7 ladrones de tiempo que no consideramos como tales

por Rubén Alzola

Cuando se habla de ladrones de tiempo, solemos hacerlo sobre herramientas: el teléfono, el email, las reuniones, el móvil, etc. No obstante existen algunos ladrones de tiempo que mucha gente no considera como tales pero que pueden ser incluso más “letales” que los anteriores.

Mi top de estos ladrones de tiempo sería:

1) Falta de perspectiva.

La ausencia de tiempo para pensar suele conllevar la ausencia de perspectiva y, en consecuencia, la ausencia de criterio para elegir las tareas que más nos aportan personal y profesionalmente. Por supuesto, no hay metas ni visión alguna de hacia dónde vamos. De esta manera, nos convertimos en seres reactivos, plegados a las urgencias propias y, en muchas ocasiones, a las de los otros.

Un peligro adicional de este ladrón de tiempo es que no es fácil de detectar, incluso desde fuera, ya que ciertas personas, permanentemente ocupadas, pueden dar el pego hasta que te das cuenta de que prácticamente nada de lo que hacen, por muy liados que les veas, tiene una utilidad real o, al menos, lo que hacen, es ampliamente mejorable.

2) Falta de disciplina.

La falta de disciplina nos sale demasiado cara a nivel de productividad personal. Voy a citar tres aspectos en los que un poco de disciplina nos evitaría perder mucho tiempo:

2.1) Falta de puntualidad.

Sobre todo cuando el trabajo de los demás depende de tu puntualidad. Retrasarte con los compromisos contigo mismo (procrastinar) es malo, pero obligar a perder tiempo a los demás es un pecado que, por ejemplo en el caso de las reuniones, sale demasiado caro a las organizaciones.

Además como los recursos (sobre todo las salas de reunión, pero también las personas) son limitados, los retrasos se propagan a lo largo del día encadenando efectos y llegando a impedir celebrar por completo las últimas reuniones de la jornada.

2.2) Falta de orden.

Una mesa abarrotada de papeles es un síntoma de una baja productividad personal. No digo que sea un síntoma inequívoco pero… bueno, sí, ¡lo digo!. Siempre habrá algún genio o científico loco que se moverá con destreza en su “laboratorio” lleno de probetas y tubos de ensayo. Lo malo, es que todo el mundo, cuanto más caótico peor,  se ve a sí mismo en la categoría de genio. Desafortunadamente, no he conocido a ningún genio (más allá del de Aladino, y por referencias).

Ten en cuenta que el desorden te hace perder tiempo muchas veces, mientras que si ordenas una sola vez (o con una cierta periodicidad) perderás más tiempo una vez y lo ganarás el resto de veces. Utiliza la regla del 80/20 para atacar aquel 20% de desórdenes que producen el 80% de tu tiempo perdido.

2.3) Falta de límites.

Empieza a trabajar en algo y ponte una hora de fin (y cúmplela). Puede parecer que esto se englobaría dentro de la impuntualidad pero tiene que ver más con cuándo finalizamos una tarea que con cuándo la comenzamos.

Si estamos acostumbrados a “quedarnos un rato más trabajando”, nuestro cerebro asume, ya de salida, que nuestra jornada no tiene ocho horas sino diez y como dice la ley de Parkinson “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.

Hacer en diez horas lo que puedes hacer ocho es una pérdida de tiempo, concretamente de dos horas 😉

3) Falta de confianza.

Confianza, sobre todo, en los demás. El lobo solitario ha muerto. Incluso los escritores, imagen paradigmática del trabajo en solitario, trabajan con equipos (desde editores, hasta documentalistas, secretarias, etc.). Curiosamente, para empezar a trabajar en equipo no hace falta ni tener equipo. Trata de atacar las siguientes faltas:

3.1 Falta de delegación.

Cada cosa que estés haciendo, y puedas no hacerla, es una pérdida de tiempo. Trata de hacer lo que sea imprescindible que hagas tú y delega el resto. No hace falta ser jefe. Dale una vuelta y ya verás como encuentras posibilidades de delegar.

Como mal menor y aunque te parezca que no ganas tiempo, delega entre iguales; negocia hacer lo que te gusta a cambio de que otros hagan lo que no te gusta tanto. Te darás cuenta de que, hacer lo que te gusta, te permite estar más enfocado y fluir, lo que a larga se traducirá en hacer las cosas mejor y en menos tiempo.

3.2 Falta de asertividad.

Toda esa gente que pasa por tu mesa o todas esas tareas de las que te haces cargo y luego no tienes tiempo para hacer “lo tuyo”, deben desaparecer. Aprende a ser asertivo y empieza a decir no, de manera educada. Ofrece alternativas (luego te atiendo, etc.) y educa.

Por supuesto, y en relación con la falta de disciplina, deja de hablar del partido de ayer, de la chica o chico nuevo, del coche de tu cuñado, etc. máxime si tienes algo mejor que hacer (seguro que sí, nadie puede tener una vida tan pobre como para que su cuñado o el futbol sean el eje de su vida).

4) Falta de planificación.

Hacer planes y ponerlos por escrito es fundamental. Quien dice que planificar o tener un sistema restringe su creatividad (y chorradas similares) sinceramente no tiene ni idea. Los proyectos son parte de la capa de control de cualquier sistema de productividad personal y la planificación es necesaria para conseguir resultados.

Eso sí, un plan está para saltárselo. Casi tan malo es no tener un plan como “morir” aferrado a él. Be water my friend. Sé flexible.

Por otro lado, el hábito de escribir, poner negro sobre blanco cualquier cosa, contribuye a que tu cerebro se enfoque en la actividad sobre la que estás escribiendo y se generen alternativas o de dispare un proceso de reflexión que no ocurre cuando te limites a “darle una vuelta” a algo. No es algo científico, es simplemente mi experiencia.

Como decía William Arthur Ward:

Cuatro pasos para lograr algo: plan útil, preparación adecuada, proceder positivamente y ser persistente