Como Preparar tu próxima Negociación

por Juan Pablo Rico

Recuerdo cuando en clase de Negociación nuestro profesor William Ury nos dijo: “Ahora voy a darle los tres secretos para ser un negociador de éxito, así que tomen apunte y nunca olviden esto: primero, tienen que prepararse para cada negociación, segundo tienen que prepararse para cada negociación y tercero, tienen que prepararse para cada negociación”.

Aún hoy, 13 años después de aquella clase, conservo la hoja en la que anote  esas tres claves.  Y si bien en aquel momento no me hizo gran sentido, con años de experiencia como negociador, consultor, mediador y profesor pude comprender cuanta sabiduría había en esa lección.

La adecuada preparación de la negociación es la principal diferencia entre un negociador profesional de otro amateur.  Sin embargo, muchos hombres de negocios que se juegan mucho valor en cada mesa negociadora, la mayor parte de las veces obvian este paso. Creemos que hay dos razones  principales para ello:

1.-  Falta de tiempo: El vertiginoso ritmo que tienen los negocios hoy en día hacen que el negociador deba estar gestionando muchas veces en “partidas simultáneas”.  Y el día a día del manager es una prueba acabada de esto. Ya sea con tus reportes, jefes, clientes internos y externos, proveedores, etc., tu trabajo día a día como gerente se parece más al de esos malabaristas chinos que sostienen  en equilibro varios platillos girando al mismo tiempo.

Sin embargo la falta de tiempo no es un hecho  sino una interpretación: todos tenemos días con 24 horas de duración, pero hacemos con ellas cosas bien diferentes.  Cada vez que veo a mi agenda apretada, me pregunto como será un día de Bill Gates, y allí descubro que aún tengo capacidad disponible para gestionar muchos más procesos y negocios.

No se trata entonces de un tema de escases, sino más bien de gestión del tiempo.  Todo el tiempo que inviertas en la preparación  será bien recompensado en las siguientes etapas del proceso negociador, con lo cual lejos de ser una perdida de tiempo, la preparación puede ser la mejor inversión de todo líder organizacional.

2.- Incompetencia: La otra dificultad que suele aparecer es ignorar cuáles son los parámetros a tener en cuenta a la hora de prepararse.  Es que la mayoría de los gerentes y ejecutivos  nunca hemos sido debidamente entrenados en cuáles son las variables clave de toda negociación.  De esto último tratarán los siguientes párrafos.

¿Que parámetros preparar?  A lo largo de nuestro trabajo en la Cátedra de Negociación de Ignacio Bossi en el MBA  de la Universidad del CEMA, hemos desarrollado una herramienta llamada Los 4 faros básicos de la preparación, en la cual hemos identificado 4 parámetros claves que deben ser tenidos en cuenta al preparar toda negociación.  He aquí un ajustado resumen de cada uno de ellos.

Faro1: Distinguir la información útil para negociar.  Hoy vivimos en la era de  la información.  A diferencia de lo que sucedía 20 años atrás, el acceso a la información se ha facilitado de tal modo que el problema no suele ser conseguirla, sino más bien gestionarla.

La información es poder para el negociador en tanto es útil, es por ello que  el operador debe tener bien el claro que necesita conocer para poder negociar.

La información más útil será aquella que le sirva al negociador para fundar adecuadamente los argumentos que llevará a la mesa de negociación, así como aquellos que contribuyan a contra – argumentar los de la otra parte.

Faro 2: Distinguir los componentes del conflicto.   Un conflicto puede tener tres naturalezas diversas y   tres fuentes distintas:

1.- Conflicto operativo: Es el que tiene que ver con distintas formas de interpretar una situación o intereses contrapuestos.  En general se fundan en la percepción de escases de un recurso pretendido por distintas partes, siendo los más frecuentes en el mundo de los negocios el dinero y el tiempo.

2.- Conflicto relacional:  Tiene que ver con los juicios de intención y adecuación que hacemos sobre nosotros y la otra parte.

3.- Conflicto Estructural:  Tiene que ver con la estructura o sistema donde sucede el conflicto, como puede ser el mercado, el contexto político, social, etc.

Por otro lado, estos conflictos pueden tener 3 fuentes: (1) desacuerdo (juicio/opinión: tu no tienes razón, yo la tengo), (2) percepción de escasez de un recurso (juicio: no alcanza para ambos) y/o (3) ambigüedad en los derechos de decisión (juicio: tu no tienes derecho, yo u otro lo tiene).

Cada conflicto, según su naturaleza o fuente, requiere de ciertas competencias específicas para poder abordarlos y resolverlos.    Es por ello que durante la preparación, será clave saber distinguir cada uno de estos drivers para poder preparar en cada caso, el set de herramientas adecuadas para su resolución.

Faro 3  Identificar los intereses propios y pre-negociar el Plan B.  Ya abordamos en publicaciones anteriores la brecha que suele haber entre los intereses y las posiciones, propias y de los otros.

Para poder tener más efectividad en la mesa negociadora, y sobre todo estar más abierto a escuchar y generar nuevas opciones, es clave saber cuales son los intereses y necesidades profundas que buscas satisfacer en la mesa negociadora.

Muchas veces esos intereses y necesidades se articulan en la mesa negociadora bajo el formato de posiciones rígidas, la mayor de las veces traducidas en montos, plazos y condiciones. Pero, como sabemos, detrás de cada oferta de dinero que se hace o se recibe, hay un mundo de necesidades e intereses subyacentes, los  cuáles pueden ser satisfechos de modos diversos.

Si la mesa negociadora es el ámbito donde procuro satisfacer mis intereses y los de mis delegantes, una cuestión clave a resolver es qué voy a hacer si  no logro que la otra parte acceda a hacer, dar o no hacer aquello que necesito.  Estamos hablando del Plan B, aquella alternativa previamente negociada con otro proveedor, que  me pueda dar tranquilidad y poder durante la mesa negociadora.

Faro 4 Diseñar un Objetivo ambicioso.  Si cumplimos con todos los faros anteriores, ya estaremos en condiciones de poder diseñar un objetivo concreto para esa mesa en particular.

Ese objetivo deberá cumplir con dos condiciones fundamentales: primero ser mejor o más grande que tu plan B.  Pero además tu objetivo tiene que ser mayor que el de tu delegante (jefe/cliente)  Es por  ello que resulta bien importante negociar previamente (en la etapa de la preparación), esos objetivos con tu jefe o tu cliente.  Muchas veces estos desentendimientos provocan una mayor perdida de valor una vez terminada la negociación.

En resumen.  Seguramente sabrás de algún deportista de alto rendimiento que pasa meses y meses de duro entrenamiento, para jugarse todo en algunos minutos de competencia.  Así de importante es la preparación en cualquier negociación.   Todo tiempo que inviertas en ello será buenamente compensado luego.  Y además, con estos tips. que te hemos dado, cuentas con los parámetros básicos para poder hacerlo efectivamente.  Así que, basta de palabras, y a prepararse se ha dicho

Autor Juan Pablo Rico