondrá de varias posibilidades, de acuerdo con la circunstancia concreta, la modalidad que usted prefiera y la situación de trabajo.
Si hay que distribuir información, por ejemplo, puede optarse por la reunión, el memorando o el informe, dependiendo de la naturaleza de los datos. Si se trata de resolver un conflicto interno, es mejor llamar a los afectados -uno a uno- para allanar el camino. Una decisión mayoritaria puede obtenerse convocando una reunión para solicitar votación a mano alzada, por correspondencia o por teléfono, si los votantes conocen de antemano la cuestión; pero también es posible que sea necesario debatirla. Pueden impartirse instrucciones por medio de un manual, pero la naturaleza del tema tal vez haga necesaria una reunión explicativa.
Para influir en las opiniones de otras personas puede ser adecuado convocar a una reunión o, quizás, sea mejor intentarlo en conversaciones individuales. Una propuesta bien redactada e ilustrada de manera impactante puede ser tan eficaz para captar un cliente como una presentación verbal. En cambio, si se trata de fomentar el espíritu de equipo, la reunión es quizás el instrumento más idóneo.
Definitivamente, la gerencia debe estar plenamente identificada con el rol de su recurso humano que es el que lo acompaña en pro de su gestión que favorezca a todos, debe garantizar una buena integración, cohesión, mantener motivado a su personal, considerar sus opiniones, tomarlo en cuenta en todas aquellas decisiones que favorezca a todos.
Debe aprovechar las reuniones y saberlas conducir, de tal forma que estas sean productivas, que estén bien planificadas, organizadas, evitando toda improvisación que no haga perder tiempo, ni de paso a la desmotivación.
Téngase presente y es muy válido cuando se comenta, que no hay que reunirse solo por el hecho de reunirse o porque así figura en el calendario, porque ello no0 es beneficioso.
El Dr. Mora es Ingeniero – Administrador, Profesor Titular en el Área de estudios de Postgrado de la Universidad de Carabobo (Venezuela)
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