Como realizar reuniones efectivas.

por Jose Quintero

Para algunos la palabra reunión es sinónimo de “perder el tiempo”, que pudiera ser empleado en hacer cosas más importantes que estar sentados “hablando de cosas”.

Para evitar este tipo de opiniones, a continuación le indicare, algunos pasos para que sus reuniones sean lo más efectivas posible:

Previo a la reunión:

1. La convocatoria a la reunión:esta debe indicar  los siguientes puntos:

1.1  Motivo de la reunión: ¿Se van a revisar estados financieros? ¿La nueva campaña de medios? ¿Se va a tomar decisión acerca del cliente que tiene más de 6 meses que no cancela? Es impórtate definir previamente el motivo por el cual nos reuniremos, esto con la idea de que los asistentes sepan sobre que se va a conversar en la reunión y por ende vengan todos preparados.

1.2   Asistentes: solo las personas que están involucradas en el tema a discutir, deberán ser convocadas y de ser posible en la menor cantidad de asistentes, esto con la finalidad de poder llegar más rápidamente a un consenso a la hora de tomar decisiones.

1.3  Día y hora de la reunión: esto con la finalidad de que las personas asistentes,  puedan programar en sus agendas su participación y en caso contrario, nos los hagan saber y así reprogramar y garantizar la asistencia de todos los convocados.

1.4  Duración de la reunión: a fin de que los participantes puedan organizar sus agendas y puedan programar sus actividades.

Durante la reunión:

2. Desarrollo de la reunión:recuerde que usted al dirigir la reunión, establecerá en qué orden participaran cada uno de los convocados, recuerde que en algunos casos usted también deberá “poner orden” en la sala.

Le sugiero que entre los participantes, sea sorteado quien será la persona encargada de tomar nota de los puntos discutidos, decisiones tomadas y acciones a realizar después de la reunión.

Es importante que durante el desarrollo de la reunión se respeten las normas del buen hablante y del buen oyente, así como utilizar un lenguaje acorde.

Una vez finalizada la reunión, lea el borrador de los puntos acordados, las acciones a tomar, así como los responsables de estas, de manera de corregir o de adicionar información vital para los seguimientos posteriores.

Post reunión:

3. Elabore una minuta:registre acá todos los acuerdos logrados, decisiones tomadas y fechas compromisos asumidas por cada uno de los participantes.

La persona encargada de la elaboración de la minuta, será la encargada  del seguimiento a cada una de estas actividades y de recordarle a cada uno de los responsables, la realización de las mismas. También la minuta será la agenda de la próxima reunión, a fin de revisar los avances de los puntos acordados.

Recuerde también lo siguiente:

1-    Debemos respetar las opiniones y posiciones de los participantes emitidas durante la reunión. Si deseamos expresar desacuerdo, hagámoslos de la manera más cordial y respetuosa posible.

2-    Siempre deben prevalecer las normas del buen hablante y del buen oyente durante la reunión. Si se respeta el derecho de palabra evitaremos interrupciones innecesarias.

3-    Procure no desviarse del tema objetivo en la reunión, si desea discutir otro punto, pues sugiera una reunión donde atacar solamente ese punto.

4-    Las reuniones deben utilizadas para tratar asuntos empresariales, no para solucionar problemas personales y diferencias entre compañeros de trabajo.

5-    Acuda a su reunión con una sonrisa y una buena actitud, esto le ayudara a lograr cosas positivas y hará que la reunión sea mas amena.

6-    Si de casualidad le da sueño, excúsese con los presentes, tome un café, lávese la cara y nuevamente entre a la reunión.

      Espero estimado lector que esta información le haya sido de mucha utilidad, si es así, pues no dude en compartirla con aquellas personas, que al igual que usted, creas que les será de utilidad, recuerda seguir visitando mi blog, aquí encontraras más información interesante.

Recuerda dejar tu comentario y recomendarme en tus redes sociales.

Saludos cordiales

José G. Quintero E.

Email: jquintero9@gmail.com

www.teruliagerencial.blogspot.com

Twitter: @jgqe

Fuente http://dorbaires.blogspot.com.ar/2015/06/como-realizar-reuniones-efectivas.html