por Alba Casilda

¿Tiene clientes con los que pierde dinero? ¿Todos son rentables? Saberlo le ayudará a conocer qué proyectos están aportando beneficios a la empresa y cuáles no. Analizar la actitud de las compañías para las que trabaja le ayudará a aumentar su competitividad y eficiencia.

Las ventas no siempre van acompañadas de beneficios. Para detectar qué clientes están perjudicando al negocio, simplemente se debe hacer un cálculo de los costes que ocasiona cada pedido y comprobar los márgenes que deja.

“Es posible que dos firmas con un encargo con la misma facturación repercutan de manera diferente en la cuenta de resultados. Por ello, es muy importante hacer un seguimiento individual de cada empresa y después realizar una comparación con el resto”, comenta Alberto Fernández, profesor de contabilidad y control de IESE. “Las pymes deben prestar especial atención a aquellos clientes que generen unos costes variables mayores que el precio que pagan por el servicio que han contratado”, añade el experto.

-Puede que un proyecto precise de un supervisor permanente, por lo que se tendrán que asumir unos costes adicionales. Este profesional será necesario para tratar con un cliente que realice muchas quejas. Afectará en la gestión comercial, ya que, por ejemplo, las visitas a la compañía provocan un coste que, a veces, las pymes pasan por alto. También repercutirá en el ritmo de la operación al tener que atender las devoluciones.

-Al mismo tiempo, hay que tener en cuenta que normalmente los clientes que realizan pedidos más pequeños suelen generar más pérdidas, ya que existen ciertas actividades que la empresa proveedora debe realizar independientemente del volumen solicitado. Por ejemplo, aunque se trate de un encargo de 15 euros o de 300 euros, en ambos casos se produce un proceso de venta, se realiza un albarán o se emite una factura.

Por eso, hay que examinar muy bien a los negocios que hagan muchos pedidos pequeños. Por ejemplo, si una pyme de serigrafía e impresión digital tiene un cliente al que simplemente le realiza el etiquetado de algunos de sus productos, debe fijar un precio mínimo a partir del cual acepte los pedidos. Así compensará a los costes de producción.

-Hay que evaluar el coste financiero de cada operación hasta que la pyme cobre todo el pedido. Si se trata de un proyecto por el que se va a recibir 10.000 euros, que se recibirá a plazos durante seis meses, la pyme tendrá que ser consciente de cómo gestionar sus recursos durante ese tiempo hasta que le paguen la cantidad completa. Además, si el cliente se retrasa, se tendrán que asumir una serie de gastos adicionales.

Plantear soluciones

Una vez se ha detectado qué clientes están generando más costes de los esperados, la pyme debe evaluar qué maneras hay para mejorar la relación con esa empresa. Deshacerse de ese contrato sería la última opción, según opina el experto de IESE, pero a la vez explica que es mejor no vender que hacerlo con pérdidas.

-Se debe invertir en tener mejor información acerca de los clientes. En ocasiones, las pymes tienden a confiar en una empresa porque el proyecto le resulta atractivo o lleva trabajando mucho tiempo con ella, pero es necesario fijarse en criterios más objetivos. Una posibilidad es invertir en sistemas de información en los que se recojan datos como el tipo de compañía, el sector en el que trabaja y dónde vende. Los softwares de CRM son una buena solución para mantener actualizados los datos.

-Una vez analizada esa información será más fácil “educar al cliente” para mejorar la relación. Puede ser el caso de una firma que se sitúe muy cerca de la pyme proveedora y que por ello realice cinco pedidos al día, ya que los puede recibir de manera rápida. En este caso, la organización debería plantearle realizar un encargo al día o tres a la semana. Ahorraría en el transporte y en gastos adicionales de la gestión.

-Conocer los detalles de una compañía servirá para determinar si se debe continuar el acuerdo con ella. A pesar de que genere pérdidas, puede aportar otros elementos positivos, como una mayor difusión de la firma. Por ejemplo, puede suceder al proveer a un negocio de retail que vende en un centro comercial o en un aeropuerto. A lo mejor no se consiguen las ventas esperadas en un primer momento, pero la marca consigue una gran visibilidad y poco a poco va potenciando su imagen.