Por Jero Sánchez
La productividad está sustentada en hábitos. No hay métodos ni herramientas que sirvan de algo si no somos capaces de desarrollar ciertos hábitos productivos. Por eso, he querido compartir con vosotros esta lista de los hábitos que a mi me han ayudado a ser más productivo a lo largo del tiempo. Y creedme si os digo que es una lista corta –hay muchos más hábitos que podría citar, y que seguramente citaré en otros artículos. Pero basta con que desarrolléis unos cuántos de estos hábitos para empezar a notar la diferencia.
Ya he escrito sobre algunos de los hábitos que menciono en esta lista. Sin embargo, quería reunir en un sólo lugar un compendio más o menos exhaustivo de los mejores hábitos productivos, de modo que pueda servir de referencia para los que os iniciáis en este fascinante mundo. A lo largo de las próximas semanas y meses iré desarrollando muchos de ellos y enlazándolos desde aquí. Así que os recomiendo que mantengáis este artículo en vuestros favoritos y lo uséis como referencia y consulta rápida. Estoy seguro de que os será de gran utilidad.
1. Recopila tus compromisos en el momento. Uno de los secretos mejor guardados de las personas más productivas es que no tratan de memorizar lo que tienen que hacer. Registra tus compromisos e ideas tan pronto como surgen –ya sea una tarea pendiente, una cita o una idea que puede dar lugar a algún proyecto personal o profesional. Para ello puedes utilizar uno o varios medios, como una libreta de papel, una grabadora de mensajes de voz o un dispositivo de mano, entre otros. Los papeles que representen compromisos –como una factura para pagar–, recopílalos en una bandeja.
2. Procesa los compromisos diariamente. En tu libreta o en la bandeja, los compromisos que adquieras con los demás y contigo mismo no sirven para nada. Al menos una vez al día debes revisarlos y decidir qué es lo que vas a hacer con ellos.
3. Deshazte de todo lo que puedas. Piensa dos veces antes de seguir adelante con cada compromiso. En muchas ocasiones son simplemente “basura”, o compromisos ficticios –cosas que se supone que deberías hacer, pero que en realidad no tienes obligación o deseos de hacerlo. Si puedes, deshazte de ellos inmediatamente.
4. Organízate utilizando listas. Traspasa los compromisos a un sistema confiable de listas donde estén organizados por contexto. Cada contexto –lista– debe representar una conjunto de actividades o compromisos que requieran un determinado recursos o ubicación para poderse realizar. Por ejemplo, cosas que se deben hacer en casa, en la oficina, al teléfono, mientras estás en la calle, etc. Igualmente, mantén una lista de proyectos o frentes abiertos, y otra de ideas o cosas que posiblemente querrás hacer en un futuro.
5. Agenda sólo aquello que tiene fecha y hora. El calendario solo sirve para anotar compromisos que tienen una fecha fija obligatoria –la consulta del dentista o una reunión. Todos tenemos imprevistos a lo largo del día que dan al traste con cualquier intento de planificar los compromisos. Si tratas de planificar tus compromisos es probable que no los puedas cumplir, lo que aumentará tu estrés y te obligará a replanificar constantemente.
6. Trabaja según contexto, energía y tiempo disponible. Ve cumpliendo tus compromisos en función del contexto en que te encuentres, el nivel de energía –alto o bajo– que tengas, y el tiempo que tengas disponible en cada momento. Por ejemplo, no es efectivo tratar de desarrollar un plan de proyecto si hoy tienes un mal día; quizá puedas resolver las llamadas pendientes y organizar tu archivo, que son tareas que requieren mucha menos energía. Igualmente, carece de sentido intentar sacar adelante el reporte de ventas si vas a estar todo el día en la calle; sería mejor liquidar los asuntos pendientes en el notario, o comprar las bombillas del salón que llevan semanas en tu lista de recados pendientes.
