Como respuesta a estos múltiples cambios, gran parte de las empresas y organizaciones están virando a confiar sus sistemas de información a paquetes estándares pre configurados como son los ERP (Enterprise Resource Planning). Estas soluciones se basan en módulos de software de aplicación que ayudan a gestionar las partes importantes del negocio, como lo son Ventas, Producción, Gestión de Materiales, Mantenimiento y recientemente podemos observar como incluyen dentro de su estándar las más novedosas tecnologías; Internet, Workflow, Gestión Documental etc.

Uno de los grandes retos del ERP es, precisamente, lograr una implementación exitosa dentro de las organizaciones. Es de vital importancia, ya que de esto depende evitar situaciones que generen insatisfacción en la empresa cliente lo cual puede poner en peligro un proyecto extenso tanto en tiempo como en recursos humanos y monetarios.

Para asegurar el éxito del cambio tecnológico en la organización, se aconseja contar con una metodología que minimice los riesgos para alcanzar una implementación exitosa sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos tales como: gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis costo/ beneficio y otros.

Metodología de Implementación exitosa

La metodología puede contar con varias fases de implementación en las que se presentan como objetivo principal el minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos. Miremos brevemente en un ejemplo.

FASE 1. Preparación del proyecto

En esta fase se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurándose de que exista una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto. Se debe de definir claramente el alcance y los factores críticos para alcanzar el éxito; además se deben de estructurar los equipos de trabajo, roles y responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto. Esta fase en el ciclo de vida del proyecto es la base para el mismo, cada una de las áreas del organigrama del proyecto deberá de realizar las funciones que les corresponden para que esta fase llegue a su realización Los recursos humanos, en la apropiada medida cantidad y calidad, son cruciales para el éxito del proyecto. Se debe de tomar en cuenta el entorno técnico que describe la infraestructura de redes y la compra de software licencias y hardware.

Por último, en esta fase es importante definir el cronograma de actividades, avance y aplicación de medidas correctivas en el cual deben participar de manera activa los consultores.

FASE 2. Objetivos del proyecto

Entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la principal razón de ser de esta fase. La documentación y análisis de información se convierte en la parte más delicada del proyecto. La manera de documentar se tiene que realizar, mínimamente, en cuatro niveles que son las siguientes:

1. Nivel 0: Validar alcance del proyecto
2. Nivel 1: Estructura organizacional
3. Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales
4. Nivel 3: Detalle configuración del sistema

Con ello se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de información en la empresa. Además se deberá de determinar la situación actual de la empresa (As is), de tal forma que tengamos claramente las necesidades de la misma, ya que el diseño futuro del modelo de procesos, debe estar basado en la comprensión de la operativa actual. Esto lleva al siguiente aspecto que es importante en esta etapa, el determinar la situación futura (To be); con esto se comienza la elaboración de los Modelos de Negocio y Técnicos y se hace a partir de los requerimientos identificados.

Una vez desarrollados los Modelos de Negocio y Técnicos, se elaborará un informe en el que se analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución y la aparición de posibles “gaps” tanto funcionales como técnicos. Los “gaps” pueden dar origen al desarrollo de ciertas iniciativas, o bien, a la redefinición del Modelo de Negocio y Técnicos. En este sentido esta fase tendrá un carácter cíclico.

Este es el primer momento donde la capacitación hace su primer tarea: la de capacitar al usuario técnico en un nivel superficial que les permita comprender los procesos que van a moldear y las potencialidades del sistema.

Llegó la hora de hacer realidad lo que se ha venido trabajando, ya que en esta fase lo importante es la parametrización del sistema, los desarrollos de las interfases y programas, todo esto en base a los modelos de negocio y modelos técnicos que se han diseñado.FASE 3. Realización/diseño

El ajuste a los parámetros permite definir los procesos; esta parametrización corre a cargo de los consultores funcionales que toman como base los diseños ya elaborados en la etapa anterior los cuales deben de estar validados por el usuario. Todas las parametrizaciones realizadas deberán de almacenarse en órdenes de transporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente de QA (ambiente de prueba/calidad).

Junto a la parametrización, es en esta etapa en donde hay que empezar a desarrollar las brechas que el estándar del ERP no cubre en el modelo de negocio. Las mejores practicas indican que los desarrollos deberán de ser los mínimos indispensables para que la implantación sea segura para un up grade posterior. Las interfases deberán de desarrollarse así como los programas de cargas iniciales, tomando en cuenta que será necesario tener programadores que tengan conocimiento tanto en los lenguajes de programación del anterior sistema como del que se vaya a implementar. El segundo momento de capacitación se realiza en esta fase, en donde se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.

FASE 4. Preparación final

Es momento de Transportar todo lo creado al ambiente de QA el cual nos servirá para poder documentar las pruebas más importantes con el usuario.

Las pruebas unitarias son realizadas por cada uno de los procesos; esto permite obtener la aceptación del usuario o, en su defecto, la corrección de errores que se susciten. Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la integración entre los módulos. Estas pruebas son complejas de realizar ya que es necesario un alto grado de interacción. Por último, son necesarias las pruebas de stress (stress test); éstas son cruciales y de vital importancia ya que indican si el sistema esta preparado para la operación en productivo.

Todas estas pruebas son documentadas y aceptadas por el usuario, ya que permiten realizar los ajustes necesarios y las recomendaciones pertinentes, así como enviar las órdenes de transporte a productivo.

Como esta fase es previa a la salida a producción es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrización, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos y éstos deberán de estar aceptados por el usuario. Además, el usuario técnico deberá de estar capacitado en todos los módulos implementados, y el usuario operativo (usuario final) deberá de estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.

Es hora de utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros al ambiente productivo, la información a cargar deberá de estar revisada y aceptada por el usuario y previamente depurada. Este paso es crucial para la salida y debe de ser planeado con anticipación ya que la carga de datos maestros suele ser tardada. Antes de la salida a producción, se realiza un curso a la medida que va a estar dirigido a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.

FASE 5. Puesta en producción y soporte

Llegó el momento de hacer realidad el proyecto y empezar a evaluar los beneficios para el negocio así como monitorear la satisfacción de la comunidad de los usuarios. Esta fase tiene dos objetivos inmediatos:

1. Dar soporte a la operación
2. Optimizar el sistema que se traduce en la estabilización del mismo.

El equipo del proyecto, en todos los niveles, deberá de estar preparado para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operación del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.

Es aquí en donde se debe tener preparado un Disaster Recovery Planning (DRP) que permita saber qué hacer en caso de desastre. Con la optimización del sistema ya en producción y obteniendo los resultados esperados en la planeación, se finaliza la implementación de manera exitosa.

Con este panorama queda claro que las herramientas adecuadas son las que marcan las diferencias en los negocios. Con este modelo podemos acelerar el proceso de implantación desde una visión sistémica.

Ante el reto que nos ofrece la tecnología hoy en día, este modelo representa una oportunidad para todas aquellas organizaciones que enfrenten el reto de lograr implementaciones exitosas con tiempos récord y alta efectividad.

Germán Cesar Antonio Vieyra
Consultor Tax and Revenue Management (PSCD)
Consultoría Sinergia de Negocio

Fuente http://www.evaluandoerp.com/nota-4511-Si-se-puede-alcanzar-una-implementacion-exitosa.html