Presupuestos para PYMES y Emprendedores

por Claudio Pizzi

¿Para qué necesitan presupuestos las empresas pymes y familiares? En principio diremos que los presupuestos  son de gran importancia para la dirección de una empresa porque sirven de apoyo para tomar decisiones. Cuanto más acertadas sean esas decisiones, mejores beneficios tendrán para ellas. El Presupuesto es un instrumento que deberían utilizar todas  las empresas para dirigir sus operaciones. Es una técnica indispensable tanto en el ámbito del sector público como del privado.

A continuación daremos algunos TIP’s respecto de su armado.

Sistematizar las predicciones

Sistematizar el proceso de predicción ayuda a la función de control en una empresa, principalmente en dos aspectos:

• Mostrar los resultados que se obtendrán si se ponen en práctica los planes.
• Evaluar el rendimiento, indicando las áreas que requieran atención o acción correctiva.

El presupuesto es en definitiva, un plan

Un plan es un conjunto de actividades programadas anticipadamente que  expresa lo que la administración tratará de realizar para obtener un objetivo propuesto. Es integrador porque toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es coordinado porque los planes de la entidad deben ser preparados conjuntamente y en armonía para que el todo sea igual a la suma de sus partes. Debe ser expresado en unidades monetarias.

En términos generales, el presupuesto es planear y predeterminar cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios.

Características generales del presupuesto

• Formulación
• Presentación
• Aplicación

Objetivos presupuestarios

•           Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
•      Coordinar todas las actividades para obtener el objetivo trazado.
•     Comparar lo  presupuestado y los resultados obtenidos. Analizar las diferencias  para hacer las correcciones, mejoras y formulaciones de nuevos planes.
•          Establecer un control de desvíos y corregir la dirección.
•      Tomar decisiones en cualquier etapa del período presupuestado.
•      Conocer íntegramente la estructura de beneficios y gastos de la empresa.
•            Involucrar a las personas en su armado con el objetivo de “aprender a medir”.

Presupuesto por departamento o por área de actividad.

Cada departamento o área en la empresa, deberá elaborar sus presupuestos. Luego se hará un estudio de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados. La voluntad de los Directivos y su respaldo es indispensable para su buen desarrollo.

Métodos para presupuestar.

Los datos pasados pueden ayudar a planificar los resultados futuros de la empresa. Su uso permite planificar haciendo una secuencia de la experiencia pasada para mejorar lo sucedido. El querer aumentar los ingresos o disminuir los costos va a afectar las operaciones de la empresa. Es necesario determinar un factor básico al cual puedan remitirse todos los presupuestos. Este factor básico son las ventas, expresadas tanto en unidades monetarias como en unidades físicas.

Punto de Equilibrio

Es el punto en donde el total de costos y gastos son iguales a los ingresos totales. Representa el momento en que no existe utilidad ni pérdida para la empresa. Nos permite conocer cuántas unidades se deben vender como mínimo para recuperar los costos y gastos.

A través de éste se pueden analizar los diferentes productos que se fabrican, indicándonos cuáles son los que reportan beneficios, para incrementar o suspender su elaboración.

En la elaboración del punto de equilibrio intervienen los siguientes elementos:

•         Costos fijos: dependen de la capacidad instalada de la empresa. No dependen de las ventas ni de la producción. Ejemplo: alquileres.
• Costos variables: en función directa con las ventas y la producción y aumentarán o disminuirán dependiendo de éstas. Ejemplo, materia primas – comisiones.

El primer paso en la implantación del presupuesto es la determinación de los ingresos, que se obtienen a través de las ventas. Es necesario que se cuantifiquen en unidades por artículo y se proceda a su valuación. Esto servirá de base para la elaboración de otros presupuestos. Permitirá comparaciones conforme se vayan obteniendo resultados.

Para poder llevar a cabo el presupuesto de ventas es necesario realizar un estudio sobre los principales factores que van a influir sobre éstas.

• Causas fortuitas que van a influir en la predeterminación de las ventas. Esta influencia pudo ser favorable o no. Se debe tomar en cuenta qué hubiera pasado en caso de que no se presentara dicha situación.
• Cambio de materiales o de presentación de  los productos – servicios.
• Cambio de producción.
• Cambio de mercados.

La tendencia de Ventas se aplica en productos con una demanda predecible y un comportamiento estable. Se analiza cuáles han sido las ventas en el transcurso de un período de años, y se hace un pronóstico de las ventas futuras.