7. Mantén un sistema de archivo eficaz. Archiva cualquier material de referencia en un sistema de archivo sencillo. Trata de mantener todo lo que puedas en formato digital –ocupa menos espacio y puedes encontrar las cosas más rápidamente. Y nunca dejes papeles en pilas encima de la mesa o en bandejas para archivar después: ¡nunca lo harás!
8. Revisa tus listas de compromisos semanalmente. Una vez a la semana revisa tus listas contextuales y el calendario, y actualízalos. Elimina los compromisos cumplidos, mueve los que hayan sido cambiados, y añade los que hayan surgido nuevos.
9. Empieza tu día haciendo sólo lo importante. Eliminar las actividades de bajo impacto de tus rutinas matutinas, y empieza atacando los compromisos que supongan un avance significativo en tus proyectos importantes. Si estás escribiendo un libro, tu primer tarea será escribir 2 páginas del libro; si eres un jefe de proyecto, empezarás revisando los asuntos que tengas delegados en terceros; si eres responsable de un centro de soporte de usuarios, revisarás qué problemas nuevos han surgido para escalarlos adecuadamente.
10. Aplica la regla de los 2 minutos. Cuando un compromiso te lleve menos de 2 minutos de trabajo, hazlo inmediatamente, independientemente de su importancia y prioridad. Responder a un correo, autorizar una compra o reservar en un restaurante llevará menos tiempo que recopilar el compromiso, procesarlo, añadirlo a una lista, revisarlo, etc. De esta forma te quitarás de encima un porcentaje muy importante de asuntos pendientes.
11. Lleva registro escrito de tus logros y aprendizajes. Conocer los errores cometidos, dificultades encontradas y logros conseguidos te ayudará a hacer cada vez mejor tu trabajo y, en ocasiones, a motivarte cuando estés bajo de energía. Escribirlo es una forma de hacerte más consciente de ellos, y te permitirá revisarlos cuando lo necesites.
12. Respalda tu cosas regularmente. Realiza copias de seguridad del trabajo de tu ordenador con la periodicidad adecuada, en función de lo crítico de los datos y de la forma en que cambien. También debes mantener copia –si es posible digital– de los documentos importantes, como credenciales, tarjetas bancarias, pasaporte, escrituras públicas, etc. Como los seguros, las copias de seguridad se hacen esperando que nunca las llegues a necesitar; pero si un día las necesitas, agradecerás enormemente tenerlas.
13. Haz siempre lo menos posible. La productividad no se trata de hacer mucho en poco tiempo, sino de hacer poco de lo que DEBES que hacer, para poder dedicarte a lo que TE GUSTA hacer. Siempre que puedas, elimina, reduce, desecha compromisos, y dedícate a lo que realmente te interesa.
14. Aplica el Principio de Pareto (80/20). Aplicado a la productividad, este principio dice que sólo el 20% de las cosas que haces habitualmente aportan el 80% del valor a tu trabajo –entendiéndose por valor el trabajo que te permite avanzar en los proyectos importantes y que te hace alcanzar tus objetivos. Identifica ese 20% de cosas, y encárgate de hacerlas antes que ninguna otra cosa. Si te falta tiempo, es mejor que dejes sin hacer parte del otro 80% que no te aporta valor.
15. Reserva tiempo para relajarte y descansar. La productividad requiere de energía, y no puedes tener energía si no descansas adecuadamente. Tómate tiempo cada día para “anularte” intelectualmente, desconectar de todo y dejar que tu cuerpo y mente se relajen. De la misma forma, asegúrate de que duermes suficiente horas y con la suficiente calidad como para despertar dispuesto a atacar el problema más difícil que tengas entre manos en ese momento.
16. Haz ejercicio regularmente. Al contrario de lo que piensa mucha gente, una excelente forma de recargar pilas es haciendo ejercicio regularmente, preferiblemente todos los días. No tiene por qué ser ejercicio de mucha intensidad. Puede ser simplemente un paseo de 30 minutos. Aprovecha para escuchar música, o disfrutar de tu entorno.
