por Alba Casilda
Para ser capaz de atender a todos los clientes, las pymes deben planificar sus periodos de fabricación y tener en cuenta los plazos de entrega y la disponibilidad del equipo.
Llegar a tiempo a los plazos de entrega acordados se convierte muchas veces en todo un reto. Para no verse obligado a correr en el último momento y para atender a todos sus clientes, encontrará una gran ayuda en un plan de producción en el que analice su stock y su capacidad para responder ante imprevistos. En este documento tendrá que recoger los requerimientos de cada pedido y fijar cómo se va a repartir el trabajo. Funcionará como un calendario que permitirá que los diferentes departamentos trabajen coordinados, conozcan los plazos específicos para cada área y se pueda ofrecer un buen servicio de atención al cliente.
Esta programación es una planificación a medio plazo en la que la pyme tendrá que valorar cuándo debe realizar una entrega, qué partes de la cadena de suministro intervienen y con qué periodo de antelación hay que empezar a trabajar. “Es fundamental que la firma estudie sus mecanismos de flexibilidad interna, es decir, su capacidad para gestionar a la plantilla, crear nuevos turnos o cerrar otros según las nuevas obligaciones, y si va a contar con excedente que le servirá para cubrir los fallos que se puedan producir en algún pedido”, explica Eduard Calvo, profesor de operaciones, producción y tecnología de Iese. De esta manera, se podrán minimizar los costes, por ejemplo, en la elaboración de inventarios y se podrá sacar el máximo partido a los distintos equipos.
Determinar los requerimientos: Es necesario realizar un pronóstico de la demanda y estudiar los factores que pueden repercutir en ella. Por ejemplo, a nivel interno, una pyme fabricante de maquinaria debe analizar si un diseño resulta más complejo y si va a necesitar más tiempo o pasar por más controles de calidad, por lo que no podrá atender a un gran número de clientes mientras esté inmersa en ese proyecto.
Se tienen que evaluar los factores externos e internos que pueden afectar a la demanda
No hay que olvidarse tampoco de los aspectos externos. Un aumento de la competencia o el comportamiento de los clientes según la época del año son algunas de las variables que pueden afectar al volumen de trabajo.
El azar es el tercer elemento que juega un papel importante en el nivel de demanda. Las pymes deben estar atentas a los ciclos económicos y a las modas para planificar su producción y distribuir el trabajo, según la etapa en la que se encuentre.
Cumplir lo acordado: Para realizar un buen plan es imprescindible que el departamento comercial y de operaciones estén estrechamente coordinados. Eso hará que la pyme no se comprometa con más pedidos de los que pueda abastecer o que deje de atender unos por querer abarcar demasiado.
Para periodos en los que la demanda aumenta, una opción es segmentar a los clientes, y determinar quiénes son más estratégicos e importantes. De esta manera, se podrá identificar qué pedidos son los más urgentes y cuáles pueden esperar. La pyme sólo tiene que llamar a la empresa para la que trabaja y, por ejemplo, renegociar los plazos. Una posibilidad es realizar una entrega parcial en lugar de enviar todo el pedido de una vez. “Esto se suele hacer entre compañías del mismo tamaño. Muchas veces las pymes tienen miedo a llamar por teléfono, negociar la entrega y justificar las razones del cambio. Sin embargo, resulta más complicado llegar a un acuerdo de este tipo con empresas grandes que cuentan con estructuras menos flexibles y procedimientos regularizados”, concluye Calvo.
Incorpore la tecnología
La pyme debe estudiar su capacidad para gestionar la plantilla y distribuir el trabajo
Las pymes pueden encontrar en el software MRP una solución para gestionar sus pedidos y que sea más sencillo cumplir con el plan de producción. Estos programas funcionan como un control de inventario y la principal misión es asegurar que se va a contar con el material suficiente para poder responder a la demanda de los clientes.
Implantar este tipo de tecnología en la empresa ayudará a automatizar una serie de tareas y así ahorrar tiempo y dinero, tal y como lo asegura Eduard Calvo, profesor de operaciones, producción y tecnología de Iese.
Además, también añade que sirve para que toda la compañía pueda acceder a información imprescindible en cualquier momento. Sin embargo, señala el peligro de que estas soluciones sustituyan las actividades que les corresponde a los profesionales. Se trata, sobre todo, de operaciones que cuentan con un valor añadido en las que es necesaria la intervención de un experto, por ejemplo, en los pedidos en los que hay que realizar nuevos turnos de trabajo y hay que coordinar a un grupo más numeroso de trabajadores.
Errores que se deben evitar
- Uno de los principales fallos es que sólo intervenga el departamento comercial a la hora de aceptar y gestionar los pedidos. Así, se corre el riesgo de asumir un número de encargos demasiado grande sin tener en cuenta los compromisos previos o cuál es el estado de la fábrica. Por eso, tiene que haber una gran relación entre la dirección general de la compañía y el área comercial. Eso ayudará a fijar prioridades, ver hasta dónde se puede abastecer la demanda, cómo compensar los periodos en los que la producción es menor y la mejor manera de distribuir el trabajo entre todo el equipo. Esto hará que la pyme pueda aprovechar al máximo sus recursos.
- No sólo basta con conocer el nivel de carga que la empresa va a poder asumir, sino que también se debe realizar un análisis profundo de los clientes. Por ejemplo, habrá que estudiar el tipo de empresa que es, qué tamaño tiene y cuál es su público para conocer si los plazos de entrega pueden ser menos rígidos. Esto resultará adecuado en las etapas en las que hay mayor volumen de trabajo o en los momentos en los que se produce algún fallo en la cadena de suministro. Así, se podrán proponer nuevas fechas a aquellas compañías que sean más flexibles y que no tengan unos procedimientos muy estandarizados.
- El plan de producción puede estar dividido en diversas categorías y varía según el tipo de empresa. Sin embargo, existen una serie de apartados que la pyme no debe dejar de lado: información sobre el material con el que se cuenta, las ventas que se van a realizar, quién se va a encargar de cada operación, los horarios de fabricación, los días que se va a dedicar a cada etapa del proceso y los turnos de la plantilla. Además, en el plan también tiene que quedar especificada la inversión destinada a cada obra, así como la disponibilidad de los equipos y el material para llevar a cabo cada operación.
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