Los estudios de campo son investigaciones de mercados que se realizan para conocer las razones de compra del consumidor, la existencia de hábitos de compra, pronosticar la demanda. Pueden ser realizadas por agencias externas, pero también pueden ser realizados por personal de la empresa, por ejemplo vendedores.

El inventario se determina tomando en cuenta la duración del periodo de producción y la fluidez de la fabricación buscando una situación de equilibrio. Se intenta abastecer correctamente los pedidos y evitar la acumulación excesiva de mercaderías en época de poca demanda.

Se puede medir el tamaño del inventario con el índice “rotación de inventarios“.  Se dividen las ventas entre el inventario anual promedio, medida que indica las veces en que los inventarios han dado vuelta en relación con las ventas en un año. Otro buen indicador es la cantidad de meses de venta que tenemos en existencia en determinado momento. Se obtiene restando al inventario, el costo de ventas de cada uno de los meses siguientes.

El presupuesto de compras dependerá de las necesidades de producción de la empresa en relación con los niveles de inventarios que deben mantenerse en existencia. Si al máximo de inventario final autorizado le agregáramos las materias primas que se utilizarán en la producción, y le restamos el inventario inicial, obtendremos la cantidad máxima que debe recibirse en el período. Para obtener el mínimo que puede recibirse, bastará sumarle las materias primas que se utilizarán, restándole el inventario inicial.

Inventario Final +Materia Prima utilizada – Inventario Inicial = Materia Prima requerida

El efecto inflacionario.

Por supuesto, estas estimaciones se deben realizar tomando en cuenta las políticas de la empresa y su vinculación con el estudio macroeconómico realizado. La inflación es un elemento a atender en el armado del presupuesto. Dependiendo de qué tipo de empresas estemos hablando, se manifestará la necesidad de fijar precios de compra, dolarizar los precios de venta, aplicar correcciones por diferencias de cambio, elevar los niveles de inventarios mínimos y buscar fuentes alternativas de proveedores de materias primas.

El presupuesto de mano de obra directa indica el costo esperado del trabajo para la elaboración del producto. Este presupuesto se va a obtener multiplicando el número de productos por el costo promedio de mano de obra; o bien, el número de horas empleadas en la fabricación del producto por el costo promedio por hora de trabajo.

• Trabajo indirecto: esfuerzo humano dedicado a la dirección y supervisión en el proceso productivo.
• Material indirecto, recursos que no se pueden cargar directamente al producto ya que se utilizan en beneficio de la producción, como por ejemplo combustibles, lubricantes.
• Gastos indirectos, servicios necesarios como el gas, la luz, el teléfono, etc.

Características:

Los costos fijos permanecen constantes, independientemente del volumen producido.

Los costos variables aumentan o disminuyen en relación con el volumen.

¿Qué ocurre cuando no tengo parámetros para medir el pasado?

Se debe trabajar lo que se define como “presupuesto base cero”, es decir, iniciar de cero la tarea de presupuestación en donde las ventas, los gastos y costos serán objetivos a cumplir, parámetros que debemos fijarnos por cuanto no tenemos “historia presupuestaria” que guíen las predicciones.

¿Cuáles son los principales factores por los cuales fracasan los presupuestos?

Errores típicos:

• Inadecuado sistema de costeo.
• Desconocimiento de la empresa.
• Poca flexibilidad en los criterios de los directores.
• Falta de apoyo directivo y cooperación de la dirigencia.
• Desconocimiento de los planes y de las políticas de la empresa.
• Inadecuada administración, dirección y vigilancia.
• Falta de análisis de los resultados y de las causas de variaciones así como su corrección.
• Insuficientes análisis y estudio de mercado.
• Mala organización y coordinación general.

¿Cómo empezar si no sabe por dónde?

Utilice el plan de cuentas, observe las cuentas de resultado y sus cargos. Le pueden dar un panorama de los gastos.

Comience con ingresos típicos y gastos típicos. Trabaje con líneas generales y luego cuando gane en experiencia, podrá abrir los conceptos en mayor nivel de detalle.

En dorbaires news (youtube) encontrará notas de interés al igual que en la web sobre este y muchos otros temas que podrían ser complementarios sobre la materia. Esperamos que la nota les sirva para instalar el presupuesto o mejorar el existente. Recuerde que estamos a disposición para colaborar en la gestión de su empresa.

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