Protocolo familiar: ¿Cómo establecer un modelo de éxito?

Cuando una familia decide emprender un negocio, está poniendo en juego mucho más que la ilusión de un proyecto común y el esfuerzo económico que supone llevarlo a cabo. El paso de familia doméstica a familia empresaria está lleno de incertidumbres y riesgos.

Muchas empresas consiguen reforzar los vínculos entre los miembros de la familia que las fundan, sin embargo, en el otro lado se cuentan todas aquellas familias que rompen sus vínculos para siempre a causa de diferencias irreconciliables en el ámbito laboral.

¿Cómo se gestionan las relaciones económicas y laborales cuando se entremezclan con los lazos familiares? ¿Hasta dónde deben llegar en sus opiniones los familiares políticos?¿Quiénes son los herederos y cuál es su derecho a la sucesión?¿Cómo se reparte el patrimonio entre ellos?

Todas estas preguntas necesitan una respuesta consensuada entre los implicados en el negocio para que los conflictos – que siempre surgen – se resuelvan de manera madura y profesionalizada.

La importancia del consenso

El protocolo nace de la esencia de las relaciones familiares y las refleja, por lo que la cuestión del consenso es clave. El protocolo familiar no se puede imponer. En los casos en que se opta por esta vía, no funciona porque en lugar de favorecer las relaciones de confianza, que es precisamente para lo que está concebido, generará actitudes individualistas y falta de compromiso con unas reglas de comportamiento con las que uno no se siente identificado.

Condiciones para conseguir el consenso

Se trata, quizá del aspecto más complicado a la hora de conseguir un modelo de éxito, porque para que el consenso se produzca, deben darse las siguientes condiciones:

• Eliminación de barreras que conducen a bloquear el proceso de establecimiento del protocolo, y que suelen nacer de actitudes egoístas por parte de algún miembro de la familia.
• Eliminación de comportamientos individualistas y favorecimiento del sentido de grupo y la generación de confianza entre los miembros de la familia. Todos deben confiar en la capacidad de sacrificio del otro. Se trata de una promesa que debe verse cumplida cuando las circunstancias así lo requieran.
• Establecimiento del sentido de reciprocidad, consistente en convencer a todos los miembros de la familia de que el protocolo es una herramienta que beneficiará tanto al conjunto familiar como a cada individuo en particular.

Un protocolo único para cada familia

Como cada familia (y cada empresa) es un mundo debido a su cultura, identidad, valores y objetivos, no se puede establecer una receta mágica de cuál es el modelo de protocolo familiar de éxito.

Cada familia tendrá el suyo propio, adecuado a sus características diferenciadas.

Qué debe contener un protocolo familiar

Aunque como se ha dicho cada protocolo familiar sea diferente, lo que sí se puede es identificar qué aspectos tienen en común. Para que un documento de este tipo tenga resultados, los contenidos mínimos que debe describir están relacionados con:

1. Cómo van a ser las relaciones económicas y profesionales de los socios o miembros de la familia
2. De qué manera se va a producir la entrada o salida de nuevos socios
3. Cómo se gestiona y organiza la operativa del día a día en el negocio, es decir, quién asume cada rol y qué salario va a percibir por desempeñarlo.
4. Cuáles van a ser los órganos de gobierno, quién participa en ellos y de qué manera. Los órganos que suelen existir en las empresas familiares son:
   1. La Junta de Familia
   2. El Consejo Familiar
   3. Los Comités de Seguimiento, clasificados en ámbitos de actuación
5. Qué mayoría necesaria es exigible en cada uno de estos órganos para la adopción de acuerdos
6. Cómo se va a designar al sucesor y qué criterios debe cumplir en cuanto a formación, experiencia y capacidades
7. Qué sanciones se adoptarán si no se cumplen las normas establecidas y acordadas entre todos.

Teniendo claras estas pautas, cada familia deberá elaborar y consensuar un protocolo propio y adaptado, que cubra las principales incertidumbres y contribuya a crear un ambiente de seguridad y confianza entre los socios de la empresa.

Cómo establecer un protocolo familiar

Una vez que una familia empresaria se decide a crear su protocolo, comienza una etapa difícil en la que se pondrán a prueba las motivaciones y los niveles de compromiso de todos los componentes de la estructura familiar.

La cuestión es trascendente, porque desde el momento en que se apruebe, el protocolo regirá las relaciones de la familia dentro de la empresa y guiará las decisiones en las cuestiones que más impacto producen.

Por ello, el establecimiento de un protocolo familiar se realiza en diferentes fases, en las que se van elaborando sus contenidos hasta el momento de su puesta en marcha:

1. Diagnóstico de la familia: la familia debe reflexionar sobre su situación en ese momento, qué herencia arrastra del pasado en cuanto a identidad, costumbre y maneras de hacer las cosas y cuál es su misión de futuro.
2. Desarrollo del protocolo: una vez que se ponen en común las motivaciones y objetivos de cada miembro de la familia, llega el momento de intentar reflejarlos en un documento de las características mencionadas anteriormente. Tras una primera redacción, el protocolo debe someterse a debate hasta alcanzar el consenso, lo que puede provocar modificaciones sustanciales en su contenido.
3. Implantación: de nada sirve el protocolo si se guarda en un cajón. Una vez consensuado, es importante elaborar los documentos legales que se derivan de él (testamentos, etc) y establecer los órganos de gobierno que describe.
4. Ejecución: empieza la fase definitiva, en la que se reflejará cómo los acuerdos tomados en el protocolo producen su impacto en el día a día de la empresa familiar. Será necesario acudir al documento a menudo para confirmar que se está llevando a cabo tal como se planificó y validar que todos los miembros de la familia se sienten cómodos con él.

Fuente http://www.eaeprogramas.es/empresa-familiar/2014/05/como-establecer-los-modelos-de-protocolo-familiar-de-exito.htm