17. Aliméntate de forma saludable. Junto con el descanso y el ejercicio, la alimentación es el tercer factor de éxito para que nuestro cuerpo y mente puedan funcionar al 100%. En realidad es muy simple: mantén una dieta equilibrada de hidratos de carbono, grasas vegetales, frutas y proteinas; come moderadamente a horas regulares –preferiblemente 5 veces al día; y evita los alimentos demasiado procesados.
18. Trabaja en bloques de tiempo fijos. Distribuye tus tareas de alto impacto y gran concentración en bloques de tiempo de entre una y dos horas –si te parece demasiado, puede intentar combinarlo con la Técnica del Pomodoro. Entre bloque y bloque haz descansos de 10 minutos, e intercala pequeñas sesiones de tareas que requieran un nivel de energía bajo, como llamadas telefónicas o archivar papeles.
19. No practiques la multitarea. Nunca trates de hacer más de una cosa al mismo tiempo, salvo que sean actividades que requieran muy poca concentración. Las tareas “pesadas” requieren de al menos 20 minutos para que alcancemos el modo de trabajo a pleno rendimiento. Así que interrumpirlas para hacer otra cosa tiene un alto costo en términos de tiempo –justo lo contrario de lo que pretendemos conseguir con la multitarea.
20. Desglosa las tareas complejas en subtareas. Si alguna tarea es demasiado compleja como para abordarla en bloques de tiempo fijos, haz primero un desglose en tareas más pequeñas.
21. Ejecuta las tareas sencillas en lotes. Para aprovechar los modos de trabajo, procura ejecutar todas las actividades “ligeras” del mismo tipo en un mismo lote. Por ejemplo, fija un momento de tu día para hacer todas las llamadas telefónicas, y otro para archivar papeles. De esa forma, podrás utilizar el principio de los bloques de trabajo de 1-2 horas, y te beneficiarás del “modo a pleno rendimiento” a los 20 minutos –o incluso menos– de haber empezado la actividad.
22. Utiliza mapas mentales para planificar tu trabajo. Los mapas mentales son una forma ideal para organizar ideas de forma natural. Gracias a los mapas mentales podrás estructurar todo tipo de información aprovechando al máximo la creatividad de tu cerebro.
23. Elimina las distracciones antes de empezar. Uno de los grandes enemigos de la productividad son las interrupciones, pues te impiden trabajar por lotes y alcanzar el “modo a pleno rendimiento”. Algunas interrupciones son inevitables –una llamada de tu jefe–, pero muchas sí las podemos controlar. Cierra tu programa de correo, cierra el navegador, apaga el teléfono móvil, desactiva las notificaciones de tu agenda… Y si es necesario, enciérrate en una sala durante 1-2 horas. Verás cómo aumenta tu productividad.
24. Define tus valores y misión personales. La productividad no es cuestión de hacer mucho en poco tiempo, sino de hacer lo que realmente te aporta valor, lo que te importa. Y difícilmente podrás saber qué es lo que te importa si no tienes claros tus valores y misión personales. A partir de ellos podrás empezar a orientar tu vida, creando objetivos a medio y largo plazo.
25. Define tus objetivos de manera S-M-A-R-T. El hecho de querer algo no lo convierte en un objetivo. Un objetivo debe ser concreto, medible, significar algo para ti. También debe ser alcanzable y estar limitado en el tiempo. Por ejemplo, “quiero estar delgado” no es un objetivo, es un deseo. Un verdadero objetivo sería: “voy a perder 10 kilos antes del 30 de septiembre, porque quiero reducir el riesgo de tener un infarto; para ello, tendré que perder medio kilo por semana, y lo pienso conseguir caminando 30 minutos todos los días y dejando de tomar refrescos”.
Continua mañana ….
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