por Amanda Palazon

Nuestra experiencia gestionando cambios organizacionales nos permite elaborar un listado con los 7 errores más comunes en la Gestión del Cambio Organizacional. Aquí los tienes:

1. No interviene el patrocinador

Este es uno de los principales inconvenientes para la puesta en marcha y mantenimiento de un proyecto. La influencia que tiene la presencia del patrocinador, a través de un buen discurso motivador, bien en un momento de crisis o al comienzo, es una de la claves del éxito de los proyectos. Es importante que el patrocinador transmita seguridad y coherencia al grupo, en el caso de tener que tomar una decisión, o en los momentos de crisis o estrés.

Si en alguno de estos momentos aparece el patrocinador, nos da la seguridad que necesitamos. Esta debe ser una aparición preparada, no fortuita, ¿Por qué?

Porque un error en estos momentos nos paraliza el proceso de cambio, las alarmas de las inseguridades se disparan. De: En una encuesta del PMI de marzo de 2014, el 90% de los Directores de Proyecto encuestados consideran que el patrocinio de la Dirección es clave para que el proyecto tenga éxito.

2. No hay una visión de proyecto.

De esto ya habla  Kotter en su libro Al frente del cambio: “Crear una visión que ayude a dirigir la iniciativa del cambio”. La visión nos ayuda a comprender y clarificar el motivo del cambio. Además lo entendemos todos, los estratégicos y los tácticos. Ambos entendemos el motivo de este cambio y esto hace que nos sintamos parte de algo grande y no los más desgraciados, a los que nos sacan de nuestras zonas de confort sin motivo alguno, por que alguien tuvo una “buena idea” debemos de unir en una dirección a la compañía y la visión, es aquello que nos guía.

Para lograr el cambio es muy importante construir una visión. Debemos saber comunicar en cinco minutos todo el proyecto, esto lleva mucho trabajo de equipo y tener muy claro el  proyecto.

 3.   No se vende la idea y sus beneficios.

Desde que nacemos nos pasamos la vida vendiendo y negociando cosas, solo hay que observar una conversación de niños  de cinco años. Sin embargo, según vamos creciendo vamos dejando de utilizar esta valiosa competencia en lugar de desarrollar el arte de explicar las cosas y así conseguir una comunicación más eficaz. Conseguir vender la idea, si consigues vender la idea, consigues compradores, el cambio se realiza de forma más natural. Hablemos de los beneficios de este cambio, demos respuesta a la pregunta ¿Por qué?.

4.   No se estudian ni planifican las Resistencias al cambio.

 Es muy importante empezar la casa por los cimientos, sin embargo siempre empezamos por el tejado. Lo primero es aprender a estudiar las posibles resistencias del proyecto. Evaluar con las herramientas que existen de resistencia al cambio, las cuales nos ayudan a evitar el 50% de los problemas. Aunque siempre vamos a tener imprevistos, podemos conocer hasta un 50% de posibles resistencias. Si además somos sistemáticos y trabajamos con profesionales, tenemos históricos por los que sabemos algunas posibles resistencias con más seguridad.

 Una vez que las conocemos podemos planificarlas y combatirlas antes de tiempo. Así conseguiremos que los cambios cada vez sean menos traumáticos y  generar una cultura de cambios, lo cual nos hace más competitivos en el mercado.

 5.   No se tiene en cuenta la cultura organizacional o corporativa.

La cultura organizacional es una de las formulas mágicas de gestionar un cambio. Generar una cultura de cambio, de cambio en positivo, forma un tipo de compañías, compañías de alto rendimiento.

Si los componentes de la compañía sienten que son parte de un fin y conocen la dirección por la que tienen que trabajar, es decir, los objetivos, pueden tener mayor autonomía y a la vez cooperar y participar de los valores de la compañía. Las personas no se adaptan a los puestos, sino los puestos a las personas. La consecuencia de esta forma de trabajo es que somos más productivos y a la vez más felices, porque disfrutamos de lo que hacemos.

Tener en cuenta las culturas corporativas es muy recomendable, pero también las culturas de las regiones, e incluso las culturas de áreas. ¿Creen que es lo mismo gestionar un cambio en el área financiera que en el área de negocio? ¡Pues no tiene nada que ver!. Cuanto más conozcas las culturas menos errores emocionales cometerás y más credibilidad tendrás. Conocer la cultura es preocuparte por lo importante, por la persona, por el corazón.

Imagina que te invitan a cenar a una casa y llevas unos dulces de postres de la mejor pastelería de tu zona, en principio es una buena idea, ¿No?. O al menos eso pensamos la mayoría de nosotros.

Primera situación posible: te presentas con los dulces

Ahora imagina que uno de ellos es diabético. Hubiese sido mejor preguntar “¿Qué te gustaría que llevara?” o “¿Qué les parece si llevamos unos dulce?” que presentarte en su casa sin preocuparte de las personas.

Segunda situación posible: llamas y preguntas

¡Hola! Para esta noche estábamos pensando llevar nosotros el postre, ¿Les va bien que lo llevemos nosotros? ¿Qué les parece unos dulces de la pastelería Dulces?

Ellos responden: “Dulces no por favor, yo no puedo comerlos”.

¿En cuál de las dos situaciones te sientes importante y que se preocupan? ¿Con cuál de las dos situaciones e has ganado a los anfitriones?

6.   No contratamos profesionales del cambio

¿Se imagina que la empresa hace un proyecto de reingeniería de procesos y no cuenta con un consultor experto? ¿O que una compañía prepara un ere y no cuentan con un profesional que conozca la forma legal de realizarlo? ¿O se trasladan de edificio y no contratan una mudanza?

Pues con el cambio es igual, es necesario tener al lado un profesional del cambio, lo que sitúa las posibilidades de éxito en el 80% en la implantación.  Además es una fórmula de ahorro de costos importantes. Podemos conseguir un 30% de ahorro. ¿Cómo? Si logramos el cambio en un año en lugar de dos años o tres, entre otras fórmulas.

Con un equipo de profesionales tanto internos como externos conseguimos aumentar el compromiso de los empleados, lo que se traduce en un incremento del engagement de la empresa.

Las empresas que utilizan consultores expertos tienen un  86% de éxito en la implantación frente a las  empresas  que no se apoyan en experto en cambio que obtienen un  29% de éxito en la implantación. Datos PMI 2014.

7.   No se consolida el cambio.

No hace mucho estuve en una empresa que llevaba dos años implantando un CRM. Cuando pregunte qué tal iba la implantación obtuve las siguientes respuestas:

• La alta dirección: “No lo hemos conseguido, no tenemos datos. Seguimos buscando la formula”.
• La dirección  contestó: “Ha sido horrible pero ya está implantado”.
• El mando medio que lo escuchó, se sonrió de forma pícara y sin que nadie e oyera me dijo: “Si si, implantado…”.

Cuando me senté con el comercial para hacer una jornada de acompañamiento, pude confirma la sonrisa del mando medio.

No sólo, no estaba implantado, sino que habían vuelto a trabajar de la misma manera que lo hacía anteriormente.

Menos del 40% de los proyectos han alcanzado los objetivos de negocio un año después de la implantación. Datos de KPMG

Los expertos en cambio, trabajamos la consolidación, dándole la misma importancia que a la planificación e implantación. Como decía K. Lewis. Congelar- Descongelar – Congelar. O en HCMBOK, lo gestionamos en la fase de producción. Pero de esto hablaremos en el siguiente post.

Como dice Vicente Gonçalves: “Gerenciar el cambio es humanizarlo”

Amanda Palazón

CEO en Instituto Mm

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